Unternehmenslager: Bewegungen und Inventur über den Gesamtbestand hinaus verfolgen

Der Gesamtbestand ist die Zahl, die alle betrachten, und die einzige, die für Entscheidungen nutzlos ist. Sie sagt, wie viel Material im Unternehmen ist, nicht ob Sie heute eine Bestellung annehmen können, nicht wo sich ein Teil befindet, nicht warum gestern drei fehlten. Die operativen Fragen lassen sich nur beantworten, wenn jede Bewegung eine Spur hinterlässt. Dieser Leitfaden dient dazu, diese Spur zu entwerfen, bevor irgendein Werkzeug gewählt wird.

Die Stammdaten: der langweilige Teil, der alles entscheidet

Ein systemgestütztes Lager steht oder fällt mit vier Definitionen, und es lohnt sich, sie am Anfang zu besprechen statt später.

• Der Artikel: ein Code für eine Sache. Das typische Problem ist das Gegenteil, also dasselbe Teil mit zwei Codes, weil zwei Lieferanten es unterschiedlich benennen.
• Die Maßeinheit. Kaufen Sie in Kartons und entnehmen stückweise, muss das System das Verhältnis kennen und eine davon als Referenz verwenden. Das ist die häufigste Ursache unerklärlicher Differenzen.
• Der Lagerplatz. Auch in einer kleinen Halle ist „Regal C, Ebene 2“ mehr wert als „Lager“. Ohne Lagerplätze wird die Inventur zur Schatzsuche.
• Die Kennung: ein Strichcode, ein Etikett, eine Chargen- oder Seriennummer, wo es nötig ist, auf die einzelne Lieferung zurückzuverfolgen. Die Charge wird nur dort hinzugefügt, wo sie wirklich gebraucht wird, denn auf alles angewandt verdoppelt sie die Arbeit desjenigen, der erfasst.

Die immer gültige Regel: Wer erfasst, muss es tun können, ohne zu interpretieren. Muss vor dem Regal entschieden werden, welcher Code zu verwenden ist, wird die Wahl früher oder später anders ausfallen.

Alles, was sich bewegt, ist eine Bewegung

Es gibt keinen Bestand, der sich aktualisiert: Es gibt Bewegungen, die zusammengezählt den Bestand ergeben. Das ist ein begrifflicher Unterschied mit praktischen Folgen, weil er es erlaubt, die Frage „warum fehlen drei“ zu beantworten, statt sie nur festzustellen.

• Zugang: Wareneingang vom Lieferanten, Rücksendung vom Kunden, Rückkehr von externer Bearbeitung.
• Entnahme: Versand an Kunden, Lieferung an die Produktion, Einsatz auf einer Baustelle, Muster.
• Umlagerung: von einem Lagerplatz zu einem anderen oder von einem Standort zu einem anderen. Das ändert nicht die Gesamtmenge, wohl aber, wo sich das Material befindet, und wird sie nicht erfasst, entsteht das klassische „es ist da, aber man findet es nicht“.
• Korrektur: Berichtigung nach einer Zählung, Bruch, Ausschuss, Verlust. Das ist die einzige Bewegung, die den Bestand ohne eine äußere Ursache verändert, und deshalb muss sie begründet und einer Person zugeordnet werden.

Jede Bewegung trägt Datum, Artikel, Menge, Lagerplatz, Grund, ausführende Person und, wenn vorhanden, das dazugehörige Dokument. Eine Bewegung ohne Grund ist eine Lücke, die am Jahresende niemand erklären kann.

Physisch, gebunden, verfügbar

Verschiedene Zahlen, die im allgemeinen Sprachgebrauch alle „Bestand“ heißen. Sie zu verwechseln ist die häufigste Ursache für nicht eingehaltene Kundenzusagen.

Wer verkauft, muss den verfügbaren Bestand sehen, wer zählt, muss den physischen sehen. Zeigt derselbe Bildschirm nur eine Zahl, ohne zu sagen, welche es ist, wird jede Abteilung sie auf ihre Weise interpretieren.

Inventur und Differenzen, mit einem Verantwortlichen

Differenzen gibt es immer. Ein ernstzunehmendes System ist nicht eines, das sie vermeidet, sondern eines, das sie früh sichtbar macht und auf einen genauen Zeitpunkt zurückführbar.

• Die jährliche Gesamtzählung findet die Differenzen, wenn die Ursache längst nicht mehr rückverfolgbar ist.
• Die zyklische Zählung – wenige Artikel auf einmal, rotierend, häufiger bei den umschlagsstärksten – findet dieselben Differenzen, wenn noch nachvollziehbar ist, woher sie kommen.
• Wer zählt, sollte nicht der Einzige sein, der korrigieren kann. Das ist kein Misstrauen: Die Korrektur durch dieselbe Person, die die Entnahme falsch gemacht hat, löscht die Information.
• Jede Korrektur hat einen aus einer kurzen Liste gewählten Grund – Bruch, Entnahmefehler, Zugangsfehler, nicht gefunden –, denn genau diese Liste sagt, nach sechs Monaten erneut betrachtet, wo einzugreifen ist.

Tritt die Differenz wiederholt beim selben Artikel auf, ist das Problem fast nie Diebstahl: häufiger ist es die Maßeinheit, ein doppelter Code oder eine gewohnheitsmäßige Entnahme, die niemand erfasst, weil „es nur für die Werkstatt ist“.

Ein veranschaulichender Tag

Ein Unternehmen mit einem Ersatzteillager. Die Erzählung ist illustrativ, aber die drei Situationen treten jeden Tag auf.

1. Um acht Uhr kommt ein Lieferant. Der Lagerarbeiter vergleicht den Lieferschein mit dem, was er entlädt: Zwei Packstücke haben eine abweichende Menge. Er erfasst, was tatsächlich angekommen ist, und meldet die Abweichung an den Einkauf. Den Lieferschein statt des Inhalts zu erfassen ist die eleganteste Art, die Inventur monatelang falsch zu machen.
2. Um elf Uhr nimmt ein Techniker zwei Teile für eine dringende Reparatur. Es gibt keine verknüpfte Bestellung, aber die Entnahme muss trotzdem erfasst werden, mit dem Grund „Einsatz“ und dem Kundenbezug. Das ist die Bewegung, die am häufigsten ausgelassen wird, und der Hauptgrund, warum der Systembestand höher ausfällt als der tatsächliche.
3. Am Nachmittag fehlen bei einer zyklischen Zählung drei Stück eines Artikels. Vor der Korrektur wird der Verlauf geprüft: In den letzten zwei Monaten gab es vier Entnahmen für Einsätze. Die Korrektur wird trotzdem mit ihrem Grund vorgenommen, aber die nützliche Schlussfolgerung ist eine andere: Dieses Material geht oft ohne Beleg raus, und es braucht eine schnelle Möglichkeit, es zu erfassen.

Bestellungen und Bedarf verknüpfen

Das Lager wird zu einem Entscheidungswerkzeug, wenn es mit dem verknüpft ist, was bevorsteht.

• Eine angenommene Kundenbestellung bindet das Material. Geschieht das nicht, werden zwei Vertriebsmitarbeiter dasselbe Teil verkaufen.
• Die Mindestbestände müssen pro Artikel festgelegt und an die Wiederbeschaffungszeit gebunden werden, nicht an eine für alle gleiche Zahl: Ein Teil, das in zwei Tagen ankommt, und eines, das in zwei Monaten ankommt, haben nicht dieselbe Schwelle.
• Der Bestellvorschlag bleibt ein Vorschlag. Wer einkauft, entscheidet, denn das System weiß nichts vom Lieferanten, der wegen Urlaub geschlossen hat, oder vom Kunden, der seine Bestellung gerade verdoppeln will.

Wann es sich lohnt, vorher innezuhalten

Was dieser Leitfaden nicht behandelt

Hier geht es um das Lager von innen betrachtet: wie es definiert, bewegt und kontrolliert wird. Die Synchronisierung mit einem Online-Shop – welches System über den Bestand bestimmt, wie verhindert wird, dass verkauft wird, was nicht da ist, mit welchen Verzögerungen – ist ein eigenes Problem und wird anderswo behandelt, ebenso wie die Organisation von Einkaufsanfragen und Genehmigungen vor dem Wareneingang.