Cambiar de proveedor de la web: qué recuperar antes del traspaso

Quien cambia de proveedor descubre casi siempre dos cosas el mismo día: que la web es la parte más sencilla del traspaso, y que algunas cosas que creía suyas están a nombre de otro. El riesgo serio no es perder páginas, que se reescriben: es quedarse dos días sin correo electrónico, o no poder demostrar ya que el dominio es tuyo.

El inventario conviene hacerlo antes, cuando todo funciona y no hay prisa. Es también lo único que permite entender cuánto costará el traspaso: una web reconstruible en dos semanas y una web ligada a servicios a nombre de otros son dos presupuestos distintos.

Titularidad y acceso no son lo mismo

Tener las credenciales de un panel no significa ser propietario de lo que hay dentro. Son dos planos distintos, y hay que comprobarlos por separado.

• El titular es quien figura como propietario del servicio: es la posición que cuenta cuando hay que recuperar algo, y tiene que ser tu empresa.
• El administrador es quien puede cambiar la configuración, añadir y quitar otros usuarios. Puede ser también el proveedor, siempre que tú también estés.
• El acceso operativo es quien entra todos los días para trabajar. Es el nivel menos importante de los tres, y es el único que normalmente se entrega sin problemas.

Para el dominio, la titularidad se puede verificar desde fuera, en los registros públicos, con los límites debidos a la confidencialidad de los datos personales. Para todo lo demás, se mira dentro de los paneles, los recibos y los contratos.

El inventario: qué incluir en la lista

La lista hay que escribirla, no tenerla en la memoria, porque le sirve al nuevo proveedor para hacer un presupuesto sensato y a ti para darte cuenta de qué falta.

Qué se exporta y qué se reescribe

No todo lo que se ve en la web se puede recuperar en una forma reutilizable. La distinción hay que hacerla antes, porque lo que no se exporta hay que incluirlo en el presupuesto como trabajo nuevo.

• Textos e imágenes: las imágenes hacen falta en el formato original, no solo en la versión reducida publicada en la web.
• Datos: pedidos, clientes, solicitudes recibidas, suscriptores del boletín. Hay que pedirlos en un formato legible y tratarlos con las precauciones debidas a los datos personales.
• Archivo de las cuentas de correo: no basta con que lleguen los mensajes nuevos, hace falta llevarse también los antiguos.
• Estructura de las direcciones de las páginas y redirecciones ya existentes.
• Automatismos invisibles: formularios, mensajes automáticos de confirmación, conexiones con otros sistemas. Son la parte que casi siempre se reescribe.

El criterio es simple: si algo no se puede exportar en un formato legible sin pedir ayuda al antiguo proveedor, hay que considerarlo como algo por rehacer.

Servicios a nombre del proveedor: saberlo de antemano

Algunas cosas están legítimamente a nombre del proveedor. Una licencia comprada por la agencia, un servicio revendido, una herramienta compartida entre varios clientes. No es un abuso, pero cambia el panorama.

• Las licencias nominativas no se transfieren: al vencer hay que volver a comprarlas a tu nombre, o sustituir la función.
• Los servicios revendidos se apagan cuando termina la relación, aunque la web siga funcionando durante algunas semanas.
• Las personalizaciones hechas sobre una base propiedad del proveedor pueden no ser reutilizables en otro sitio.

Pedir la lista de estos puntos por escrito, de forma escueta y sin polémica, es una petición normal y por lo general obtiene respuesta.

El plan: quién hace qué, y en qué orden

1. Fijar una fecha a partir de la cual nadie publica más cambios en la web antigua: dos versiones que cambian a la vez producen diferencias que ya nadie sabe recomponer.
2. Hacer una copia completa y verificarla de verdad: descargarla, abrirla, comprobar que está todo. Una copia generada y nunca abierta no es una copia.
3. Reconstruir y probar la web nueva mientras la antigua sigue online y accesible.
4. Trasladar el correo por separado de la web, con los registros verificados antes del cambio, porque es el servicio que no tolera interrupciones.
5. Cambiar los registros de enrutamiento en una franja horaria de poco tráfico, y no un viernes por la tarde.
6. Mantener activo el entorno antiguo durante un período acordado, en solo lectura, hasta que quede claro que ya no hace falta.

Junto a cada punto tiene que ir un nombre. Un plan en el que las acciones no tienen un responsable produce el peor de los casos: dos personas esperándose la una a la otra mientras el dominio caduca.

Las comprobaciones después del traspaso

El momento en que se descubre que algo no ha funcionado no debe ser la llamada de un cliente. Las pruebas se hacen enseguida, y se repiten al día siguiente.

• La web en red móvil y desde una conexión distinta a la de la oficina.
• Los formularios de contacto: enviar una solicitud real y verificar que llega adonde tiene que llegar, no solo que aparezca el mensaje de confirmación.
• El correo entrante y saliente, probado también desde una dirección externa a la empresa.
• Las direcciones de las páginas más visitadas y las antiguas impresas en materiales o presentes en enlaces viejos.
• El certificado de seguridad y las fechas de renovación automática.
• Las herramientas de medición: que sigan registrando, y desde qué día.
• Las áreas privadas y los pagos, si existen, probados con una operación real de importe mínimo.

Cuándo conviene posponer

El traspaso no tiene una fecha obligatoria, y hacerlo en el momento equivocado cuesta más de lo que hace ahorrar.

• En temporada alta o durante una campaña en curso: un día de correo parado vale más que un mes de espera.
• Si las titularidades todavía no están arregladas: primero se ponen en orden dominio y cuentas de correo, luego se traslada el resto.
• Si nadie en la empresa tiene tiempo de seguir las comprobaciones en los días siguientes.
• Si hay pedidos abiertos, trámites en curso o datos que están cambiando mientras se copia.

Posponer un mes es una decisión; descubrir a mitad del traspaso que falta un acceso es un incidente. La diferencia entre las dos cosas es el inventario hecho de antemano.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se trata el traspaso operativo: qué recuperar, en qué orden trasladarlo, qué comprobar después. Lo que prevén los contratos vigentes, a quién pertenecen los derechos sobre el trabajo realizado y qué preavisos son válidos se lee en los documentos firmados y, en los casos dudosos, se hace valorar por un profesional. La continuidad en los motores de búsqueda —direcciones, redirecciones, contenidos equivalentes— se trata en la guía dedicada al rediseño de la web sin descuidar el SEO.