Zanim powstanie strona: brief, który zapobiega opóźnieniom i zmianom zdania

Projekt strony internetowej opóźnia się niemal zawsze z tego samego powodu, i nie jest to powód techniczny: istnieje decyzja należąca do firmy, nikt jej nie podejmuje, a praca zatrzymuje się właśnie tam. Brief służy do podjęcia tych decyzji, gdy ich zmiana kosztuje jedno spotkanie, a nie dwa tygodnie przeróbek. To nie jest dokument dla dostawcy: to sposób, w jaki firma dogaduje się sama ze sobą, zanim ruszy odliczanie.

Nie trzeba mieć wszystkiego gotowego. Trzeba wiedzieć, czego brakuje, kto to przygotuje i do kiedy. Różnica między projektem, który posuwa się naprzód z jawnie zaznaczonymi brakami, a takim, który utyka na braku, którego nikt nie przewidział, tkwi niemal w całości właśnie tutaj.

Cztery decyzje, których nie można delegować

Dotyczą firmy, a nie strony. Żaden dostawca nie może podjąć ich za Państwa, a dopóki pozostają otwarte, każdy kolejny wybór — struktura, teksty, grafika — pozostaje tymczasowy.

1. Cel. Co ma się wydarzyć dzięki stronie: otrzymywanie zapytań o wycenę, napływ aplikacji o pracę, mniej telefonów z pytaniami zawsze o to samo, miejsce, które sieć handlowa może wskazywać klientom. «Być bardziej nowoczesnym» nie jest celem, bo nie pozwala wybrać między dwoma różnymi rozwiązaniami.
2. Odbiorcy. Kto ma się rozpoznać w pierwszych linijkach. Firma, która sprzedaje zarówno osobom prywatnym, jak i firmom, ma dwóch czytelników z różnymi pytaniami i musi zdecydować, czy obsłużyć ich w tym samym miejscu, czy w dwóch osobnych ścieżkach.
3. Oferta. Co Państwo sprzedają i w jakich granicach: co Państwo robią, a czego nie, gdzie działają, co odróżnia Państwa usługę od usługi najbliższego konkurenta. To część, którą firmy uważają za oczywistą, a której strona nie może wymyślić sama.
4. Pożądane działanie. Co ma zrobić osoba, która jest przekonana: napisać, zadzwonić, poprosić o oględziny, pobrać kartę techniczną, zarezerwować termin. Jedno główne działanie na podstronę; pozostałe pozostają możliwe, ale nie konkurują z tym głównym.

Materiały: nie «czy je mamy», tylko «w jakim są stanie»

Przydatne pytanie nie brzmi, czy materiał istnieje, tylko czy nadaje się do wykorzystania w obecnej postaci. Warto zrobić inwentarz według kategorii i przy każdej zapisać jedno słowo: gotowe, do poprawy, do przygotowania.

• Teksty. Prezentacje handlowe i katalogi niemal zawsze zawierają istotę treści, ale napisaną dla czytelnika, który już Państwa zna. Trzeba je przepisać dla kogoś, kto Państwa nie zna, i trzeba ustalić, kto to zrobi.
• Zdjęcia. Potrzebne są fotografie produktów, ukończonych realizacji, siedzib i osób, z prawem do ich wykorzystania. Zdjęcia z banków obrazów wypełniają podstronę, ale niczego nie dowodzą.
• Dokumenty techniczne. Karty, certyfikaty, cenniki, warunki sprzedaży: proszę ustalić, które są publiczne, które przekazuje się tylko na żądanie i kto je aktualizuje.
• Dostępy. Domena, zarządzanie nazwami, poczta, statystyki, profile firmowe, ewentualne licencje. To jedyna pozycja na liście, której nie da się szybko odtworzyć, jeśli brakuje.

Kto decyduje i kto zbiera opinie

To dwie odrębne role i dobrze, żeby pełniły je dwie różne osoby. Osoba zbierająca rozmawia z działami, zestawia uwagi i przekazuje je w jednej wspólnej liście. Osoba decydująca wybiera, nawet gdy opinie są sprzeczne, a jej wybór kończy dyskusję.

Problemem nie jest posiadanie wielu opinii: jest to, że docierają one osobno, w różnych momentach i często wzajemnie sprzeczne. Trzy wiadomości, w których proszona jest o trzy przeciwstawne rzeczy na tej samej podstronie, nie dają w efekcie trzech zmian: dają prośbę o wyjaśnienie i stracony tydzień.

• Jeden kanał na uwagi, a nie równoległe rozmowy.
• Ustalony moment na ich zebranie, a nie ciągły napływ.
• Osoba, która w razie braku zgody decyduje i bierze za to odpowiedzialność.
• Zasadę dotyczącą tego, kto powinien zostać zapytany przed publikacją: zwykle osoba odpowiadająca klientom, osoba zajmująca się dokumentami umownymi i osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych.

Zgłoszenia, które przychodzą później, i co przesuwają

Nowe zgłoszenie w połowie prac nie jest samo w sobie problemem. Staje się nim, gdy wchodzi bez tego, żeby ktoś powiedział, co ono oznacza. Warto od razu ustalić zasadę: każde dodanie ocenia się pod trzema względami, a ocena następuje, zanim się je zacznie.

1. Co od niego zależy. Strefa dla zalogowanych to nie jedna podstrona więcej: zmienia sposób logowania się na stronę, jakie dane są przechowywane i kto odpowiada, gdy ktoś zgubi hasło.
2. Co przesuwa w czasie. Jeśli praca przebiega etapami, dodatek wchodzi do bieżącego etapu tylko wtedy, gdy coś innego z niego wypada; w przeciwnym razie przesuwa się termin.
3. Co oznacza po publikacji. Niektóre dodatki tworzą stałą pracę: katalog trzeba aktualizować, blog trzeba pisać, formularz aplikacyjny musi ktoś czytać.

Wypełniony brief: firma usługowa

Poniższy przykład ma charakter poglądowy i dotyczy firmy zajmującej się konserwacją instalacji dla innych przedsiębiorstw. Ma pokazać właściwy poziom szczegółowości: ani jednej ogólnikowej linijki, ani czterdziestostronicowego dokumentu.

Tym, co czyni ten brief użytecznym, nie jest długość: to fakt, że każda linijka coś wyklucza. «Nie wykonujemy nowych instalacji mieszkaniowych» eliminuje trzy zbędne podstrony i wyjaśnia, do kogo mówi strona.

Czego nie obejmuje ten poradnik

Ten poradnik prowadzi do projektu, który da się kontrolować: podjęte decyzje, spisane materiały, przypisane role. Porównanie różnych ofert cenowych — dlaczego dwie wyceny tej samej strony dają odległe kwoty i co naprawdę obejmują — to inna kwestia i omawia się ją osobno. Także kontrole, które trzeba wykonać przed publikacją strony, mają swój własny poradnik.