Cambiare fornitore del sito: cosa recuperare prima del passaggio

Chi cambia fornitore scopre quasi sempre due cose nello stesso giorno: che il sito è la parte più semplice del passaggio, e che alcune cose che credeva sue sono intestate a qualcun altro. Il rischio serio non è perdere delle pagine, che si riscrivono: è restare due giorni senza posta elettronica, o non riuscire più a dimostrare che il dominio è vostro.

L’inventario conviene farlo prima, quando tutto funziona e non c’è fretta. È anche l’unica cosa che permette di capire quanto costerà il passaggio: un sito ricostruibile in due settimane e un sito legato a servizi intestati ad altri sono due preventivi diversi.

Intestazione e accesso non sono la stessa cosa

Avere le credenziali di un pannello non significa essere proprietari di quello che c’è dentro. Sono due piani distinti, e vanno controllati separatamente.

• L’intestatario è chi risulta titolare del servizio: è la posizione che conta quando bisogna recuperare qualcosa, e deve essere la vostra azienda.
• L’amministratore è chi può cambiare le impostazioni, aggiungere e togliere altri utenti. Può essere anche il fornitore, purché ci siate anche voi.
• L’accesso operativo è chi entra tutti i giorni per lavorare. È il livello meno importante dei tre, ed è l’unico che di solito viene consegnato senza problemi.

Per il dominio l’intestazione è verificabile dall’esterno, sui registri pubblici, con i limiti dovuti alla riservatezza dei dati personali. Per tutto il resto si guarda dentro ai pannelli, alle ricevute e ai contratti.

L’inventario: che cosa mettere in elenco

L’elenco va scritto, non tenuto a memoria, perché serve al nuovo fornitore per fare un preventivo sensato e a voi per accorgervi di che cosa manca.

Che cosa si esporta e che cosa si riscrive

Non tutto quello che si vede sul sito è recuperabile in una forma riutilizzabile. La distinzione va fatta prima, perché quello che non si esporta va messo a preventivo come lavoro nuovo.

• Testi e immagini: le immagini servono nel formato originale, non solo nella versione ridotta pubblicata sul sito.
• Dati: ordini, clienti, richieste ricevute, iscritti alla newsletter. Vanno chiesti in un formato leggibile e trattati con le cautele dovute ai dati personali.
• Archivio delle caselle di posta: non basta far arrivare i messaggi nuovi, serve portarsi dietro quelli vecchi.
• Struttura degli indirizzi delle pagine e reindirizzamenti già in essere.
• Automatismi invisibili: moduli, messaggi automatici di conferma, collegamenti con altri sistemi. Sono la parte che quasi sempre si riscrive.

Il criterio è semplice: se una cosa non si può esportare in un formato leggibile senza chiedere aiuto al vecchio fornitore, va considerata da rifare.

Servizi intestati al fornitore: saperlo prima

Alcune cose sono legittimamente a nome del fornitore. Una licenza acquistata dall’agenzia, un servizio rivenduto, uno strumento condiviso fra più clienti. Non è un abuso, ma cambia il quadro.

• Le licenze nominative non si trasferiscono: alla scadenza vanno ricomprate a vostro nome, oppure la funzione va sostituita.
• I servizi rivenduti si spengono quando il rapporto finisce, anche se il sito continua a funzionare per qualche settimana.
• Le personalizzazioni fatte su una base di proprietà del fornitore possono non essere riutilizzabili altrove.

Chiedere l’elenco di queste voci per iscritto, in modo asciutto e senza polemica, è una richiesta normale e in genere ottiene risposta.

Il piano: chi fa che cosa, e in quale ordine

1. Fissare una data dopo la quale nessuno pubblica più modifiche sul sito vecchio: due versioni che cambiano insieme producono differenze che nessuno sa più ricomporre.
2. Fare una copia completa e verificarla davvero: scaricarla, aprirla, controllare che ci sia tutto. Una copia generata e mai aperta non è una copia.
3. Ricostruire e provare il sito nuovo mentre il vecchio è ancora online e raggiungibile.
4. Spostare la posta separatamente dal sito, con i record verificati prima del cambio, perché è il servizio che non tollera interruzioni.
5. Cambiare i record di indirizzamento in una fascia oraria a basso traffico, e non di venerdì pomeriggio.
6. Tenere attivo il vecchio ambiente per un periodo concordato, in sola lettura, finché non è chiaro che non serve più.

Accanto a ogni riga va un nome. Un piano in cui le azioni non hanno un responsabile produce il caso peggiore: due persone che aspettano l’una l’altra mentre il dominio scade.

Le verifiche dopo il passaggio

Il momento in cui si scopre che qualcosa non ha funzionato non deve essere la telefonata di un cliente. Le prove si fanno subito, e si ripetono il giorno dopo.

• Il sito su rete mobile e da una connessione diversa da quella dell’ufficio.
• I moduli di contatto: inviare una richiesta vera e verificare che arrivi dove deve arrivare, non che compaia il messaggio di conferma.
• La posta in entrata e in uscita, provata anche da un indirizzo esterno all’azienda.
• Gli indirizzi delle pagine più visitate e quelli vecchi stampati su materiali o presenti in vecchi collegamenti.
• Il certificato di sicurezza e le date di rinnovo automatico.
• Gli strumenti di misura: che continuino a registrare, e da quale giorno.
• Le aree riservate e i pagamenti, se esistono, provati con un’operazione reale di importo minimo.

Quando conviene rimandare

Il passaggio non ha una data obbligatoria, e farlo nel momento sbagliato costa più di quello che fa risparmiare.

• In alta stagione o durante una campagna in corso: un giorno di posta ferma vale più di un mese di attesa.
• Se le intestazioni non sono ancora sistemate: prima si mettono a posto dominio e caselle, poi si sposta il resto.
• Se nessuno in azienda ha il tempo di seguire le verifiche nei giorni successivi.
• Se ci sono ordini aperti, pratiche in corso o dati che stanno cambiando mentre si copia.

Rimandare di un mese è una decisione; scoprire a metà passaggio che manca un accesso è un incidente. La differenza fra le due cose è l’inventario fatto prima.

Quello che questa guida non copre

Qui si tratta il passaggio operativo: che cosa recuperare, in che ordine spostarlo, che cosa controllare dopo. Che cosa prevedono i contratti in essere, a chi appartengono i diritti sul lavoro svolto e quali preavvisi valgono si legge sui documenti firmati e, nei casi dubbi, si fa valutare a un professionista. La continuità sui motori di ricerca — indirizzi, reindirizzamenti, contenuti equivalenti — è trattata nella guida dedicata al rifacimento del sito senza trascurare la SEO.