Website-Anbieter wechseln: was vor dem Übergang zu sichern ist

Wer den Anbieter wechselt, entdeckt fast immer zwei Dinge am selben Tag: dass die Website der einfachste Teil des Übergangs ist, und dass manches, was er für sein Eigentum hielt, auf jemand anderen registriert ist. Das ernste Risiko ist nicht, Seiten zu verlieren, die man neu schreiben kann: Es ist, zwei Tage ohne E-Mail dazustehen oder nicht mehr nachweisen zu können, dass die Domain Ihnen gehört.

Die Bestandsaufnahme sollte man vorher machen, wenn alles funktioniert und keine Eile herrscht. Sie ist auch das Einzige, das erkennen lässt, wie teuer der Übergang wird: eine in zwei Wochen wieder aufbaubare Website und eine Website, die an auf andere registrierte Dienste gebunden ist, sind zwei verschiedene Kostenvoranschläge.

Inhaberschaft und Zugang sind nicht dasselbe

Die Zugangsdaten zu einem Verwaltungsbereich zu haben bedeutet nicht, Eigentümer dessen zu sein, was darin liegt. Das sind zwei getrennte Ebenen, die separat geprüft werden müssen.

• Der Inhaber ist, wer als Rechteinhaber des Dienstes geführt wird: Das ist die Position, die zählt, wenn etwas wiederhergestellt werden muss, und sie muss Ihr Unternehmen sein.
• Der Administrator ist, wer Einstellungen ändern, weitere Benutzer hinzufügen und entfernen kann. Das kann auch der Anbieter sein, solange Sie ebenfalls dabei sind.
• Der operative Zugang ist, wer täglich einloggt, um zu arbeiten. Das ist die am wenigsten wichtige der drei Ebenen und die einzige, die meist problemlos übergeben wird.

Bei der Domain lässt sich die Inhaberschaft von außen prüfen, in den öffentlichen Registern, mit den durch den Schutz personenbezogener Daten bedingten Einschränkungen. Für alles Übrige schaut man in die Verwaltungsbereiche, Quittungen und Verträge.

Die Bestandsaufnahme: was in die Liste gehört

Die Liste muss aufgeschrieben werden, nicht im Kopf behalten, weil sie der neue Anbieter braucht, um ein sinnvolles Angebot zu erstellen, und Sie, um zu erkennen, was fehlt.

Was exportiert wird und was neu geschrieben wird

Nicht alles, was auf der Website sichtbar ist, lässt sich in wiederverwendbarer Form zurückgewinnen. Diese Unterscheidung muss vorher getroffen werden, denn was sich nicht exportieren lässt, muss als neue Arbeit einkalkuliert werden.

• Texte und Bilder: Die Bilder werden im Originalformat benötigt, nicht nur in der verkleinerten, auf der Website veröffentlichten Version.
• Daten: Bestellungen, Kunden, eingegangene Anfragen, Newsletter-Abonnenten. Sie müssen in einem lesbaren Format angefordert und mit der bei personenbezogenen Daten gebotenen Sorgfalt behandelt werden.
• Archiv der Postfächer: Es reicht nicht, dass neue Nachrichten ankommen, die alten müssen mitgenommen werden.
• Struktur der Seitenadressen und bereits bestehende Weiterleitungen.
• Unsichtbare Automatismen: Formulare, automatische Bestätigungsnachrichten, Verbindungen zu anderen Systemen. Das ist der Teil, der fast immer neu geschrieben wird.

Das Kriterium ist einfach: Lässt sich etwas nicht in einem lesbaren Format exportieren, ohne den alten Anbieter um Hilfe zu bitten, muss es als neu zu erstellen betrachtet werden.

Auf den Anbieter registrierte Dienste: es vorher wissen

Manche Dinge sind rechtmäßig auf den Namen des Anbieters registriert. Eine von der Agentur gekaufte Lizenz, ein weiterverkaufter Dienst, ein zwischen mehreren Kunden geteiltes Werkzeug. Das ist kein Missbrauch, ändert aber das Bild.

• Personengebundene Lizenzen sind nicht übertragbar: Bei Ablauf müssen sie auf Ihren Namen neu gekauft werden, oder die Funktion muss ersetzt werden.
• Weiterverkaufte Dienste werden abgeschaltet, wenn die Geschäftsbeziehung endet, auch wenn die Website noch einige Wochen weiterläuft.
• Anpassungen auf einer dem Anbieter gehörenden Basis lassen sich womöglich anderswo nicht wiederverwenden.

Diese Liste schriftlich anzufragen, sachlich und ohne Konfrontation, ist eine normale Bitte und wird in der Regel beantwortet.

Der Plan: wer macht was, und in welcher Reihenfolge

1. Ein Datum festlegen, nach dem niemand mehr Änderungen auf der alten Website veröffentlicht: Zwei Versionen, die sich gleichzeitig ändern, erzeugen Unterschiede, die niemand mehr zusammenführen kann.
2. Eine vollständige Kopie erstellen und sie wirklich prüfen: herunterladen, öffnen, kontrollieren, dass alles vorhanden ist. Eine erzeugte, aber nie geöffnete Kopie ist keine Kopie.
3. Die neue Website neu aufbauen und testen, während die alte noch online und erreichbar ist.
4. Die Post getrennt von der Website umziehen, mit vorher geprüften Einträgen, weil das der Dienst ist, der keine Unterbrechung verträgt.
5. Die Adressierungseinträge in einem Zeitfenster mit geringem Traffic ändern, und nicht am Freitagnachmittag.
6. Die alte Umgebung für einen vereinbarten Zeitraum im Nur-Lese-Modus aktiv halten, bis klar ist, dass sie nicht mehr gebraucht wird.

Neben jede Zeile gehört ein Name. Ein Plan, in dem Maßnahmen keinen Verantwortlichen haben, führt zum schlimmsten Fall: zwei Personen, die aufeinander warten, während die Domain abläuft.

Die Prüfungen nach dem Übergang

Der Moment, in dem entdeckt wird, dass etwas nicht funktioniert hat, darf nicht der Anruf eines Kunden sein. Die Tests werden sofort gemacht und am nächsten Tag wiederholt.

• Die Website im Mobilfunknetz und über eine andere Verbindung als die des Büros.
• Die Kontaktformulare: eine echte Anfrage senden und prüfen, dass sie dort ankommt, wo sie ankommen soll, nicht nur, dass die Bestätigungsmeldung erscheint.
• Die ein- und ausgehende Post, auch von einer unternehmensexternen Adresse getestet.
• Die Adressen der meistbesuchten Seiten und die alten, die auf Materialien gedruckt sind oder in alten Links vorkommen.
• Das Sicherheitszertifikat und die Daten der automatischen Erneuerung.
• Die Messwerkzeuge: dass sie weiter erfassen, und ab welchem Tag.
• Geschützte Bereiche und Zahlungen, falls vorhanden, mit einer echten Transaktion mit Mindestbetrag getestet.

Wann es sich lohnt, den Übergang zu verschieben

Der Übergang hat kein verbindliches Datum, und ihn zum falschen Zeitpunkt durchzuführen kostet mehr, als er einspart.

• In der Hochsaison oder während einer laufenden Kampagne: Ein Tag mit stillstehender Post ist teurer als ein Monat Wartezeit.
• Wenn die Inhaberschaften noch nicht geklärt sind: erst Domain und Postfächer in Ordnung bringen, dann den Rest umziehen.
• Wenn niemand im Unternehmen Zeit hat, die Prüfungen in den folgenden Tagen zu begleiten.
• Wenn offene Bestellungen, laufende Vorgänge oder Daten bestehen, die sich gerade ändern, während kopiert wird.

Einen Monat zu verschieben ist eine Entscheidung; mitten im Übergang zu entdecken, dass ein Zugang fehlt, ist ein Zwischenfall. Der Unterschied zwischen beiden ist die vorher erstellte Bestandsaufnahme.

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Hier geht es um den operativen Übergang: was zu sichern ist, in welcher Reihenfolge es umgezogen wird, was danach zu prüfen ist. Was die bestehenden Verträge vorsehen, wem die Rechte an der geleisteten Arbeit gehören und welche Fristen gelten, steht in den unterschriebenen Dokumenten und sollte in Zweifelsfällen von einem Fachmann geprüft werden. Die Kontinuität in Suchmaschinen — Adressen, Weiterleitungen, gleichwertige Inhalte — wird im eigenen Leitfaden zum Relaunch der Website ohne Vernachlässigung von SEO behandelt.