Presupuestos para una web corporativa: cómo comparar ofertas realmente distintas

Tres presupuestos para una web corporativa llegan casi siempre con tres cifras muy distintas. La diferencia rara vez está en el precio de una misma cosa: está en que las tres ofertas describen tres trabajos distintos. Compararlas por el total significa elegir la más económica entre propuestas que no hacen las mismas cosas.

Esta guía sirve para ponerlas en el mismo plano. No contiene precios de referencia —dependen demasiado del alcance para ser útiles— sino las preguntas que hacen comparables las respuestas.

Primer paso: pedir a todos lo mismo

Si la solicitud de presupuesto es genérica («querría un presupuesto para una web»), cada proveedor imagina un trabajo distinto y tiene razón. Antes de comparar, conviene fijar por escrito cuatro elementos y enviarlos a todos.

• El objetivo: qué debe suceder gracias a la web. «Recibir solicitudes de presupuesto cualificadas» lleva a un proyecto distinto de «presentar la empresa».
• El número de páginas y cuáles. No hace falta el mapa definitivo, hace falta el orden de magnitud y las páginas particulares (un configurador, un área privada, un catálogo).
• Los idiomas, si son más de uno. El multiidioma no es una casilla que marcar: cambia contenidos, estructura y gestión.
• Quién aporta los contenidos. Textos, fotografías y traducciones son una partida de coste. Si no se dice quién los produce, cada oferta dará por hecha una respuesta distinta.

Las partidas que hay que separar

Un total único esconde las diferencias. Pedir que el presupuesto esté dividido permite ver dónde los proveedores piensan de forma distinta —que es la información que hace falta.

El coste inicial y los costes recurrentes no se suman

Una oferta más cara al inicio puede costar menos en tres años, y viceversa. Para compararlas hay que separar lo que se paga una vez de lo que se paga siempre, y mirar un horizonte realista —tres años es una buena medida para una web corporativa.

• Qué está incluido en el mantenimiento: ¿actualizaciones de seguridad, corrección de fallos, pequeñas modificaciones de contenido? Son tres cosas distintas y a menudo se llaman de la misma manera.
• Qué queda excluido. Es la parte más informativa del presupuesto, y la que a menudo falta: pedirla explícitamente.
• Cuánto cuesta una modificación fuera de contrato, y con qué plazos de respuesta.
• Qué pasa si cambiáis de proveedor: qué os lleváis y en qué formato.

Qué se os entrega, y cómo se sabe que está terminado

Un presupuesto debería decir no solo qué se hace, sino qué os queda en la mano y en qué condiciones el trabajo se considera terminado. Sin criterios por escrito, la entrega se convierte en una negociación.

• La lista de lo que se entrega: la web publicada, los accesos administrativos, los archivos fuente si están previstos, la documentación.
• A quién quedan el dominio y el hosting, y a nombre de quién están registrados. Es el punto que más problemas crea cuando se cambia de proveedor.
• Las condiciones de aceptación: qué controles se hacen antes de decir que está terminado —funcionamiento de los formularios en móvil y ordenador, velocidad, comportamiento en los idiomas previstos.
• Los plazos, y qué pasa si se retrasan por causas vuestras (contenidos con retraso) o suyas.

Una matriz de comparación

Puestas en columna las tres ofertas y en fila las partidas anteriores, las diferencias se vuelven legibles. Un ejemplo de cómo se presenta la comparación cuando el alcance es el mismo —los valores son ilustrativos, sirven para mostrar la forma, no para sugerir precios.

Leída así, la oferta con el total más bajo puede resultar la más cara: si los textos van a vuestro cargo y la web no se puede modificar sin intervención técnica, el coste real incluye a una persona que escriba y a un proveedor al que llamar en cada actualización.

Cuándo el total más bajo es de verdad la opción correcta

Sucede, y vale la pena decirlo: cuando el alcance es pequeño y claro, cuando ya tenéis los contenidos, cuando no hacen falta integraciones y cuando la web no es el canal principal por el que llegan los clientes. En ese caso, pagar más por capacidades que no usaréis no os hace más creíbles.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se habla de la compra de una web. La elección y el coste global de un software de gestión siguen lógicas distintas —el peso está en la gestión a lo largo del tiempo más que en la realización— y se abordan por separado.