Preventivi per un sito aziendale: come confrontare offerte davvero diverse

Tre preventivi per un sito aziendale arrivano quasi sempre con tre numeri molto diversi. La differenza raramente sta nel prezzo di una stessa cosa: sta nel fatto che le tre offerte descrivono tre lavori diversi. Confrontarle sul totale significa scegliere la più economica fra proposte che non fanno le stesse cose.

Questa guida serve a rimetterle sullo stesso piano. Non contiene prezzi di riferimento — dipendono troppo dal perimetro per essere utili — ma le domande che rendono confrontabili le risposte.

Primo passo: chiedere a tutti la stessa cosa

Se la richiesta di preventivo è generica («vorrei un preventivo per un sito»), ogni fornitore immagina un lavoro diverso e ha ragione. Prima di confrontare, conviene fissare per iscritto quattro elementi e mandarli a tutti.

• L’obiettivo: che cosa deve succedere grazie al sito. «Ricevere richieste di preventivo qualificate» porta a un progetto diverso da «presentare l’azienda».
• Il numero di pagine e quali. Non serve la mappa definitiva, serve l’ordine di grandezza e le pagine particolari (un configuratore, un’area riservata, un catalogo).
• Le lingue, se più di una. Il multilingua non è una spunta: cambia contenuti, struttura e gestione.
• Chi fornisce i contenuti. Testi, fotografie e traduzioni sono una voce di costo. Se non si dice chi li produce, ogni offerta darà per scontata una risposta diversa.

Le voci che vanno separate

Un totale unico nasconde le differenze. Chiedere che il preventivo sia diviso permette di vedere dove i fornitori la pensano diversamente — che è l’informazione che serve.

Avvio e costi ricorrenti non si sommano

Un’offerta più cara all’avvio può costare meno in tre anni, e viceversa. Per confrontarle bisogna separare quello che si paga una volta da quello che si paga sempre, e guardare un orizzonte realistico — tre anni è una buona misura per un sito aziendale.

• Che cosa è compreso nella manutenzione: aggiornamenti di sicurezza, correzioni di malfunzionamenti, piccole modifiche ai contenuti? Sono tre cose diverse e vengono spesso chiamate allo stesso modo.
• Che cosa è escluso. È la parte più informativa del preventivo, e quella che spesso non c’è: chiederla esplicitamente.
• Quanto costa una modifica fuori contratto, e con quali tempi di risposta.
• Che cosa succede se cambiate fornitore: che cosa vi portate via e in che forma.

Che cosa vi viene consegnato, e come si fa a dire che è finito

Un preventivo dovrebbe dire non solo che cosa viene fatto, ma che cosa vi resta in mano e a quali condizioni il lavoro si considera completato. Senza criteri scritti, la consegna diventa una trattativa.

• L’elenco di ciò che viene consegnato: il sito pubblicato, gli accessi amministrativi, i file sorgente se previsti, la documentazione.
• A chi restano dominio e hosting, e a nome di chi sono intestati. È il punto che crea più problemi quando si cambia fornitore.
• Le condizioni di accettazione: quali controlli si fanno prima di dire che è finito — funzionamento dei moduli su telefono e computer, velocità, comportamento nelle lingue previste.
• I tempi, e che cosa succede se slittano per cause vostre (contenuti in ritardo) o loro.

Una matrice di confronto

Messe in colonna le tre offerte e in riga le voci qui sopra, le differenze diventano leggibili. Un esempio di come si presenta il confronto quando il perimetro è lo stesso — i valori sono illustrativi, servono a mostrare la forma, non a suggerire prezzi.

Letta così, l’offerta con il totale più basso può risultare la più cara: se i testi sono a vostro carico e il sito non è modificabile senza intervento tecnico, il costo vero comprende una persona che scrive e un fornitore da chiamare a ogni aggiornamento.

Quando il totale più basso è davvero la scelta giusta

Succede, e vale la pena dirlo: quando il perimetro è piccolo e chiaro, quando avete già i contenuti, quando non servono integrazioni e quando il sito non è il canale principale da cui arrivano i clienti. In quel caso pagare di più per capacità che non userete non vi rende più credibili.

Quello che questa guida non copre

Qui si parla dell’acquisto di un sito. La scelta e il costo complessivo di un software gestionale seguono logiche diverse — il peso è sulla gestione nel tempo più che sulla realizzazione — e si affrontano separatamente.