Migracja danych z Excela lub starego systemu: jak skontrolować wynik

O migracji danych nie decyduje to, czy dane zostały wprowadzone. Decyduje to, czy można udowodnić, że weszły wszystkie i we właściwej postaci. Różnica widoczna jest trzy miesiące później, gdy ktoś szuka dokumentu sprzed dwóch lat i go nie znajduje: w tym momencie nikt już nie wie, czy dokumentu nie było już wcześniej, czy został celowo wykluczony, czy zgubił się podczas przenoszenia.

Trudną częścią nie jest przeniesienie informacji. Trudnością jest zachowanie powiązań między nimi — klienta połączonego z jego zamówieniami, zamówienia połączonego z jego dokumentami — oraz zachowanie możliwości weryfikacji. Ten przewodnik pomaga przygotować przeniesienie tak, aby było możliwe do skontrolowania, a nie tylko do wykonania.

Inwentaryzacja: co istnieje i co nie powinno zostać przeniesione

Zanim spojrzy się na pola, trzeba spojrzeć na źródła. Niemal zawsze jest ich więcej niż zadeklarowano: obok systemu do zarządzania firmą istnieją arkusze kalkulacyjne, za pomocą których ktoś rozwiązał problem, którego system nie rozwiązywał, a te arkusze zawierają dane, których nie ma nigdzie indziej.

• Dla każdego źródła: kto go używa, kto je aktualizuje, od kiedy istnieje, ile zawiera wierszy i które jest najbardziej aktualne.
• Jakość, w sposób konkretny: ile wierszy ma puste pole obowiązkowe, ile adresów jest niekompletnych, ile dat jest niemożliwych. Wystarczy kilka sprawdzeń, aby zrozumieć, z czym mają Państwo do czynienia.
• Co nie powinno zostać przeniesione: kartoteki nieaktywne od lat, dane testowe, wiersze pomocnicze, dane, które nie mają już powodu, by je przechowywać. To decyzja, którą trzeba podjąć i spisać, a nie odłożyć do momentu przenoszenia.
• Co powinno pozostać dostępne do wglądu, ale nieaktywne: dane historyczne. Często słusznym wyborem jest przeniesienie ostatnich lat do nowego systemu, a resztę zachować w czytelnym archiwum, zamiast przenosić wszystko.

Mapowanie źródło-cel

To centralny dokument tej pracy: jeden wiersz na pole, z zapisaną obok regułą. Wypełnia się go przed wykonaniem czegokolwiek i służy potem także jako dokumentacja. Wartości mają charakter poglądowy.

Ostatni wiersz to przydatna zasada ogólna: to, czego nie da się zinterpretować, przenosi się bez zmian, do pola tekstowego. Gorsze od utraty danej jest przekształcenie jej według błędnego założenia, ponieważ pierwszy błąd widać, a drugi nie.

Identyfikatory i duplikaty

Każdy przenoszony rekord potrzebuje stałego klucza, a klucz ze starego systemu należy zachować także w nowym, w polu pomocniczym. Nie kosztuje to nic, a przez lata pozwala odpowiedzieć na pytanie „skąd pochodzi ten klient?”.

• Duplikatów szuka się przed przeniesieniem, w źródle, gdzie wciąż mogą je poprawić osoby znające dane.
• O połączeniu dwóch kartotek powinna decydować osoba, a nie automatyczna reguła: dwa oddziały tej samej firmy mogą z powodów księgowych stanowić dwóch odrębnych klientów.
• Gdy dwa wiersze zostają połączone, zachowuje się oba stare klucze: dokumenty historyczne odwołują się do jednego z nich.
• Duplikaty, których nie udaje się rozwiązać, i tak są przenoszone, ale oznaczone. Widoczny duplikat to problem; duplikat błędnie usunięty to strata.

Test i trzy kontrole, które się liczą

Przeniesienie wykonuje się najpierw w środowisku testowym, na próbce obejmującej trudne przypadki: klienta z wieloma zamówieniami, klienta z nietypowym adresem, klienta ze znakami diakrytycznymi w nazwie, najstarsze i najnowsze zamówienie.

1. Liczby: ile wierszy w źródle, ile w miejscu docelowym, ile odrzuconych i z jakiego powodu. Suma musi się zgadzać dokładnie, a odrzucenia muszą być wymienione z nazwy, a nie tylko policzone.
2. Sumy: suma kwot za dany rok, w źródle i w miejscu docelowym. To kontrola, która za jednym razem wykrywa błędnie odczytane separatory dziesiętne i zgubione wiersze.
3. Relacje: czy dany klient ma wszystkie swoje zamówienia? Czy dane zamówienie ma wszystkie swoje pozycje i dokumenty? To kontrola, którą najczęściej się pomija, ponieważ ogólna liczba się zgadza, nawet gdy powiązania zostały zerwane.

Protokół uzgodnienia i dzień przejścia

Protokół to strona, którą się podpisuje i przechowuje: data przeniesienia, wersja źródeł, zestawienie liczb i sum, lista odrzuceń, podjęte decyzje o wykluczeniach, nazwisko osoby, która przeprowadziła weryfikację. Służy do zamknięcia dyskusji po miesiącach, gdy pamięć już nie wystarcza.

Ostateczne przejście planuje się tak, jak planuje się przeprowadzkę. Wybiera się moment wstrzymania działalności, informuje się pracowników, od kiedy starego systemu nie należy już aktualizować, i ustala się wcześniej, co zrobić z informacjami wprowadzonymi w międzyczasie, ponieważ ktoś i tak je wprowadzi.

• Pełna kopia zapasowa źródła i miejsca docelowego, sprawdzona przed rozpoczęciem: kopia, której nikt nie spróbował odczytać, nie jest kopią.
• Stary system pozostaje dostępny w trybie tylko do odczytu przez uzgodniony okres. To prawdziwa droga powrotu, ważniejsza niż techniczne przywracanie danych.
• Wcześniej spisany warunek rezygnacji: jeśli do określonego momentu kontrole się nie zgadzają, operację się anuluje i próbuje ponownie innym razem. Podjęcie tej decyzji w trakcie jest niemożliwe, bo wszyscy są już zmęczeni.
• Znane wyjątki trzeba przypisać komuś z konkretnym terminem, a nie zostawiać na liście: adresy wymagające ręcznego uporządkowania same się nie uporządkują.

Czego ten przewodnik nie obejmuje

Tutaj mowa jest o jednorazowym przeniesieniu: przeniesieniu danych stamtąd, gdzie są, tam, gdzie powinny się znaleźć, raz. Utrzymywanie zgodności dwóch systemów, które nadal współistnieją, to inny problem, z własnymi regułami dotyczącymi tego, kto decyduje o danej danej i co się dzieje, gdy oba systemy sobie przeczą, i jest omówiony osobno. Poza zakresem pozostaje też wcześniejsza decyzja, czyli czy zastąpić obecne narzędzie.