Standardsoftware oder individuelle Software: eine Entscheidungsmatrix

Die Entscheidung zwischen einer fertigen Verwaltungssoftware und einer individuell entwickelten Software wird fast immer verkehrt herum getroffen: Zuerst wählt man, dann sucht man die Argumente. Wer bereits ein Standardprodukt ausprobiert hat und sich eingeengt fühlte, ist überzeugt, dass eine individuelle Lösung nötig ist; wer eine Entwicklung in die Länge gezogen erlebt hat, ist vom Gegenteil überzeugt. Dieser Leitfaden dient dazu, einen Vergleich aufzubauen, der auch dann standhält, wenn die anfängliche Sympathie in eine andere Richtung geht.

Die Frage ist nicht, welche der beiden Lösungen absolut gesehen besser ist, sondern welche der beiden Ihre kritischen Prozesse mit weniger dauerhaft hingenommenen Kompromissen bewältigt.

Wesentliche Anforderungen von Gewohnheiten trennen

Die erste Aufgabe besteht darin, die Wunschliste in drei Kategorien zu unterteilen, und das muss zusammen mit denjenigen geschehen, die die Arbeit ausführen, nicht nur mit denen, die sie leiten.

• Echte Vorgaben: gesetzliche Pflichten, vertragliche Anforderungen der Kunden, zwingende Integrationen mit externen Systemen. Sie sind nicht verhandelbar und müssen schriftlich geprüft werden.
• Unterscheidungsmerkmale: die Punkte, an denen Ihre Arbeitsweise sich wirklich von anderen unterscheidet und Ihnen einen Vorteil verschafft. Es sind wenige, meist zwei oder drei, und das ist der Teil, der eine individuelle Entwicklung verdient.
• Gewohnheiten: alles Übrige. Das Feld, das es schon immer gab, der Ablauf in dieser Reihenfolge, das Dokument mit diesem Layout. Sie sind nicht abzuwerten, aber wenn ein Standardprodukt verlangt, sie zu ändern, liegen die Kosten bei der organisatorischen Veränderung, nicht bei der Software.

Die Unterscheidung zwischen Unterscheidungsmerkmal und Gewohnheit ist der schwierige Teil, und der Rest der Bewertung hängt davon ab. Eine gute Kontrollfrage: Würden Sie etwas verlieren, wenn ein Wettbewerber diese Arbeitsweise kopieren würde? Lautet die Antwort Nein, handelt es sich um eine Gewohnheit.

Die kritischen Tätigkeiten testen, nicht nur Demos ansehen

Eine Verkaufsvorführung zeigt den Weg, der funktioniert. Es braucht einen anderen Test: Nehmen Sie zwei oder drei Tätigkeiten, die Sie täglich ausführen, sowie Ihre lästigsten Fälle, und lassen Sie sie vor Ihren Augen mit Ihren Daten ausführen.

1. Wählen Sie einen vollständigen Prozess, von Anfang bis Ende: vom Angebot bis zur Rechnung, von der Bestellung bis zur Lieferung, vom Auftrag bis zum Abschluss. Keine isolierte Funktion.
2. Bringen Sie die unsauberen Fälle mit: die nach der Bestätigung geänderte Bestellung, den Kunden mit zwei Standorten und einer einzigen Steuernummer, die teilweise zu stornierende Rechnung, den Artikel ohne Code.
3. Lassen Sie den Test von denjenigen durchführen, die das System nutzen werden, nicht vom Verantwortlichen. Zählen Sie die Schritte und wie oft eine Erklärung nötig ist.
4. Notieren Sie jedes „das kann man anpassen“: Das ist der Satz, der die Kosten vom heutigen Angebot auf das Projekt von morgen verschiebt. Fragen Sie immer, wie, von wem und was beim Update passiert.

Eine gewichtete Matrix mit begründeten Gewichtungen

Die Matrix dient dazu, die Überlegung sichtbar zu machen, nicht ein Urteil zu erzeugen. Der Wert liegt in der Spalte der Gewichtungen: Jede muss mit einem Satz begründet werden, sonst dienen die Zahlen nur dazu, die bereits getroffene Entscheidung zu bestätigen. Die folgenden Werte sind beispielhaft.

Ehrlich ausgefüllt führt die Matrix oft zu einer dritten Antwort, die zu Beginn niemand auf den Tisch gelegt hatte: ein Standardprodukt für den gemeinsamen Teil, eine individuelle Erweiterung für die zwei oder drei Punkte, die Sie auszeichnen. Das ist eine gewöhnliche Lösung, kein Kompromiss.

Die Kosten, die man erst später sieht

Der Vergleich, der sich nur auf den Anfangsbetrag stützt, sorgt in beide Richtungen für die meisten Enttäuschungen. Die Posten, die sich später zeigen, sind immer dieselben.

• Migration und Bereinigung der vorhandenen Daten: fast immer der unterschätzte Punkt, weil niemand weiß, wie unsauber die Archive sind, bevor er sie verschiebt.
• Integrationen mit dem, was Sie bereits nutzen: Buchhaltung, elektronische Rechnungsstellung, Online-Shop, Lagerbestand. Sie müssen vorher geprüft werden, nicht nur als möglich erwähnt.
• Schulung und die Phase der doppelten Verwaltung, in der mit dem Alten und dem Neuen gleichzeitig gearbeitet wird.
• Weiterentwicklung: Beim Standardprodukt ist sie in den Updates enthalten, folgt aber den Prioritäten des Herstellers; bei der individuellen Lösung entscheiden Sie darüber, bezahlen sie aber auch selbst.

Wachstum, Abhängigkeit und Ausstiegsmöglichkeiten

Eine solche Entscheidung hält Jahre. Die Fragen, die vorher gestellt werden sollten, sind jene, die niemand gern zu Beginn einer Zusammenarbeit stellt.

• Wenn sich die Standorte, Nutzer oder Bestellpositionen verdoppeln, was passiert dann mit den Kosten und der Leistung?
• Wenn die Zusammenarbeit mit dem Anbieter morgen endet, lassen sich die Daten in einem lesbaren und vollständigen Format extrahieren? Fragen Sie das vor der Unterschrift und lassen Sie es sich schriftlich geben.
• Bei der individuellen Lösung: Wem gehört der Code, wo wird er aufbewahrt, und könnte ein anderer Anbieter übernehmen, indem er ihn liest? Ein Projekt ohne Dokumentation ist eine Abhängigkeit, kein Vermögenswert.
• Beim Standardprodukt: Was passiert mit den Anpassungen, wenn eine neue Version erscheint? Das ist die Frage, die eine unterstützte Erweiterung von einer neu zu erledigenden Arbeit unterscheidet.

Was dieser Leitfaden nicht behandelt

Hier wird die Art der Lösung gewählt. Die vollständige wirtschaftliche Berechnung – wie Anfangsinvestition, Abonnementkosten, Wartung und interne Kosten über die Nutzungsjahre des Systems verglichen werden – wird in einem eigenen Leitfaden behandelt. Auch der Moment, in dem Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen, der dieser Entscheidung oft vorausgeht, hat einen eigenen Leitfaden.