System standardowy czy oprogramowanie na zamówienie: macierz do wyboru

Wybór między gotowym systemem do zarządzania firmą a oprogramowaniem zbudowanym na zamówienie niemal zawsze dokonywany jest w odwrotnej kolejności: najpierw wybiera się rozwiązanie, potem szuka się argumentów. Kto już wypróbował produkt standardowy i poczuł się ograniczony, jest przekonany, że potrzebne jest rozwiązanie na zamówienie; kto widział, jak wdrożenie się przeciąga, jest przekonany o czymś przeciwnym. Ten poradnik służy do zbudowania porównania, które wytrzyma nawet wtedy, gdy początkowa sympatia skłania się w inną stronę.

Pytanie nie brzmi, które z dwóch rozwiązań jest lepsze w ogóle: brzmi, które z nich obsługuje Państwa kluczowe procesy przy mniejszej liczbie kompromisów akceptowanych na zawsze.

Oddzielenie wymagań kluczowych od przyzwyczajeń

Pierwszym zadaniem jest podzielenie listy życzeń na trzy kategorie, i trzeba to zrobić z osobami, które wykonują pracę, a nie tylko z tymi, które nią kierują.

• Prawdziwe ograniczenia: obowiązki prawne, wymogi umowne klientów, obowiązkowe integracje z systemami zewnętrznymi. Nie podlegają negocjacji i trzeba je zweryfikować na piśmie.
• Elementy wyróżniające: punkty, w których Państwa sposób pracy naprawdę różni się od innych i daje przewagę. Jest ich niewiele, zazwyczaj dwa lub trzy, i to ta część zasługuje na zbudowanie na zamówienie.
• Przyzwyczajenia: cała reszta. Pole, które zawsze tam było, przepływ w takiej właśnie kolejności, dokument w takim właśnie układzie. Nie należy ich lekceważyć, ale jeśli produkt standardowy wymaga ich zmiany, kosztem jest zmiana organizacyjna, a nie oprogramowanie.

Rozróżnienie między elementem wyróżniającym a przyzwyczajeniem jest trudną częścią, a od niego zależy reszta oceny. Dobry test: gdyby konkurent skopiował ten sposób pracy, straciliby Państwo coś? Jeśli odpowiedź brzmi nie, to jest to przyzwyczajenie.

Testowanie kluczowych czynności, a nie oglądanie demonstracji

Prezentacja handlowa pokazuje ścieżkę, która działa. Potrzebny jest inny test: proszę wziąć dwie lub trzy czynności wykonywane codziennie oraz Państwa najbardziej kłopotliwe przypadki i poprosić o wykonanie ich na Państwa oczach, na Państwa danych.

1. Proszę wybrać cały proces, od początku do końca: od oferty do faktury, od zamówienia do dostawy, od zlecenia do zamknięcia. Nie pojedynczą funkcję.
2. Proszę wnieść trudne przypadki: zamówienie zmienione po potwierdzeniu, klienta z dwiema siedzibami i jednym numerem podatkowym, fakturę do częściowego skorygowania, towar bez kodu.
3. Proszę zlecić test osobie, która będzie korzystać z systemu, a nie kierownikowi. Proszę liczyć kroki i liczbę razy, gdy potrzebne jest wyjaśnienie.
4. Proszę odnotować każde «to można dostosować»: to zdanie, które przesuwa koszt z dzisiejszej wyceny na jutrzejszy projekt. Proszę zawsze pytać jak, przez kogo i co się dzieje w momencie aktualizacji.

Macierz ważona, z uzasadnionymi wagami

Macierz służy do uwidocznienia toku rozumowania, a nie do wydania wyroku. Wartość tkwi w kolumnie wag: każda musi być uzasadniona jednym zdaniem, inaczej liczby służą tylko do potwierdzenia decyzji już podjętej. Poniższe wartości mają charakter poglądowy.

Uczciwie wypełniona macierz często prowadzi do trzeciej odpowiedzi, której nikt na początku nie brał pod uwagę: produkt standardowy dla części wspólnej, rozszerzenie na zamówienie dla dwóch lub trzech punktów, które Państwa wyróżniają. To zwyczajne rozwiązanie, a nie kompromis.

Koszty, które widać później

Porównanie oparte wyłącznie na kwocie początkowej przynosi najwięcej rozczarowań, w obu kierunkach. Pozycje, które pojawiają się później, są zawsze te same.

• Migracja i czyszczenie istniejących danych: niemal zawsze niedoceniony rozdział, bo nikt nie wie, jak niechlujne są archiwa, dopóki ich nie przeniesie.
• Integracje z tym, czego Państwo już używają: księgowość, faktury elektroniczne, sklep internetowy, magazyn. Trzeba je zweryfikować wcześniej, nie wymieniać jako możliwe.
• Szkolenie i okres podwójnej obsługi, w którym pracuje się jednocześnie na starym i nowym systemie.
• Rozwój: w produkcie standardowym jest zawarty w aktualizacjach, ale podąża za priorytetami producenta; w rozwiązaniu na zamówienie decydują o nim Państwo, ale też Państwo za niego płacą.

Wzrost, zależność i możliwość wyjścia

Wybór tego typu obowiązuje latami. Pytania, które warto zadać wcześniej, to te, których nikt chętnie nie zadaje na początku współpracy.

• Jeśli podwoją Państwo liczbę siedzib, użytkowników lub pozycji zamówień, co stanie się z kosztem i wydajnością?
• Jeśli jutro współpraca z dostawcą się zakończy, czy dane da się wyeksportować w czytelnym i kompletnym formacie? Proszę zapytać o to przed podpisaniem umowy i poprosić o zapisanie tego na piśmie.
• W rozwiązaniu na zamówienie: kto jest właścicielem kodu, gdzie jest przechowywany i czy inny dostawca mógłby go przejąć, czytając go? Projekt bez dokumentacji to zależność, a nie majątek.
• W produkcie standardowym: co dzieje się z dostosowaniami, gdy wychodzi nowa wersja? To pytanie oddziela wspierane rozszerzenie od pracy do wykonania od nowa.

Czego ten poradnik nie obejmuje

Tutaj wybiera się rodzaj rozwiązania. Pełne wyliczenie ekonomiczne — jak porównać inwestycję początkową, abonamenty, utrzymanie i koszty wewnętrzne w ciągu lat użytkowania systemu — jest omówione w osobnym poradniku. Także moment, w którym arkusze kalkulacyjne przestają wystarczać, co często poprzedza tę decyzję, ma swój własny poradnik.