Was kostet eine Unternehmenssoftware wirklich? Projekt und laufenden Betrieb bewerten

„Was kostet eine Verwaltungssoftware“ ist eine Frage, die eine nutzlose Antwort bekommt: kommt darauf an. Die nützliche Frage ist eine andere: Welche Kostenposten würden in den nächsten drei Jahren auftauchen, welche davon gibt es heute schon unter einem anderen Namen, und was müsste sich im Tagesgeschäft ändern, damit sich die Investition rechtfertigt. Dieser Leitfaden hilft, diese Rechnung mit schriftlichen Annahmen aufzustellen, sodass jeder im Unternehmen sie infrage stellen kann.

Sie werden hier keine Zahlen finden. Ein hier genannter Marktpreis wäre in einem Monat überholt und ohnehin falsch für Ihren Fall. Sie finden die Liste der Posten und die Art, sie mit Ihren Zahlen zu füllen.

Die Projektposten, getrennt

Das Pauschalangebot ist bequem zu unterschreiben und nutzlos für die Entscheidung. Verlangen Sie eine Aufteilung, denn jeder Posten hat ein anderes Risiko und eine andere Person, die es verringern kann.

• Analyse: den Prozess, die Ausnahmen und die Grenzfälle verstehen. Das ist der Posten, der zuerst gestrichen wird, und er erzeugt die Nachträge während der Arbeit. Was vorher nicht verstanden wird, wird nachher bezahlt.
• Entwicklung: meist der größte Posten. Muss zusammen mit dem Umfang gelesen werden, denn eine günstige Entwicklung bei einem vagen Umfang ist keine Ersparnis.
• Datenmigration: Stammdaten und Historie übernehmen, bereinigen, entscheiden, was nicht übernommen wird. Wird fast immer unterschätzt, weil die eigentliche Arbeit nicht technisch, sondern eine Entscheidungsarbeit ist: festzulegen, welche Version eines Datums die richtige ist.
• Schulung und Begleitung: nicht der zweistündige Kurs, sondern die Zeit Ihrer Mitarbeitenden in den ersten Wochen, wenn sie auf zwei Arten gleichzeitig arbeiten.

Die letzten beiden Posten werden größtenteils in internen Stunden bezahlt. Setzen Sie sie nicht in die Rechnung ein, scheint das Projekt weniger zu kosten, als es kostet, und Ihre Abteilungen wirken plötzlich langsam, ohne dass irgendwo ein Grund dafür steht.

Die Posten, die jedes Jahr wiederkehren

Die wiederkehrenden Kosten entscheiden, ob das Projekt tragfähig ist. Eine anfängliche Investition wird verkraftet; eine falsch geschätzte jährliche Ausgabe belastet, solange das System existiert. Die Tabelle listet die Posten und den Zeitpunkt auf, zu dem sie auftreten.

Zwei Fragen vor der Unterschrift: Was ist in der Wartung enthalten und was nicht, und nach welchem Kriterium wird festgelegt, ob ein Eingriff eine Korrektur oder eine neue Anfrage ist. Das ist die Grenze, an der fast alle Diskussionen des zweiten Jahres entstehen.

Der Nutzen darf nur einmal gezählt werden

Der am häufigsten genannte Nutzen ist die eingesparte Zeit, und er ist auch am leichtesten aufzublähen. Drei Vorsichtsmaßnahmen machen ihn vertretbar.

• Eingesparte Zeit wird nur dann zu einer Ersparnis, wenn sie sich in etwas verwandelt: mehr Arbeit mit denselben Personen, eine eingehaltene Frist, eine unnötig gewordene Ersatzeinstellung. Verteilen sich die freigewordenen Stunden auf unbestimmte Aufgaben, ist der Nutzen real, gehört aber in eine andere Spalte.
• Zählen Sie denselben Effekt nicht doppelt. Schreiben Sie eine Ersparnis der Fehlerreduzierung zu, zählen Sie nicht auch noch die für die Korrektur eingesparten Stunden: Das ist derselbe Nutzen, nur von zwei Seiten betrachtet.
• Unsichere Nutzen müssen als unsicher gekennzeichnet werden. „Mehr abwickelbare Bestellungen“ hängt eher vom Markt ab als von der Software: Das gehört in eine gesonderte Rechnung, mit der zugehörigen Annahme daneben.

Der Ausgangswert muss vorher erhoben werden, nicht hinterher aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Es braucht wenig, und man erhält ihn in einer Woche: wie oft im Monat der Vorgang ausgeführt wird, wie lange er dauert, wie viele Personen damit befasst sind, wie viele Fehler korrigiert werden.

Szenarien vergleichen, nicht das gewählte rechtfertigen

Eine Rechnung, die auf nur einer Annahme beruht, dient dazu zu überzeugen, nicht zu entscheiden. Es sollten mindestens drei Szenarien gegenübergestellt werden, und eines davon ist immer dasselbe.

1. Nichts tun. Das hat Kosten, nämlich die aktuellen Kosten des Problems: Stunden, Fehler, Verzögerungen, verpasste Gelegenheiten. Wird das nicht aufgeschrieben, wirkt jedes andere Szenario nur wie eine zusätzliche Ausgabe.
2. Eine fertige Lösung übernehmen und die Arbeitsweise anpassen. Geringere Anfangskosten, vorhersehbares Abonnement, Einschränkung bei dem, was sich nicht ändern lässt.
3. Das Benötigte entwickeln lassen, vollständig oder nur für den Teil, der Sie auszeichnet. Höhere Anfangskosten, größere Passgenauigkeit und die Verantwortung für die Wartung über die Zeit.

Es gibt ein viertes Szenario, das oft mehr wert ist als die anderen: nur den Teil umsetzen, der am meisten wehtut, und den Rest aufschieben. Es kostet weniger, liefert innerhalb weniger Monate eine echte Antwort und erlaubt, die Annahmen mit Fakten statt mit Schätzungen zu korrigieren.

Nach dem Start überprüfen

Das ist der Teil, den fast niemand macht, und der, der den Rest erst nützlich werden lässt. Nach sechs und nach zwölf Monaten werden dieselben Ausgangswerte erneut erhoben, und man schaut, was wirklich geschehen ist.

• Dieselben Größen, auf dieselbe Weise gemessen. Die Methode zwischen vorher und nachher zu wechseln ist der einfachste Weg, alles Mögliche zu beweisen.
• Auch die negativen Effekte: langsamer gewordene Schritte, von einer Abteilung auf eine andere verlagerte Arbeit, weiterhin bestehende doppelte Erfassungen.
• Die Kostenposten, die nicht vorgesehen waren. Sie nützen mehr dem nächsten Projekt als diesem, und deshalb müssen sie notiert werden, während sie auftreten.

Wann die Rechnung sagt, es nicht zu tun

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Hier wird die Investition in eine Unternehmenssoftware als Ganzes bewertet: Posten, Nutzen, Szenarien und Überprüfung. Systeme auf Basis von KI-Modellen haben eigene Posten — nutzungsabhängige Kosten, Aktualisierung der Modelle, menschliche Überprüfung der Antworten —, die sich anders verhalten und an anderer Stelle behandelt werden. Auch die Wahl zwischen Standard-Verwaltungssoftware und individueller Entwicklung, hier auf zwei Szenarien verkürzt, verdient einen ausführlicheren Vergleich.