Kiedy Excel już nie wystarcza: jak rozpoznać problemy do rozwiązania

Excel nie przestaje działać z komunikatem o błędzie. Przestaje wystarczać po cichu: pewnego dnia osoba, która prowadziła plik, wyjeżdża na urlop, albo dwie kopie tej samej listy mówią co innego, albo potrzeba pół godziny, żeby odpowiedzieć na pytanie «na jakim etapie jest to zamówienie?». Zanim poproszą Państwo o wycenę systemu do zarządzania firmą, warto wiedzieć, który z tych problemów próbują Państwo rozwiązać, bo nie wszystkie rozwiązuje się oprogramowaniem.

Najpierw lista arkuszy

Zaczyna się od spisania tego, co istnieje. Dla każdego pliku kilka linijek.

• Jak się nazywa i gdzie fizycznie się znajduje.
• Kto go modyfikuje, a kto tylko odczytuje.
• Do czego służy dziś, a nie do czego służył, gdy powstał.
• Skąd pochodzą zawarte w nim dane i dokąd trafiają dalej.
• Co by się stało, gdyby zniknął jutro rano.

Taka lista niemal zawsze przynosi dwie niespodzianki: pliki, których nikt już nie czyta, a ktoś wciąż aktualizuje, oraz jeden lub dwa krytyczne pliki, które znajdują się na komputerze jednej osoby, bez kopii.

Dziennik jednego tygodnia

Liczenie z pamięci nie działa: kto wykonuje jakąś pracę codziennie, przestaje ją zauważać. Przez tydzień osoba, która korzysta z tych arkuszy, zapisuje, co robi, ile jej to zajmuje i co poszło nie tak. Wystarczy kilka linijek dziennie, spisanych przez wykonawcę, a nie przez osobę nadzorującą. Poniższe wpisy pokazują, jak się to wypełnia: to nie są Państwa liczby.

Pod koniec tygodnia dziennik mówi trzy rzeczy: gdzie znika czas, gdzie powstają błędy i które czynności istnieją tylko po to, by spinać ze sobą różne arkusze. To właśnie one są celem: żadna z nich nie tworzy wartości, istnieją tylko dlatego, że narzędzie ich nie eliminuje.

Sygnały wskazujące na ograniczenie narzędzia

• Ta sama informacja jest ręcznie wpisywana w dwóch miejscach. Każde przepisanie to błąd czekający na swoją kolej.
• Istnieje cykliczna praca służąca tylko do uzgodnienia dwóch list.
• Nikt nie wie, która wersja jest właściwa, a pliki nazywają się ostateczny, ostateczny dwa, ostateczny ok.
• Dwie osoby nie mogą nad nim pracować jednocześnie, a jeśli to robią, nadpisują sobie nawzajem dane.
• Nie da się sprawdzić, kto zmienił liczbę, kiedy i dlaczego.
• Nie da się nadać dostępu do części arkusza bez nadawania go do całej reszty.

Pierwsze dwa łagodzi większa dyscyplina. Ostatnie trzy nie: nie rozwiązują ich lepsze formuły, bo dotyczą tego, do czego arkusz kalkulacyjny nie jest przeznaczony.

Problem może leżeć w organizacji

Wiele projektów kończy się porażką, bo kupuje się oprogramowanie, żeby rozwiązać spór. Trzy typowe sytuacje.

• Proces nie jest ustalony: nie wiadomo, kto zatwierdza rabat albo od którego momentu zamówienie jest potwierdzone. Oprogramowanie nie decyduje za Państwa: zamraża to, co zastaje.
• Każdy pracuje na swój sposób. Najpierw trzeba wybrać sposób, potem wprowadzić go do systemu, inaczej kończy się na budowaniu wszystkich wariantów i utrzymywaniu ich na zawsze.
• Dane są niechlujne: ten sam klient zapisany na cztery sposoby, brakujące kody, niespójne jednostki miary. Przeniesione w takiej postaci, pozostają niechlujne, a dodatkowo trudniej je poprawić.

Kiedy Excel sprawdza się doskonale i warto go zatrzymać

• Niewielu ludzi, dane, które nie zasilają niczego innego, i nikt, kto musiałby je odczytywać w czasie rzeczywistym.
• Obliczenia i symulacje zmieniające się za każdym razem: tu sztywny system jest gorszy, a nie lepszy.
• Rzadkie lub sezonowe czynności, przy których nie zwróciłaby się praca włożona w budowę czegoś na ich potrzeby.
• Procesy jeszcze niestabilne. Arkusz to najlepsze miejsce, by zrozumieć, jak coś ma działać, zanim się to utrwali.

Istnieje też odwrotny błąd i zdarza się często: zastąpienie działającego arkusza oprogramowaniem, które robi dokładnie to samo, tylko więcej krokami i z mniejszą swobodą. Jeśli jakiś plik nie pojawia się w dzienniku, proszę zostawić go tam, gdzie jest.

Wybór procesu pilotażowego

1. Wybrać proces z jasnym początkiem i końcem — od zamówienia do dostawy, od zapytania do oferty — a nie «zarządzanie firmą».
2. Wybrać go spośród tych, które w dzienniku ważą najwięcej, a nie spośród tych najłatwiejszych do wytłumaczenia.
3. Opisać, jak działa dzisiaj, łącznie z wyjątkami. To wyjątki są tym elementem, który powoduje porażkę projektów, i zawsze są opowiadane na końcu.
4. Określić trzy lub cztery obserwowalne kryteria poprawy: znika jakieś przepisywanie, dana istnieje tylko w jednym miejscu, wyszukiwanie nie wymaga otwierania pliku, cotygodniowe uzgadnianie przestaje być potrzebne.
5. Ustalić, kto naprawdę będzie korzystać z nowej wersji, a kto do czasu jej gotowości nadal pracuje po staremu.

Pilotaż, który nie dotyka żadnej z uciążliwości ujawnionych w dzienniku, jest bezużyteczny, nawet jeśli działa bez zarzutu.

Czego ten poradnik nie obejmuje

Tutaj kończymy na diagnozie: jakie problemy Państwo mają i które z nich dotyczą narzędzia. Wybór między gotowym systemem do zarządzania firmą a oprogramowaniem zbudowanym na zamówienie to kolejny krok, dokonywany za pomocą macierzy kryteriów. Sposób przenoszenia starych danych z kontrolą, czy dotarły w nienaruszonej postaci, to osobne zadanie, z własnymi weryfikacjami.