Einkauf und Lieferanten: wie Sie Anfragen und Freigaben organisieren

Unkoordinierte Einkäufe entstehen selten aus Disziplinlosigkeit. Sie entstehen daraus, dass eine Anfrage auf dem vorgesehenen Weg mehr Zeit kostet als eine Anfrage per Nachricht: Ist das Verfahren ein von Hand auszufüllendes Formular mit einer Unterschriftenrunde, kauft, wer eine stillstehende Baustelle hat, selbst ein und informiert erst danach. Ein Einkaufsprozess funktioniert, wenn der richtige Weg auch der schnellste ist.

Das angestrebte Ergebnis ist nicht Kontrolle um der Kontrolle willen. Es ist die Möglichkeit, jederzeit zu wissen, was angefragt wurde, wer es genehmigt hat, was bestellt wurde und was angekommen ist.

Die Anfrage: wenige Angaben, alle verpflichtend

Ein langes Formular erzeugt Anfragen außerhalb des Systems. Die Mindestangaben sind jene, ohne die niemand genehmigen oder bestellen kann.

• Was gebraucht wird, verständlich für die einkaufende Person beschrieben: nicht nur der interne Code, nicht nur „das Übliche“.
• Auf welchen Auftrag, welche Abteilung oder welche Kostenstelle sich die Anfrage bezieht. Das ist die am häufigsten fehlende Angabe, und sie macht es unmöglich, am Jahresende nachzuvollziehen, wohin das Geld geflossen ist.
• Wann es gebraucht wird, mit einem tatsächlichen Datum. „Dringend“ ist kein Datum und wird innerhalb eines Monats zur einzigen existierenden Priorität.
• Das vorgesehene Budget oder der zuletzt gezahlte Preis, falls verfügbar: Das gibt der genehmigenden Person einen sofortigen Maßstab.
• Wer angefragt hat und wer es nutzen wird – oft nicht dieselbe Person.

Schwellenwerte, Verantwortliche und Vertretungen

Die Genehmigungsregel muss in drei Zeilen passen und immer gelten, ohne dass jemand jemand anderen fragen muss, wie sie funktioniert.

Die Höhe der Schwellenwerte ist eine unternehmerische Entscheidung und wird nicht von außen übernommen: Sie ergibt sich aus den Ausgaben des letzten Jahres und der Wahl des Punkts, ab dem eine zusätzliche Kontrolle die dafür aufgewendete Zeit wert ist. Das praktische Kriterium ist einfach: Landet ein relevanter Anteil der Anfragen bei der Geschäftsführung, ist der Schwellenwert zu niedrig, und die Geschäftsführung wird zum Engpass des Unternehmens.

Vertretungen sind der Teil, der gut entworfene Prozesse zum Stillstand bringt, und fast immer der, an den zuletzt gedacht wird. Drei Dinge sind nötig: eine benannte Vertretung für jede genehmigende Person, eine Höchstzeit, nach der die Anfrage von selbst eine Ebene aufsteigt, und die Erfassung, wer stellvertretend für wen genehmigt hat.

Von der Anfrage zur Ware: eine Kette, keine vier Inseln

Der Wert eines Einkaufssystems liegt in den Verknüpfungen. Jedes Dokument muss den Bezug zu dem Dokument tragen, aus dem es entstanden ist.

1. Die genehmigte Anfrage erzeugt die Angebotsanfrage oder direkt die Bestellung und behält den Bezug dazu.
2. Das angenommene Angebot wird zur Bestellung, mit den vereinbarten Bedingungen: Preis, Termine, Lieferart.
3. Der Wareneingang erfasst, was tatsächlich angekommen ist, wann, und wer es geprüft hat.
4. Abweichungen, also andere Mengen, anderer Preis, nicht konforme Ware oder Teillieferung, werden auf der Bestellung erfasst, nicht in einer separaten Nachricht.
5. Die Rechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen: Das ist die Kontrolle, die allein die Zeit rechtfertigt, die für die Einrichtung des Übrigen aufgewendet wurde.

Ein Beispielablauf: dringendes Material und Teillieferung

Eine Baustelle meldet, dass für Montag Material fehlt. Die verantwortliche Person öffnet eine Anfrage vom Smartphone aus: Beschreibung, Auftrag, benötigtes Datum, Grund der Dringlichkeit.

• Die Anfrage überschreitet den niedrigen Schwellenwert und geht an die Abteilungsleitung, die noch am selben Abend genehmigt. Das System erfasst Uhrzeit und Person.
• Die Einkaufsabteilung bestellt beim gewohnten Lieferanten, der die halbe Menge für Montag und den Rest für Donnerstag bestätigt. Die Bestellung erfasst zwei vorgesehene Lieferungen, nicht eine.
• Am Montag kommt der erste Teil an. Wer den Wareneingang durchführt, erfasst die tatsächliche Menge: Die Bestellung bleibt für den Rest offen, und die Baustelle sieht, dass noch etwas fehlt, ohne jemanden anrufen zu müssen.
• Am Donnerstag ist die zweite Lieferung unvollständig. Die Abweichung wird auf der Bestellung erfasst, sodass die Geschichte bereits geschrieben ist, wenn die Rechnung eintrifft, und nicht aus Gesprächen von vor zwei Wochen rekonstruiert werden muss.

Interessant ist, dass niemand zusätzliche Arbeit geleistet hat: Dieselben Informationen, die vorher telefonisch kursierten, wurden nur ein einziges Mal erfasst, an der Stelle, an der sie später gebraucht würden.

Was schriftlich festgehalten bleiben muss, und wann kein System nötig ist

Nachvollziehbar bedeutet nicht, alles zu erfassen. Es bedeutet, Monate später vier Fragen beantworten zu können: Wer hat angefragt und warum, wer hat genehmigt und wann, was wurde zu welchen Bedingungen bestellt, was ist angekommen und was wurde beanstandet.

• Änderungen müssen als Verlauf aufbewahrt, nicht überschrieben werden: Eine dreimal geänderte Bestellung muss die drei Versionen zeigen können.
• Entscheidungen, die außerhalb des Systems getroffen wurden, wie eine mündlich erteilte Ausnahme, müssen darin nachgetragen werden. Sonst ist der erfasste Verlauf falsch, und ein Register, dem niemand vertraut, wird irgendwann nicht mehr genutzt.
• Personen sollten nicht nur namentlich, sondern auch nach Rolle angegeben werden, denn Namen ändern sich, und alte Einträge müssen lesbar bleiben.

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Hier geht es darum, wie Anfragen, Genehmigungen, Bestellungen und Wareneingänge organisiert werden. Der KI-gestützte Vergleich von Lieferantenangeboten, also was ein System der künstlichen Intelligenz bei Bedingungen, Preisen und Unterschieden zwischen Angeboten prüfen kann und mit welcher Vorsicht, wird im entsprechenden Leitfaden behandelt. Die vollständige Abwicklung eines Auftrags vom Verkauf bis zur Installation hat einen eigenen Leitfaden.