Strona firmy przemysłowej: jak pomóc klientowi ocenić dostawcę

Kto wybiera dostawcę produkcyjnego, nie przegląda strony: zawęża listę. Otwiera sześć lub osiem stron, większość odrzuca w kilka minut i zostawia dwie lub trzy, na które warto poświęcić telefon. Strona ma najpierw sprawić, żeby Państwa nie odrzucono, a potem doprowadzić do przesłania już kompletnego zapytania technicznego. To dwa różne zadania i projektuje się je w różny sposób.

Różnica w porównaniu ze stroną prezentacyjną polega na tym, że tutaj czytelnik ma już zdefiniowany problem: element, materiał, tolerancję, ilość, termin. Próbuje zrozumieć, czy mieści się to w tym, co Państwo potrafią zrobić. Wszystko, co nie pomaga mu odpowiedzieć tak lub nie, jest balastem, a za balast płaci się rezygnacją.

Kto Państwa ocenia, szuka przede wszystkim powodów, żeby Państwa wykluczyć

W wyborze dostawcy zaangażowane są niemal zawsze dwie osoby, z różnymi pytaniami.

• Dział techniczny sprawdza wykonalność: obrabiane materiały, maksymalne wymiary, osiągalne tolerancje, dostępne obróbki wykończeniowe, minimalne i maksymalne ilości. Jeśli nie znajdzie tych danych, zakłada, że odpowiedź brzmi nie.
• Osoba z działu zakupów sprawdza wiarygodność: od jak dawna Państwo istnieją, z jakimi branżami współpracują, jakie mają certyfikaty i czy są nadal ważne, jak zarządzają Państwo niezgodnościami i opóźnieniami.
• Obie osoby działają pod presją czasu. Żadna z nich nie zadzwoni, żeby zapytać o informację, którą mogła podać strona: przejdzie do kolejnego dostawcy.

Wynika z tego niewygodna zasada: podanie limitu sprawia, że tracą Państwo część zapytań, ale te, które przychodzą, są lepsze. Lista możliwości bez limitów jest nie do odróżnienia od listy kogokolwiek innego i generuje zapytania, które potem trzeba będzie odrzucić.

Cztery wymiary: proces obróbki, materiał, zastosowanie, limit

Firmy przemysłowe organizują stronę niemal zawsze według procesu obróbki, bo tak mówi się o tym wewnątrz firmy. Kto szuka, zaczyna jednak od dowolnego z czterech wymiarów, i trzeba go poprowadzić od jednego do drugiego.

• Proces obróbki: co Państwo potrafią zrobić, jaką technologią i z jakim stopniem wykończenia.
• Materiał: na czym Państwo pracują, a na czym nie. To najczęściej poszukiwany wymiar i najczęściej pomijany.
• Zastosowanie lub branża: do jakich celów i w jakich obszarach już to Państwo robili. Przydaje się temu, kto nie potrafi nazwać procesu obróbki, ale potrafi opisać własny problem.
• Limit: wymiary, grubości, tolerancje, ilości, typowe czasy przezbrojenia. Limit to informacja handlowa, a nie słabość.

Podstrony muszą się ze sobą krzyżować: od procesu obróbki dociera się do materiałów, na których jest dostępny, od materiału do możliwych procesów obróbki, od zastosowania do obu tych rzeczy.

Podane limity są więcej warte niż podane możliwości

Lista maszyn dużo mówi kompetentnemu czytelnikowi, ale tylko wtedy, gdy towarzyszą jej liczby, które ją ograniczają. Bez nich pozostaje jedynie zdjęciem hali produkcyjnej: potwierdza, że mają Państwo dział, a nie że potrafią wykonać jego element.

Dokumenty i certyfikaty: dostępne i wciąż ważne

Certyfikaty tracą ważność, karty zmieniają wersję, a strony firm przemysłowych są pełne załączników, które nie odpowiadają już temu, co produkuje się dzisiaj. Problemem nie jest ich publikowanie: jest zarządzanie nimi.

• Każdy opublikowany dokument ma widoczną wersję i datę oraz osobę odpowiedzialną za jego aktualizację.
• Certyfikaty wskazują jednostkę wydającą, zakres i okres ważności. Samo logo bez zakresu nie mówi, do jakiego procesu albo zakładu się odnosi, a osoba oceniająca o tym wie.
• Dokumenty poufne, takie jak specyfikacje i cenniki, nie znajdują się za formularzem kontaktowym udającym pobieranie pliku, tylko w osobnej strefie z jawnie opisanym dostępem.
• Podstrony z dokumentami mówią, komu się przydają, a nie tylko, że istnieją.

Przykładowa podstrona i pytania, które handlowiec powtarza za każdym razem

Najszybszym sposobem na odkrycie, czego brakuje, jest wysłuchanie osoby odbierającej telefony: powtarzające się pytania są spisem treści podstrony. Poniżej przykład poglądowy dla jednego procesu obróbki. Pola należy traktować jako wzór, a wartości trzeba zaczerpnąć z własnych danych.

Trzy dobrze opisane przypadki są warte więcej niż dwadzieścia zdjęć: branża klienta, ograniczenie do spełnienia, sposób rozwiązania. Jeśli praca jest objęta poufnością, można opisać problem bez podawania nazwy zleceniodawcy, a mimo to pozostaje dowodem.

Zapytanie techniczne: pytać o kontekst, nie o dane rejestrowe

Formularz na stronie firmy przemysłowej nie służy do zbierania kontaktów: służy do tego, żeby dotarło zapytanie, nad którym można już pracować. Dlatego pytania są inne.

1. Co jest potrzebne: opis, rysunek albo próbka. Jeśli przyjmują Państwo załączniki, proszę podać jakie formaty i jaki maksymalny rozmiar.
2. Ile sztuk i z jaką powtarzalnością: prototypu i ciągłej dostawy nie ocenia się tak samo.
3. Do kiedy i czy termin jest uzależniony od czegoś wcześniejszego.
4. Jakie wymagania są obowiązkowe: materiał, obróbka, certyfikat, odbiór techniczny, dokumentacja do wydania.
5. Kto pisze i z kim należy rozmawiać o treści technicznej, bo często nie jest to ta sama osoba.

Numer VAT, adres i nazwa firmy są potrzebne do przygotowania oferty, a nie do przyjęcia zapytania: proszenie o nie wcześniej wydłuża formularz i niczego nie dodaje do oceny. Proszę za to napisać, co się dzieje po wysłaniu: kto patrzy na zapytanie, co Państwo odpowiadają, jeśli zlecenie nie jest wykonalne, i że czasem potrzebne jest pytanie doprecyzowujące, zanim pojawi się jakakolwiek liczba.

Czego nie obejmuje ten poradnik

Ten poradnik omawia przypadek firmy, która musi dać się ocenić jako dostawca i otrzymywać zapytania techniczne. Katalog online z cenami, konfiguracją, wyceną albo bezpośrednim zakupem to inna konstrukcja, rządząca się innymi zasadami. Także sposób opowiadania o zrealizowanych pracach, z jakim kontekstem i z jaką zgodą, zasługuje na osobne omówienie.