Actualizar el blog sin publicar por obligación cada semana

Un archivo de contenidos envejece de forma desigual: algunas páginas siguen siendo válidas durante años, otras se vuelven erróneas en pocos meses. Un calendario de publicación no distingue las dos cosas, y por eso produce trabajo en el punto equivocado, es decir, páginas nuevas mientras las que traen solicitudes dicen cosas que ya no son ciertas. El mantenimiento parte de aquí: separar lo que envejece de lo que no envejece, y decidir quién vigila qué.

El criterio no es la fecha de la última publicación. Es si la página sigue respondiendo, y bien, a la pregunta para la que existe.

Dos tipos de contenido, dos mantenimientos

La clasificación se hace una vez sobre todo el archivo y después se asigna a cada página nueva en el momento en que se publica. Cuesta pocos minutos por página y sustituye cualquier discusión futura sobre qué actualizar.

Las dos primeras filas son las que traen solicitudes y hay que protegerlas. Las demás son las que, si se descuidan, hacen perder credibilidad a todo lo demás: un lector que encuentra una referencia superada deja de confiar incluso en las páginas correctas.

Sin un responsable no hay mantenimiento

Una página sin responsable no la actualiza nadie: se nota cuando un cliente señala un error. El responsable no es quien escribió el texto, es quien se da cuenta de que la realidad ha cambiado.

• Para una página de servicio es quien vende ese servicio.
• Para una página técnica es quien hace ese trabajo.
• Para una página que depende de normas o condiciones es quien las sigue en la empresa.

La condición de revisión se escribe como un hecho observable, no como un plazo: cuando cambian las condiciones de garantía, cuando actualizamos la lista de precios, cuando la fuente publica el dato nuevo. El plazo sirve solo como red de seguridad, para las páginas de las que de otro modo nadie se daría cuenta.

Cuatro decisiones, no una

Ante una página que pide atención las opciones son cuatro, y la primera no siempre es la mejor.

• Actualizar: la pregunta sigue siendo buena, la respuesta ha envejecido. Se corrigen las partes erróneas y se deja el resto.
• Fusionar: dos o tres páginas responden a la misma pregunta con palabras distintas. Se elige la más fuerte, se le incorporan las partes útiles de las demás y las demás redirigen hacia ella. La señal es que vosotros mismos no sabéis cuál enviar a un cliente.
• Retirar: la pregunta ya no existe, o la página describe algo que no hacéis. Se elimina redirigiendo a quien llega hacia la página que hoy tiene sentido. Dejarla ahí porque total no hace daño significa seguir respondiendo mal a quien la encuentra.
• Añadir: la pregunta no está cubierta por ninguna página existente. Es el único caso en que escribir algo nuevo es la decisión correcta, y hay que verificarlo antes buscando entre lo que ya tenéis.

Un registro editorial de ejemplo

Una hoja con pocas columnas, actualizada cuando se toca algo. Sirve para dos cosas: saber qué se ha hecho y por qué, y no reabrir cada vez la misma discusión.

La columna que más importa es la del motivo. Sin ella, después de seis meses nadie recuerda si una intervención era una corrección sustancial o una simple relectura, y se acaba rehaciendo un trabajo ya hecho.

Actualizar de verdad, no retocar la fecha

Cambiar la fecha de publicación sin cambiar el contenido es un truco que no ayuda y que os quita la única información útil del registro: cuándo se verificó ese texto por última vez.

• Distinguid verificado de actualizado: son dos hechos distintos, deben registrarse ambos, pero solo el segundo cambia el fondo.
• Cuando actualicéis, decid qué ha cambiado si el cambio afecta al lector. Una línea al final es suficiente y genera confianza.
• Comprobad también las cosas que se rompen en silencio: enlaces hacia páginas que ya no existen, referencias a servicios que habéis dejado de ofrecer, ejemplos que citan condiciones superadas, imágenes que muestran capturas de pantalla cambiadas.
• Verificad las cifras citadas remontándoos a la fuente original, no a otro artículo que las recoge.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se habla del mantenimiento de un archivo que ya existe. Cómo se elige de qué hablar cuando el archivo todavía está por construir, partiendo de las dudas que los clientes expresan de verdad, se trata en la guía sobre la elección de los temas. Quién actualiza la web después de la entrega y cómo se reparten las responsabilidades sobre los contenidos tiene una guía propia.