Wyceny na stronę firmową: jak porównać naprawdę różne oferty

Trzy wyceny na stronę firmową niemal zawsze przychodzą z trzema bardzo różnymi kwotami. Różnica rzadko wynika z ceny tej samej rzeczy: wynika z tego, że trzy oferty opisują trzy różne prace. Porównywanie ich po sumie końcowej oznacza wybór najtańszej spośród propozycji, które nie obejmują tego samego.

Ten poradnik pomaga sprowadzić je do wspólnego mianownika. Nie zawiera cen orientacyjnych — zbyt mocno zależą od zakresu, by były użyteczne — lecz pytania, które sprawiają, że odpowiedzi stają się porównywalne.

Pierwszy krok: poprosić wszystkich o to samo

Jeśli zapytanie o wycenę jest ogólne («chciałbym wycenę strony»), każdy dostawca wyobraża sobie inną pracę i ma rację. Zanim zacznie się porównywać oferty, warto ustalić na piśmie cztery elementy i przesłać je wszystkim dostawcom.

• Cel: co ma się wydarzyć dzięki stronie. «Otrzymywać kwalifikowane zapytania o wycenę» prowadzi do innego projektu niż «zaprezentować firmę».
• Liczbę podstron i jakie. Nie potrzeba ostatecznej mapy strony, wystarczy rząd wielkości i podstrony szczególne (konfigurator, strefa dla zalogowanych, katalog).
• Języki, jeśli ma być ich więcej niż jeden. Wielojęzyczność to nie jedno zaznaczone pole: zmienia treści, strukturę i sposób zarządzania.
• Kto dostarcza treści. Teksty, zdjęcia i tłumaczenia to pozycja kosztowa. Jeśli nie zostanie powiedziane, kto je przygotowuje, każda oferta przyjmie inną odpowiedź jako oczywistą.

Pozycje, które trzeba rozdzielić

Jedna łączna suma ukrywa różnice. Prośba o podzielenie wyceny na pozycje pozwala zobaczyć, w czym dostawcy myślą inaczej — a to jest informacja, która się liczy.

Koszt na start i koszty cykliczne się nie sumują

Oferta droższa na starcie może w perspektywie trzech lat kosztować mniej, i odwrotnie. Aby je porównać, trzeba oddzielić to, co płaci się jednorazowo, od tego, co płaci się stale, i spojrzeć na realistyczny horyzont czasowy — trzy lata to dobra miara dla strony firmowej.

• Co jest objęte utrzymaniem: aktualizacje bezpieczeństwa, poprawki usterek, drobne zmiany treści? To trzy różne rzeczy, a często nazywa się je tak samo.
• Co jest wyłączone. To najbardziej informacyjna część wyceny, a jednocześnie ta, której często brakuje: warto zapytać o nią wprost.
• Ile kosztuje zmiana wykraczająca poza umowę i w jakim czasie reakcji.
• Co się stanie, jeśli zmienią Państwo dostawcę: co Państwo zabierają ze sobą i w jakiej formie.

Co Państwu zostaje przekazane i po czym poznać, że praca jest skończona

Wycena powinna mówić nie tylko o tym, co zostanie zrobione, ale też co zostaje w Państwa rękach i na jakich warunkach pracę uznaje się za zakończoną. Bez spisanych kryteriów odbiór zamienia się w negocjacje.

• Listę tego, co zostaje przekazane: opublikowaną stronę, dostępy administracyjne, pliki źródłowe, jeśli są przewidziane, dokumentację.
• Do kogo należą domena i hosting oraz na czyje dane są zarejestrowane. To punkt, który sprawia najwięcej problemów przy zmianie dostawcy.
• Warunki odbioru: jakie kontrole wykonuje się, zanim uzna się pracę za skończoną — działanie formularzy na telefonie i komputerze, szybkość, zachowanie strony we wszystkich przewidzianych językach.
• Terminy i to, co się stanie, jeśli się przesuną z Państwa winy (opóźnione treści) albo z winy dostawcy.

Macierz porównawcza

Po ustawieniu trzech ofert w kolumnach, a powyższych pozycji w wierszach, różnice stają się czytelne. Przykład tego, jak wygląda porównanie przy tym samym zakresie prac — wartości mają charakter poglądowy, pokazują formę, a nie sugerują ceny.

Czytana w ten sposób, oferta z najniższą sumą może okazać się najdroższa: jeśli teksty są po Państwa stronie, a strony nie da się edytować bez interwencji technicznej, prawdziwy koszt obejmuje osobę, która pisze, oraz dostawcę, którego trzeba wzywać przy każdej aktualizacji.

Kiedy najniższa suma naprawdę jest właściwym wyborem

Zdarza się, i warto to powiedzieć: gdy zakres jest mały i jasny, gdy mają już Państwo treści, gdy nie są potrzebne integracje i gdy strona nie jest głównym kanałem, z którego przychodzą klienci. W takim przypadku płacenie więcej za możliwości, których nie wykorzystają Państwo, nie czyni Państwa bardziej wiarygodnymi.

Czego nie obejmuje ten poradnik

Tu mowa jest o zakupie strony internetowej. Wybór i całkowity koszt systemu do zarządzania firmą rządzą się inną logiką — ciężar spoczywa bardziej na zarządzaniu w czasie niż na samej realizacji — i omawia się je osobno.