Wenn Excel nicht mehr ausreicht: So erkennen Sie die zu lösenden Probleme

Excel hört nicht mit einer Fehlermeldung auf zu funktionieren. Es reicht still und leise nicht mehr aus: Eines Tages geht die Person, die die Datei gepflegt hat, in den Urlaub, oder zwei Kopien derselben Liste sagen unterschiedliche Dinge, oder es dauert eine halbe Stunde, um auf „Wie weit ist diese Bestellung?“ zu antworten. Bevor Sie ein Angebot für eine Verwaltungssoftware einholen, sollten Sie wissen, welches dieser Probleme Sie eigentlich lösen wollen, denn nicht alle lassen sich mit einer Software lösen.

Zuerst die Liste der Tabellen

Man beginnt damit, aufzuschreiben, was es gibt. Für jede Datei nur wenige Zeilen.

• Wie sie heißt und wo sie physisch liegt.
• Wer sie bearbeitet und wer sie nur liest.
• Wozu sie heute dient, nicht wozu sie bei ihrer Entstehung diente.
• Woher die enthaltenen Daten kommen und wo sie danach landen.
• Was passieren würde, wenn sie morgen früh verschwände.

Die Liste hält fast immer zwei Überraschungen bereit: einige Dateien, die niemand mehr liest, die aber jemand weiterhin aktualisiert, sowie ein oder zwei kritische Dateien, die nur auf dem Computer einer einzigen Person liegen, ohne Kopie.

Das Wochenprotokoll

Aus dem Gedächtnis zu zählen funktioniert nicht: Wer eine Arbeit jeden Tag macht, hört auf, sie zu sehen. Eine Woche lang notiert jeder, der mit diesen Tabellen arbeitet, was er tut, wie lange es dauert und was schiefgelaufen ist. Wenige Zeilen pro Tag genügen, geschrieben von denjenigen, die die Arbeit ausführen, nicht von denen, die sie beaufsichtigen. Die folgenden Einträge zeigen, wie man es ausfüllt: Es sind nicht Ihre Zahlen.

Am Ende der Woche sagt das Protokoll drei Dinge: wohin die Zeit fließt, wo die Fehler entstehen und welche Tätigkeiten nur dazu dienen, verschiedene Tabellen zusammenzuhalten. Diese Letzteren sind das Ziel: Keine von ihnen schafft einen Mehrwert, sie existieren nur, weil das Werkzeug sie nicht vermeidet.

Die Anzeichen für eine Grenze des Werkzeugs

• Dieselbe Information wird von Hand an zwei Stellen eingetragen. Jede Abschrift ist ein Fehler, der nur auf seinen Auftritt wartet.
• Es gibt eine regelmäßige Arbeit, die nur dazu dient, zwei Listen in Einklang zu bringen.
• Niemand weiß, welches die richtige Version ist, und die Dateien heißen final, final zwei, final ok.
• Zwei Personen können nicht gleichzeitig daran arbeiten, oder sie tun es und überschreiben sich gegenseitig.
• Man kann nicht wissen, wer eine Zahl geändert hat, wann und warum.
• Man kann keinen Zugriff auf einen Teil der Tabelle geben, ohne ihn für den Rest mitzugeben.

Die ersten beiden lassen sich durch mehr Disziplin abmildern. Die letzten drei nicht: Sie lassen sich nicht mit besseren Formeln lösen, weil sie das betreffen, wofür die Tabellenkalkulation nicht gemacht ist.

Das Problem kann die Organisation sein

Viele Projekte scheitern, weil eine Software gekauft wird, um eine Uneinigkeit zu lösen. Drei typische Situationen.

• Der Prozess ist nicht festgelegt: Es ist nicht klar, wer einen Rabatt genehmigt oder ab welchem Moment eine Bestellung bestätigt ist. Die Software entscheidet nicht an Ihrer Stelle: Sie friert ein, was sie vorfindet.
• Jeder arbeitet auf seine Weise. Zuerst wählt man die Vorgehensweise, dann bringt man sie in ein System, sonst endet man damit, alle Varianten zu bauen und sie für immer zu pflegen.
• Die Daten sind unsauber: derselbe Kunde auf vier Arten geschrieben, fehlende Codes, uneinheitliche Maßeinheiten. So übernommen, bleiben sie unsauber und werden zudem schwerer zu korrigieren.

Wenn Excel sehr gut funktioniert und man es behalten sollte

• Wenige Personen, Daten, die nichts anderes speisen, und niemand, der sie in Echtzeit lesen muss.
• Berechnungen und Simulationen, die sich jedes Mal ändern: Hier ist ein starres System schlechter, nicht besser.
• Seltene oder saisonale Tätigkeiten, bei denen sich der Aufwand, etwas darauf aufzubauen, nicht lohnen würde.
• Noch nicht stabile Prozesse. Eine Tabelle ist der beste Ort, um zu verstehen, wie etwas funktionieren soll, bevor man es festlegt.

Der gegenteilige Fehler kommt vor und ist häufig: eine funktionierende Tabelle durch eine Software zu ersetzen, die genau dasselbe tut, nur mit mehr Schritten und weniger Freiheit. Wenn eine Datei nicht im Protokoll auftaucht, lassen Sie sie, wo sie ist.

Einen Pilotprozess auswählen

1. Einen Prozess mit klarem Anfang und Ende wählen – von der Bestellung bis zur Lieferung, von der Anfrage bis zum Angebot – und nicht „die Unternehmensführung“.
2. Ihn unter denjenigen auswählen, die im Protokoll am meisten wiegen, nicht unter den am leichtesten zu erklärenden.
3. Aufschreiben, wie es heute funktioniert, einschließlich der Ausnahmen. Die Ausnahmen sind der Teil, der Projekte scheitern lässt, und sie werden immer zuletzt erzählt.
4. Drei oder vier beobachtbare Verbesserungskriterien festlegen: eine Abschrift entfällt, die Daten existieren nur an einer Stelle, die Suche erfordert kein Öffnen einer Datei mehr, der wöchentliche Abgleich ist nicht mehr nötig.
5. Festlegen, wer die neue Version wirklich nutzen wird und wer bis zu ihrer Fertigstellung wie bisher weiterarbeitet.

Ein Pilotprojekt, das keines der im Protokoll aufgetauchten Ärgernisse angeht, ist nutzlos, selbst wenn es perfekt funktioniert.

Was dieser Leitfaden nicht behandelt

Hier bleibt man bei der Diagnose stehen: welche Probleme Sie haben und welche davon das Werkzeug betreffen. Die Wahl zwischen einer fertigen Verwaltungssoftware und einer maßgeschneiderten Software ist der nächste Schritt und erfolgt mit einer Kriterienmatrix. Die Art, wie alte Daten übernommen werden, wobei geprüft wird, dass sie vollständig angekommen sind, ist eine eigene Aufgabe mit eigenen Kontrollen.