Unternehmensdokumente: falsche Versionen und verstreute Anhänge vermeiden

Die Kosten unordentlicher Dokumente liegen nicht in der Unordnung selbst: Sie liegen im Angebot, das mit der Preisliste vom letzten Jahr verschickt wird, in der Anweisung, die in einer bereits ersetzten Version ausgeführt wird, im Anhang, der in vier Postfächern gesucht wird, während der Kunde am Telefon wartet. Ein Archiv soll solche Dinge erschweren, nicht Ordnung um der Ordnung willen schaffen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu entscheiden, wer für jedes Dokument verantwortlich ist, welche Version gilt und wo es sich befindet.

Nicht alle Dokumente haben das gleiche Problem

Alles in einen gemeinsamen Ordner zu legen und ihn Archiv zu nennen, löst nichts, denn Dokumente werden unterschiedlich genutzt und haben deshalb unterschiedliche Schwachstellen.

• Dokumente, die festlegen, wie gearbeitet wird: Anweisungen, Anleitungen, Formulare. Das Problem ist die Version.
• Dokumente, die an einen Auftrag gebunden sind: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Protokoll, Fotos eines Einsatzes. Das Problem ist die Verknüpfung: Sie müssen am Auftrag hängen, nicht am Ordner der Person, die sie erstellt hat.
• Dokumente, die von außen kommen: Datenblätter, Zertifikate, Handbücher, Preislisten von Anbietern. Das Problem ist zu wissen, ob sie noch gültig sind.
• Dokumente, die ablaufen: Versicherungen, Genehmigungen, Verträge. Das Problem ist, es vorher zu bemerken und nicht erst danach.

Vier verschiedene Probleme brauchen vier verschiedene Regeln. Wer nur eine davon auf alles anwendet, wendet am Ende keine richtig an.

Die gültige Version ist die, die jemand freigegeben hat

„Die letzte“ und „die richtige“ sind nicht dasselbe. Die zuletzt geänderte Datei kann der Entwurf von irgendjemandem sein. Solange es keinen Freigabeschritt gibt, muss die suchende Person raten – und rät manchmal falsch.

• Ein einziger Ort für die gültige Version, getrennt von dem Ort, an dem die Entwürfe liegen.
• Eine freigebende Rolle, die nach Funktion und nicht nach Person benannt ist, mit einer festgelegten Vertretung.
• Überholte Versionen werden nicht gelöscht: Sie werden verschoben und als überholt gekennzeichnet, mit Datum und Angabe, welches Dokument sie ersetzt.
• Jedes Dokument trägt seine Versionsnummer mit sich, auch wenn es gedruckt oder per Post verschickt wird.

Ein Verfahrensblatt im Detail

Das folgende Beispiel ist illustrativ und zeigt, welche Felder ein Dokument steuerbar machen.

Finden: hängt davon ab, wie das Dokument verknüpft ist

Die Suche nach dem Dateinamen funktioniert, solange die Namen von einer einzigen Person vergeben werden. Bei mehreren Personen braucht es mehr.

• Jedes an einen Auftrag gebundene Dokument wird mit dem Auftrag, dem Kunden oder dem Einsatz verknüpft: So wird ausgehend vom Auftrag gesucht, denn so entsteht die Frage tatsächlich.
• Wenige, vorab festgelegte Kennzeichnungen – Dokumenttyp, Jahr, Kunde – sind mehr wert als eine tiefe Ordnerstruktur, die jeder anders auslegt.
• Der Dateiname nennt Typ, Referenz und Datum, immer in derselben Reihenfolge.
• Die Volltextsuche hilft nur, wenn die Dokumente aus Text bestehen: Ein PDF, das das Foto eines Blatts ist, enthält keine durchsuchbaren Wörter.

Wer sieht und wer ändern darf

Die nützlichste Berechtigung ist nicht die, die etwas verbirgt: Es ist die, die eine Änderung verhindert. Die meisten Schäden entstehen nicht dadurch, dass jemand ein Dokument liest, das ihn nichts angeht, sondern dadurch, dass jemand eines ändert, das alle betrifft.

• Vier unterschiedliche Rollen: wer liest, wer hochlädt, wer freigibt, wer löschen darf.
• Dokumente mit personenbezogenen Daten — Personalverträge, Zertifikate, Beurteilungen — sind nur für Personen zugänglich, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Der Zugriff von Personen, die das Unternehmen verlassen, wird noch am selben Tag entzogen, und dabei müssen auch die Dokumente gesichert werden, die nur auf ihrem Gerät lagen.
• Muss ein Dokument das Unternehmen verlassen, ist ein Link mit Ablaufdatum einem Anhang vorzuziehen, der für immer im Postfach von jemand anderem bleibt.

Aufbewahrung und Löschung

Manche Dokumente müssen aus gesetzlicher Pflicht aufbewahrt werden, andere sind zu löschen, sobald der Grund für ihre Existenz entfallen ist. Beides wird gemeinsam entschieden, Typ für Typ, und zusammen mit der Definition des jeweiligen Typs festgehalten: wie lange aufbewahrt wird, wo die unveränderliche Kopie liegt, wer die Löschung durchführt und wann.

Wann viel weniger als eine Software genügt

Wenn die wichtigen Dokumente wenige sind und nur zwei oder drei Personen damit arbeiten, ist ein eigenes System eine Belastung: Es genügen ein Ordner für die gültige Version, einer für den Verlauf, eine gemeinsam festgelegte Namensregel für Dateien und eine Person, die freigibt. Der Moment, in dem mehr gebraucht wird, zeigt sich an drei Anzeichen: Die Dokumente müssen mit Aufträgen verknüpft werden, die Berechtigungen müssen sich nach Rolle unterscheiden, oder es muss nachvollziehbar sein, wer was gesehen und geändert hat.

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Hier geht es um die Organisation von Dokumenten: Zuständigkeiten, Versionen, Zugriffe, Auffindbarkeit. Was an den Dokumenten vorzubereiten ist, bevor sie einem Assistenten übergeben werden, der Fragen von Personen beantwortet — Formate, lesbarer Text, Entfernen überholter Dokumente —, ist eine nachfolgende Aufgabe mit einem eigenen Leitfaden.