Zmiana dostawcy strony: co odzyskać przed przejściem

Kto zmienia dostawcę, niemal zawsze odkrywa tego samego dnia dwie rzeczy: że strona jest najprostszą częścią przejścia oraz że niektóre rzeczy uważane za własne są zarejestrowane na kogoś innego. Poważne ryzyko to nie utrata stron, które da się odtworzyć: to pozostanie na dwa dni bez poczty elektronicznej albo niemożność udowodnienia, że domena jest Państwa.

Inwentaryzację warto zrobić wcześniej, gdy wszystko działa i nie ma pośpiechu. To też jedyny sposób, by zrozumieć, ile będzie kosztować przejście: strona możliwa do odtworzenia w dwa tygodnie i strona powiązana z usługami zarejestrowanymi na kogoś innego to dwie różne wyceny.

Bycie właścicielem i dostęp to nie to samo

Posiadanie danych logowania do panelu nie oznacza bycia właścicielem tego, co jest w środku. To dwa odrębne poziomy, które trzeba sprawdzić osobno.

• Podmiot rejestrujący to ten, kto figuruje jako właściciel usługi: to on się liczy, gdy trzeba coś odzyskać, i musi nim być Państwa firma.
• Administrator to ten, kto może zmieniać ustawienia, dodawać i usuwać innych użytkowników. Może nim być także dostawca, pod warunkiem że Państwo też tam są.
• Dostęp operacyjny to ten, kto loguje się codziennie, żeby pracować. To najmniej istotny z trzech poziomów i jedyny, który zwykle jest przekazywany bez problemów.

W przypadku domeny rejestrację można zweryfikować z zewnątrz, w publicznych rejestrach, z ograniczeniami wynikającymi z ochrony danych osobowych. W przypadku całej reszty patrzy się do paneli, potwierdzeń i umów.

Inwentaryzacja: co umieścić na liście

Listę trzeba spisać, a nie trzymać w pamięci, bo służy nowemu dostawcy do przygotowania sensownej wyceny, a Państwu do zauważenia, czego brakuje.

Co się eksportuje, a co trzeba napisać od nowa

Nie wszystko, co widać na stronie, da się odzyskać w formie nadającej się do ponownego użycia. To rozróżnienie trzeba zrobić wcześniej, bo to, czego nie da się wyeksportować, trzeba wycenić jako nową pracę.

• Teksty i obrazy: obrazy są potrzebne w oryginalnym formacie, nie tylko w pomniejszonej wersji opublikowanej na stronie.
• Dane: zamówienia, klienci, otrzymane zapytania, zapisani do newslettera. Trzeba poprosić o nie w formacie nadającym się do odczytu, z zachowaniem ostrożności wymaganej wobec danych osobowych.
• Archiwum skrzynek pocztowych: nie wystarczy, żeby nowe wiadomości zaczęły przychodzić, trzeba przenieść także te stare.
• Struktura adresów stron i już istniejące przekierowania.
• Niewidoczne automatyzacje: formularze, automatyczne wiadomości potwierdzające, połączenia z innymi systemami. To część, którą niemal zawsze trzeba napisać od nowa.

Kryterium jest proste: jeśli czegoś nie da się wyeksportować w czytelnym formacie bez proszenia starego dostawcy o pomoc, trzeba to potraktować jako do zrobienia od nowa.

Usługi zarejestrowane na dostawcę: dobrze wiedzieć wcześniej

Niektóre rzeczy są zgodnie z prawem zarejestrowane na dostawcę. Licencja kupiona przez agencję, usługa odsprzedawana, narzędzie współdzielone przez wielu klientów. To nie jest nadużycie, ale zmienia obraz sytuacji.

• Licencje imienne nie podlegają przeniesieniu: po wygaśnięciu trzeba je odkupić na Państwa nazwę albo zastąpić daną funkcję.
• Usługi odsprzedawane wyłączają się, gdy kończy się współpraca, nawet jeśli strona działa jeszcze przez kilka tygodni.
• Personalizacje wykonane na bazie należącej do dostawcy mogą nie nadawać się do ponownego wykorzystania gdzie indziej.

Poproszenie o listę tych pozycji na piśmie, rzeczowo i bez konfliktu, to normalna prośba, która zwykle spotyka się z odpowiedzią.

Plan: kto co robi i w jakiej kolejności

1. Ustalić datę, po której nikt już nie publikuje zmian na starej stronie: dwie wersje zmieniające się równolegle tworzą różnice, których nikt już nie potrafi ponownie połączyć.
2. Zrobić pełną kopię i naprawdę ją zweryfikować: pobrać, otworzyć, sprawdzić, że jest wszystko. Kopia wygenerowana i nigdy nieotwarta to nie kopia.
3. Odtworzyć i przetestować nową stronę, podczas gdy stara jest jeszcze online i osiągalna.
4. Przenieść pocztę osobno od strony, ze zweryfikowanymi rekordami przed zmianą, bo to usługa, która nie znosi przerw.
5. Zmienić rekordy adresowania w godzinach niskiego ruchu, nie w piątkowe popołudnie.
6. Utrzymać stare środowisko aktywne przez uzgodniony okres, w trybie tylko do odczytu, dopóki nie będzie jasne, że nie jest już potrzebne.

Przy każdym wierszu musi być nazwisko. Plan, w którym działania nie mają odpowiedzialnej osoby, tworzy najgorszy scenariusz: dwie osoby czekające jedna na drugą, podczas gdy domena wygasa.

Weryfikacje po przejściu

Moment, w którym okazuje się, że coś nie zadziałało, nie powinien być telefonem od klienta. Testy robi się od razu i powtarza następnego dnia.

• Strona na sieci mobilnej i z innego połączenia niż biurowe.
• Formularze kontaktowe: wysłać prawdziwe zapytanie i sprawdzić, że dociera tam, gdzie powinno, a nie że pojawia się tylko komunikat potwierdzający.
• Poczta przychodząca i wychodząca, sprawdzona także z adresu spoza firmy.
• Adresy najczęściej odwiedzanych stron oraz te stare, wydrukowane na materiałach albo obecne w starych odnośnikach.
• Certyfikat bezpieczeństwa i daty automatycznego odnawiania.
• Narzędzia pomiaru: czy nadal rejestrują dane i od którego dnia.
• Strefy zastrzeżone i płatności, jeśli istnieją, sprawdzone rzeczywistą operacją o minimalnej kwocie.

Kiedy warto poczekać

Przejście nie ma obowiązkowej daty, a zrobienie go w złym momencie kosztuje więcej, niż pozwala zaoszczędzić.

• W wysokim sezonie albo w trakcie trwającej kampanii: jeden dzień bez poczty jest wart więcej niż miesiąc czekania.
• Jeśli rejestracje nie są jeszcze uporządkowane: najpierw porządkuje się domenę i skrzynki, potem przenosi resztę.
• Jeśli nikt w firmie nie ma czasu, żeby śledzić weryfikacje w kolejnych dniach.
• Jeśli są otwarte zamówienia, sprawy w toku albo dane, które zmieniają się w trakcie kopiowania.

Odłożenie o miesiąc to decyzja; odkrycie w połowie przejścia, że brakuje dostępu, to incydent. Różnica między tymi dwiema rzeczami to inwentaryzacja zrobiona wcześniej.

Czego nie obejmuje ten przewodnik

Tu omawiane jest przejście operacyjne: co odzyskać, w jakiej kolejności to przenieść, co sprawdzić później. To, co przewidują obowiązujące umowy, do kogo należą prawa do wykonanej pracy i jakie okresy wypowiedzenia obowiązują, wynika z podpisanych dokumentów, a w wątpliwych przypadkach warto poprosić o ocenę specjalistę. Ciągłość w wyszukiwarkach — adresy, przekierowania, równoważne treści — jest omówiona w osobnym przewodniku poświęconym przebudowie strony bez zaniedbywania SEO.