Was kostet der Betrieb eines KI-Assistenten? Die zu berücksichtigenden Kostenpunkte

Der Entwicklungskostenvoranschlag für einen KI-Assistenten ist der Teil, den man am liebsten liest, weil es eine einzige Zahl mit einem Ende ist. Die Kosten, die darüber entscheiden, ob das Projekt sinnvoll ist, sind aber jene, die sich jeden Monat wiederholen, und sie bestehen aus Posten, die oft in keinem Dokument auftauchen, bis zu dem Tag, an dem sie kommen.

Dieser Leitfaden dient dazu, die Liste der Posten aufzubauen und sie mit Ihren eigenen Volumen in eine Schätzung umzusetzen. Preise finden Sie hier nicht: Sie ändern sich, und eine heute geschriebene Zahl wäre in wenigen Monaten falsch. Sie müssen aus den am Entscheidungstag gültigen Preislisten entnommen, dem Dokument beigefügt und datiert werden.

Drei Phasen, die nicht gleich bezahlt werden

Vor der Schätzung lohnt es sich, zwischen einmaligen und wiederkehrenden Kosten zu trennen. Es sind drei unterschiedliche Blöcke, die oft als einer dargestellt werden.

• Aufbau: Integration in Ihre Systeme, Berechtigungen, Oberfläche, Protokolle. Wird einmal bezahlt und teilweise bei jeder späteren Änderung erneut fällig.
• Datenaufbereitung: Sammlung, Bereinigung, Struktur, Entscheidung darüber, was der Assistent lesen darf und was nicht. Das ist der am meisten unterschätzte Posten von allen und der einzige, der vollständig davon abhängt, wie Ihre Dokumente beschaffen sind.
• Tests und Feinabstimmung: Fallstichprobe, Korrekturen, zweiter Testdurchlauf. Das ist keine formale Abnahme: Es ist die Arbeit, die darüber entscheidet, ob das System nutzbar ist.

Die Datenaufbereitung wird nur einmal bezahlt, wenn die Quellen stabil sind, und wird zu einem wiederkehrenden Posten, wenn sie sich ändern. Eine vierteljährlich aktualisierte Preisliste, ein Handbuch, das sich mit den Produkten ändert, eine überarbeitete interne Regelung: Jedes davon verschiebt einen Posten vom ersten in den dritten Block.

Die Posten der wiederkehrenden Kosten

Das ist die mit Ihren eigenen Zahlen auszufüllende Liste. Keine Zeile ist optional: Diejenigen, die Sie nicht bezahlen, bleiben ungedeckt und zeigen sich früher oder später als Fehlfunktion.

Die letzten beiden Zeilen werden fast immer verwechselt. Das Stundenkontingent, um das Bestehende am Laufen zu halten, ist nicht dasselbe wie die Forderung, dem Assistenten etwas Neues beizubringen. Sie im selben Kapitel zu führen lässt die Wartung verschwinden, weil die Neuerungen sie aufzehren: und unterlassene Wartung wird trotzdem bezahlt, nur später und teurer.

Die Kosten pro Einheit sind die einzige vergleichbare Zahl

Der Monatsgesamtbetrag sagt nicht, ob es sich lohnt, weil er mit nichts vergleichbar ist. Nötig sind Kosten pro Arbeitseinheit: pro bearbeitetem Gespräch, pro gelesenem Dokument, pro weitergeleitetem Vorgang.

1. Die Einheit wählen: Sie muss etwas sein, das heute jemand von Hand erledigt und das sich zählen lässt.
2. Schätzen, wie viele Einheiten pro Monat, in drei Szenarien, ausgehend vom aktuellen Volumen.
3. Den variablen Teil pro Einheit berechnen: Modellverbrauch und aufgerufene externe Dienste.
4. Die Fixkosten hinzufügen, geteilt durch die Anzahl der Einheiten in diesem Szenario.
5. Mit den heutigen Kosten derselben von Hand ausgeführten Tätigkeit vergleichen, einschließlich der Fehlerkorrekturen.

Der vierte Schritt erklärt, warum die Kosten pro Einheit bei geringen Volumen hoch sind: Infrastruktur, Überwachung und Aufsicht verteilen sich auf wenige Einheiten. Das ist der Grund, warum ein langfristig sinnvolles Projekt in der Anfangsphase unwirtschaftlich erscheinen kann, und das muss vorher gesagt werden, statt es später zu entdecken.

Drei Szenarien mit Ihren eigenen Volumen

Ein Modell mit drei Szenarien wird so aufgebaut. Die folgenden Angaben dienen nur zur Veranschaulichung der Berechnungsform, nicht als Ihr eigener Kostenvoranschlag: Anstelle von V steht Ihr aktuelles Monatsvolumen.

Der interessante Vergleich betrifft nicht die Gesamtsummen der drei Szenarien, sondern die Kosten pro Einheit. Sinken die Kosten pro Einheit beim Übergang von einem Szenario zum nächsten nicht, muss an der Struktur etwas überarbeitet werden, bevor die Volumen steigen: Fast immer ist es die bei jeder Anfrage gesendete Datenmenge oder eine Aufsicht, die proportional statt stufenweise wächst.

Die Posten, die später auftauchen

Manche Posten existieren zum Zeitpunkt des Kostenvoranschlags noch nicht und tauchen erst in den folgenden Monaten auf. Es lohnt sich, sie vorab zu benennen, auch ohne sie zu beziffern.

• Wachstum des Dokumentenarchivs und der damit verbundenen Suchindizes.
• Aufbewahrung der Protokolle für den von Ihnen festgelegten oder vorgeschriebenen Zeitraum.
• Zunahme des Kontexts: Mehr durchsuchbare Dokumente bedeuten höhere Kosten pro einzelner Anfrage, auch wenn die Anfragen nicht zunehmen.
• Aus der realen Nutzung auftretende Grenzfälle, die neue Regeln und neue Tests erfordern.
• Schulung von Personen, die nach der Freigabe ins Unternehmen kommen.
• Anpassungen aufgrund von Änderungen an angebundenen Systemen oder Lieferantenbedingungen.

Wann sich die Schätzung noch nicht erstellen lässt

In manchen Situationen wäre jede Zahl frei erfunden, und der richtige Schritt ist nicht der Kostenvoranschlag.

• Sie wissen nicht, wie viele Anfragen Sie heute erhalten: Man zählt sie einige Wochen lang, das ist eine kurze Arbeit.
• Es ist nicht klar, was der Assistent tun soll: Ein unbestimmter Aufgabenbereich erzeugt einen unbestimmten Verbrauch, weil jede Anfrage zu allem werden kann.
• Die Dokumentenquellen existieren noch nicht in lesbarer Form: Solange nicht klar ist, wie viel Arbeit ihre Aufbereitung erfordert, bleibt der größte Posten ungedeckt.
• Niemand kann sagen, wie viel dieselbe Tätigkeit heute von Hand kostet: Ohne diesen Vergleichsmaßstab hilft die Schätzung nicht bei der Entscheidung.

In diesen Fällen ist ein Pilotprojekt mit begrenzter Stichprobe, festgelegter Dauer und einer von Anfang an feststehenden Entscheidung darüber, was zur Fortsetzung oder zum Abbruch führt, der richtige Weg. Das kostet weniger als ein auf Annahmen aufgebauter Kostenvoranschlag.

Was dieser Leitfaden nicht behandelt

Hier geht es um die Struktur der Betriebskosten einer KI-Lösung. Der allgemeinere Vergleich zwischen Projektkosten und laufenden Kosten einer Unternehmenssoftware wird in einem eigenen Leitfaden behandelt; auch die Gestaltung eines Pilotprojekts mit Ziel, Stichprobe und Entscheidungskriterium hat einen eigenen Leitfaden. Wirtschaftliche Werte erscheinen in diesem Leitfaden nicht, weil sie aus den zum Zeitpunkt Ihrer Schätzung gültigen Preislisten entnommen werden müssen.