Online-Shop und Lager verbinden: wie Sie uneinheitliche Bestände vermeiden

Das Problem entsteht nicht, wenn die beiden Systeme miteinander kommunizieren: Es entsteht, wenn sie unterschiedliche Zahlen nennen und niemand im Voraus entschieden hat, welcher geglaubt wird. Ein Stück zu verkaufen, das nicht vorhanden ist, kostet eine Rückerstattung, eine Entschuldigung und manchmal einen Kunden; eines blockiert zu halten, das vorhanden ist, kostet einen Verkauf, den niemand zählt. Online-Shop und Lager zu verbinden bedeutet vor allem festzulegen, wer das Sagen hat, und was passiert, wenn etwas schiefgeht.

Der technische Teil ist der einfachste. Die schwierigen Entscheidungen sind kaufmännischer Natur und müssen vor der Verbindung getroffen werden: Danach werden sie zu Flickwerk.

Bestand und verkaufbare Verfügbarkeit sind nicht dieselbe Zahl

Die teuerste Verwechslung ist die zwischen der Anzahl der Stücke im Lager und der Anzahl, die jetzt verkauft werden kann. Dazwischen liegt alles, was bereits jemandem versprochen ist.

• Physischer Bestand: was auf den Regalen gezählt wird, einschließlich noch nicht wieder eingeräumter Retouren.
• Reserviert: Stücke aus angenommenen, aber noch nicht versandten Bestellungen, einschließlich der im Laden, am Telefon und über Vertreter getätigten Verkäufe.
• In Zulieferung: beim Lieferanten bestellte Ware, mit einem Datum, das eine Prognose ist und keine Tatsache.
• Zurückgehalten: Sicherheitsbestand, Musterkollektion, defekte Stücke, die auf Prüfung warten, für einen bestimmten Kunden vorgesehenes Material.

Die online verkaufbare Verfügbarkeit ist das, was übrig bleibt. Ist die veröffentlichte Zahl der physische Bestand, verkaufen Sie auch das, was bereits jemand anderem gehört.

Eine einzige offizielle Quelle, vor der Verbindung festgelegt

Weichen die beiden Systeme voneinander ab, muss eines der beiden per Regel recht haben, nicht per Diskussion. Die drei möglichen Einstellungen, mit dem Fall, in dem jede davon trägt.

Lösungen, bei denen beide Systeme die Verfügbarkeit desselben Codes ändern können, erzeugen die am schwersten nachvollziehbaren Widersprüche: zwei Wahrheiten und kein Schiedsrichter.

Das letzte Stück: die Abfolge, die alles zum Kippen bringt

Der zu planende Fall ist nicht der normale Verkauf, sondern der gleichzeitige. Veranschaulichende Abfolge, mit nur einem verfügbaren Stück.

1. Um 10:31 Uhr legt ein Online-Kunde das Stück in den Warenkorb. Reserviert der Warenkorb nichts, bleibt das Stück für jeden verkaufbar.
2. Um 10:32 Uhr verkauft der Inhaber dasselbe Stück im Laden und bucht es in der Verwaltungssoftware aus.
3. Um 10:33 Uhr bezahlt der Online-Kunde. Der Shop nimmt die Bestellung an, weil seine Kopie der Verfügbarkeit noch auf dem vorherigen Wert steht.
4. Um 10:35 Uhr gleicht die Synchronisierung die Zahlen an, und die Verfügbarkeit rutscht unter null. Es gibt ein Stück und zwei Bestellungen.
5. Um 10:36 Uhr muss es jemand bemerken. Gibt es keine Benachrichtigung, bemerkt es der Lagermitarbeiter bei der Kommissionierung, oder der Kunde, wenn er nichts erhält.

Die drei Hebel, die den Fall verringern: die Verfügbarkeit bei der Zahlung reservieren statt beim Versand, das Synchronisierungsintervall bei Codes mit niedrigem Bestand verkürzen, und im Voraus entscheiden, wer Vorrang hat, wenn es dennoch passiert. Keiner der drei beseitigt es: Gleichzeitigkeit ist eine Tatsache, kein zu behebender Fehler.

Wenn die Synchronisierung ausfällt, und früher oder später fällt sie aus

Eine Verbindung zwischen zwei Systemen bricht ab: Wartungsarbeiten, abgelaufene Zugangsdaten, ein geänderter Code, ein Netzwerkausfall. Die Frage ist nicht, ob es passiert, sondern was in der Zwischenzeit geschieht.

• Nicht übermittelte Änderungen bleiben in der Warteschlange und werden der Reihe nach nachgeholt, sobald die Verbindung zurückkehrt, statt verloren zu gehen.
• Eine zweimal wiederholte Änderung darf nicht zweimal abgebucht werden. Es wird der resultierende Wert übertragen statt der Differenz, oder jede Bewegung trägt eine Kennung, die eine doppelte Anwendung verhindert.
• Steht die Synchronisierung seit einer festgelegten Zeit still, erhält jemand eine Benachrichtigung. Eine stillschweigend unterbrochene Verbindung ist schlimmer als eine fehlende, weil die Zahlen weiterhin gültig erscheinen.
• Ein regelmäßiger Abgleich vergleicht die beiden Systeme Code für Code und erzeugt eine zu prüfende Liste von Abweichungen, keine automatische Korrektur, die die Ursache verdeckt.

Puffer oder Verkauf bis null: eine kaufmännische Entscheidung

Einige Stücke online nicht verkaufbar zu halten verringert Stornierungen, bindet aber Ware; bis zum letzten Stück zu verkaufen nutzt das gesamte Lager aus und erhöht die Ausnahmen. Es gibt keine technische Antwort: Es hängt davon ab, was Sie die beiden Dinge kosten.

• Ein Puffer ist bei Codes sinnvoll, die über mehrere Kanäle verkauft werden und sich schnell umschlagen.
• Bei langsam drehenden, hochwertigen Codes ist ein Puffer gebundenes Geld: Besser bis null verkaufen und die Ausnahme behandeln, wenn sie auftritt.
• Bei Produkten auf Bestellung ist die Verfügbarkeit nicht die richtige Zahl: Das Versprechen ist eine Lieferzeit und muss als solche formuliert werden.
• Der Bestand stimmt nie perfekt mit dem System überein, wegen Bruch, Fehlmengen und Standortfehlern: Auch das federt der Puffer ab.

Die Grenzfälle, die vor der Eröffnung zu testen sind

Bevor der Shop für die Öffentlichkeit freigeschaltet wird, testet man die Fälle, die bei einer Vorführung nie vorkommen, mit echter Ware und echten Personen.

1. Gleichzeitiger Verkauf des letzten Stücks über zwei Kanäle, bei aktiver Synchronisierung.
2. Vom Kunden stornierte Bestellung und von Ihnen stornierte Bestellung: Das Stück wird wieder verkaufbar, und es wird geprüft, in welcher Zeit.
3. Erhaltene Retoure: Das Stück kommt als verkaufbar, als zu prüfen oder als Ausschuss zurück, und es wird festgelegt, wer das entscheidet.
4. Produkt mit Varianten in Größe, Farbe oder Verpackung: Die Verfügbarkeit wird pro Variante verwaltet, nicht pro übergeordnetem Produkt.
5. Sets und zusammengesetzte Produkte: was mit dem Set passiert, wenn eine der Komponenten ausgeht.
6. Eine Stunde lang während des Verkaufs unterbrochene Verbindung, dann wiederhergestellt: keine Bewegung verloren, keine doppelt angewendet.
7. Neuer, in der Verwaltungssoftware angelegter Code: wann er online erscheint und mit welchen Mindestdaten.

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Hier geht es um die Konsistenz der Verfügbarkeit zwischen Systemen. Wie das Lager physisch organisiert ist, mit Standorten, Bewegungen und Inventuren, ist ein anderes Problem und manchmal die wahre Ursache falscher Zahlen. Auch die Prüfungen, die vor der Zusage einer Integration zwischen zwei Softwaresystemen nötig sind, wenn eines der beiden nicht für eine Anbindung konzipiert wurde, werden gesondert behandelt.