Daten aus Excel oder einer alten Verwaltungssoftware migrieren: wie Sie das Ergebnis prüfen

Eine Datenmigration wird nicht danach beurteilt, ob die Daten eingespielt wurden. Sie wird danach beurteilt, ob sich beweisen lässt, dass alle und die richtigen eingespielt wurden. Der Unterschied zeigt sich drei Monate später, wenn jemand ein zwei Jahre altes Dokument sucht und es nicht findet: Dann weiß niemand mehr, ob es schon vorher fehlte, ob es absichtlich ausgeschlossen wurde oder ob es bei der Übertragung verloren ging.

Der schwierige Teil ist nicht das Verschieben der Informationen. Es ist, die Verknüpfungen zwischen ihnen zu erhalten — der Kunde verbunden mit seinen Bestellungen, die Bestellung verbunden mit ihren Dokumenten — und die Prüfbarkeit zu bewahren. Dieser Leitfaden hilft, die Übertragung so vorzubereiten, dass sie kontrollierbar ist, nicht nur durchführbar.

Bestandsaufnahme: was existiert und was nicht übernommen werden darf

Bevor man sich die Felder ansieht, betrachtet man die Quellen. Fast immer sind es mehr, als angegeben wurden: Neben der Verwaltungssoftware gibt es Tabellenkalkulationen, mit denen jemand ein Problem gelöst hat, das die Verwaltungssoftware nicht löste, und diese Tabellen enthalten Daten, die sonst niemand hat.

• Für jede Quelle: wer sie nutzt, wer sie aktualisiert, seit wann sie existiert, wie viele Zeilen sie enthält und welche die aktuellste ist.
• Die Qualität, konkret: wie viele Zeilen das Pflichtfeld leer haben, wie viele Adressen unvollständig sind, wie viele Daten unmöglich sind. Wenige Prüfungen genügen, um zu verstehen, womit Sie es zu tun haben.
• Was nicht übernommen werden darf: seit Jahren inaktive Stammdaten, Testeinträge, Hilfszeilen, Daten, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen. Das ist eine Entscheidung, die getroffen und schriftlich festgehalten werden muss, nicht eine, die auf den Zeitpunkt der Übertragung verschoben wird.
• Was einsehbar, aber nicht aktiv bleiben muss: die historischen Daten. Oft ist die richtige Wahl, die letzten Jahre in das neue System zu übernehmen und den Rest in einem lesbaren Archiv aufzubewahren, statt alles mitzuschleppen.

Die Zuordnungstabelle Quelle-Ziel

Es ist das zentrale Dokument der Arbeit: eine Zeile pro Feld, mit der Regel daneben geschrieben. Es wird ausgefüllt, bevor irgendetwas ausgeführt wird, und dient danach auch als Dokumentation. Die Werte sind illustrativ.

Die letzte Zeile ist eine nützliche allgemeine Regel: Was sich nicht interpretieren lässt, wird unverändert in ein Textfeld übertragen. Schlimmer als ein Datum zu verlieren ist, es nach einer falschen Annahme umzuwandeln, denn der erste Fehler ist sichtbar, der zweite nicht.

Kennungen und Duplikate

Jede übertragene Einheit braucht einen festen Schlüssel, und der Schlüssel des alten Systems muss auch im neuen in einem Hilfsfeld erhalten bleiben. Das kostet nichts und erlaubt es, jahrelang die Frage „woher kommt dieser Kunde?“ zu beantworten.

• Duplikate werden vor der Übertragung gesucht, in der Quelle, wo sie von den Personen, die die Daten kennen, noch korrigierbar sind.
• Die Zusammenführung zweier Stammdatensätze muss von einer Person entschieden werden, nicht von einer automatischen Regel: Zwei Standorte desselben Unternehmens können aus buchhalterischen Gründen zwei getrennte Kunden sein.
• Werden zwei Zeilen zusammengeführt, bleiben beide alten Schlüssel erhalten: Die historischen Dokumente verweisen auf einen der beiden.
• Duplikate, die sich nicht auflösen lassen, werden trotzdem übertragen, aber gekennzeichnet. Ein sichtbares Duplikat ist ein Problem; ein irrtümlich gelöschtes Duplikat ist ein Verlust.

Der Test und die drei entscheidenden Kontrollen

Die Übertragung wird zuerst in einer Testumgebung ausgeführt, mit einer Stichprobe, die die schwierigen Fälle einschließt: den Kunden mit den meisten Bestellungen, den mit der ungewöhnlichen Adresse, den mit Sonderzeichen im Namen, die älteste und die jüngste Bestellung.

1. Zählungen: wie viele Zeilen in der Quelle, wie viele im Ziel, wie viele verworfen und aus welchem Grund. Die Summe muss exakt aufgehen, und die verworfenen Zeilen müssen namentlich aufgelistet werden, nicht nur gezählt.
2. Summen: die Summe der Beträge pro Jahr, in Quelle und Ziel. Das ist die Kontrolle, die falsch gelesene Dezimaltrennzeichen und verlorene Zeilen auf einen Schlag aufdeckt.
3. Beziehungen: Hat ein bestimmter Kunde alle seine Bestellungen? Hat eine bestimmte Bestellung alle ihre Positionen und Dokumente? Das ist die Kontrolle, die am häufigsten übersprungen wird, weil die Gesamtzählung auch dann aufgeht, wenn die Verknüpfungen zerbrochen sind.

Das Abgleichprotokoll und der Tag der Umstellung

Das Protokoll ist eine Seite, die unterschrieben und aufbewahrt wird: Datum der Übertragung, Version der Quellen, Zählungen und Summen im Vergleich, Liste der verworfenen Zeilen, getroffene Entscheidungen zu Ausschlüssen, Name der prüfenden Person. Es dient dazu, die Diskussion Monate später zu beenden, wenn die Erinnerung nicht mehr ausreicht.

Die endgültige Umstellung wird geplant wie ein Umzug. Man wählt einen Zeitpunkt mit ruhendem Betrieb, teilt den Mitarbeitenden mit, ab wann das alte System nicht mehr aktualisiert wird, und legt vorher fest, was mit Informationen geschieht, die in der Zwischenzeit erfasst werden, denn jemand wird sie trotzdem erfassen.

• Vollständige Sicherungskopie von Quelle und Ziel, vor Beginn geprüft: Eine Kopie, die niemand versucht hat wieder einzulesen, ist keine Kopie.
• Das alte System bleibt für einen vereinbarten Zeitraum lesend zugänglich. Das ist der eigentliche Rückweg, mehr als die technische Wiederherstellung.
• Eine vorab schriftlich festgelegte Abbruchbedingung: Stimmen die Kontrollen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht, wird abgebrochen und ein weiteres Mal versucht. Das während des Vorgangs zu entscheiden ist unmöglich, weil dann alle schon erschöpft sind.
• Bekannte Ausnahmen müssen jemandem mit einer Frist zugewiesen werden, nicht nur in einer Liste belassen: Adressen, die von Hand bereinigt werden müssen, bereinigen sich nicht von selbst.

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Hier geht es um die einmalige Übertragung: die Daten von dort, wo sie sind, dorthin zu bringen, wo sie sein sollen, ein einziges Mal. Zwei Systeme, die beide weiterbestehen, aufeinander abgestimmt zu halten, ist ein anderes Problem, mit eigenen Regeln dazu, wer über welches Datum bestimmt und was geschieht, wenn sich die beiden widersprechen, und wird gesondert behandelt. Außerhalb dieses Rahmens bleibt auch die vorgelagerte Entscheidung, ob das aktuelle Werkzeug ersetzt werden soll.