Software für Angebote: Preislisten und Regeln in stimmige Dokumente verwandeln

Das Angebot ist das Dokument, mit dem sich das Unternehmen exponiert: ein Preis, Konditionen, ein Datum. Wird es von Hand erstellt, schleppt jede Kopie einer vorherigen Datei den Rabatt eines anderen Kunden mit, eine alte Preisliste, eine nicht mehr gültige Klausel. Es in eine Software zu bringen dient dazu, die wiederkehrende Arbeit zu entfernen, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren, wer was zugestehen darf.

Das gegenteilige Risiko besteht darin, alles zu starr zu machen und den Vertrieb dazu zu drängen, außerhalb des Systems zu arbeiten, wo niemand etwas sieht. Das Projekt gelingt, wenn Ausnahmen von Anfang an vorgesehen sind, nicht wenn sie verboten werden.

Vor der Software: Was in einem Angebot steckt

Man beginnt damit, ein echtes, aktuelles und kompliziertes Angebot zu zerlegen, nicht das einfache aus dem Handbuch.

• Die Posten: Was Sie verkaufen und mit welcher Maßeinheit. Wird eine Montage in einem Fall nach Stunden und in einem anderen pauschal berechnet, muss der Unterschied jetzt entschieden werden, nicht mitten im Projekt.
• Was berechnet wird: Menge mal Preis, aber auch Mindestmengen, Rundungen, Fixkosten, Transport.
• Was geschrieben wird: Zahlungen, Termine, Ausschlüsse, Garantien. Das sind wiederkehrende Texte, die an einer einzigen Stelle verwaltet werden müssen, sonst verwendet jeder seine eigene Version.
• Was vom Kunden abhängt: angewandte Preisliste, üblicher Rabatt, Sprache des Dokuments.

Diese Zerlegung ist die halbe Arbeit. Ein Angebot, das niemand im Unternehmen mündlich zerlegen kann, ist ein Angebot, das die Software so verworren reproduzieren wird, wie es ist.

Preislisten, Rabatte und Gültigkeit

Ein Preis ist keine Zahl: Es ist eine Zahl, die für eine Preisliste, einen Zeitraum und eine Menge gilt. Diese vier Dinge zusammenzuhalten ist der Teil, der sich am meisten auszahlt.

• Rabatte müssen nach Herkunft unterschieden werden: Listenrabatt, von Fall zu Fall gewährter Vertriebsrabatt, Aktionsrabatt mit einem Enddatum. Nur der zweite braucht eine Genehmigung.
• Die Gültigkeit des Angebots gehört ins Dokument und ins System, denn sie dient dazu, zu wissen, welche offenen Angebote noch zählen und welche nicht.
• Ändert sich die Preisliste, ändern sich bereits versendete Angebote nicht. Das Dokument hält die Preise zum Zeitpunkt des Versands fest, und das System bewahrt sie auf.

Ausnahmen, Genehmigungen und Endfreigabe

Die Regeln decken die normalen Fälle ab. Der Wert des Systems zeigt sich beim Rest: wer von der Preisliste abweichen darf, um wie viel, und mit wessen Zustimmung.

Zwei Hinweise. Die Grenzwerte müssen an die Realität angepasst werden: Wenn die Hälfte der Angebote eine Genehmigung braucht, ist die Grenze falsch gesetzt und die Genehmigung wird zum reinen Stempel. Und die Anfrage muss sich in wenigen Minuten stellen und beantworten lassen, auch vom Telefon aus, denn in dem Moment, in dem der Vertriebsmitarbeiter sie braucht, ist er fast immer beim Kunden.

Versionen, Dokument und Verlauf

Ein Angebot ändert sich mehrmals, bevor es angenommen wird, und das ist normal. Was sich nicht ändern darf, ist die Möglichkeit zu wissen, welche Version man gerade vor sich hat.

1. Jede Überarbeitung ist ein neues Dokument mit einer erkennbaren Nummer, kein Überschreiben. Kunde und Vertriebsmitarbeiter müssen „die zweite“ sagen können und dasselbe meinen.
2. Das PDF wird vom System erzeugt. Lässt sich das Dokument danach von Hand nachbearbeiten, entfällt die Preiskontrolle in einem Schritt.
3. Der Verlauf bewahrt, was sich zwischen einer Version und der anderen geändert hat und wer es geändert hat. Er wird an dem Tag gebraucht, an dem der Kunde die falsche Version annimmt, und das kommt vor.
4. Überholte Versionen bleiben einsehbar, aber nicht mehr annehmbar: lesbar ja, bestellbar nein.

Von der Annahme bis zur Auftragseröffnung

Die Annahme ist der Moment, in dem das Angebot aufhört, ein Vertriebsdokument zu sein, und zu einer Produktionsverpflichtung wird. Es ist auch der Punkt, an dem die Daten ohne System von jemand anderem von Hand neu eingegeben werden.

• Was die Annahme eröffnet: einen Auftrag, eine Bestellung, einen Einsatz. Es muss festgelegt werden, was davon, denn davon hängt ab, wer die Arbeit sieht.
• Was übergeben wird: Posten, Mengen, vereinbarte Bedingungen, Anhänge. Wird nur die Summe übergeben, arbeitet die Produktion im Dunkeln und ruft beim Vertrieb an.
• Was nicht übergeben wird: gewährte Rabatte und interne Notizen bleiben, wo sie sind, sichtbar für die Zuständigen.
• Wie die Annahme erfasst wird: eine Unterschrift, eine schriftliche Antwort, eine Bestellung des Kunden. Der Nachweis muss zusammen mit der angenommenen Version aufbewahrt werden, nicht in einem Postfach.

Wenn eine Angebotssoftware nicht die Antwort ist

• Wenn Sie nur wenige pro Jahr erstellen und sie alle unterschiedlich sind, übersteigt der Konfigurationsaufwand die eingesparte Zeit: Es lohnt sich, zuerst Ordnung in Vorlagen und wiederkehrende Texte zu bringen.
• Entstehen die Preise nicht aus Regeln, sondern aus einer Einzelfallbewertung, kann das System Dokument und Genehmigungen ordnen, aber nicht den Preis berechnen. Das ist trotzdem ein Ergebnis, muss aber vorher gesagt werden.
• Ist nicht klar, wer genehmigt, macht die Digitalisierung des Prozesses ihn nur starrer. Die Rollen werden vorher festgelegt, sonst friert die Software sie falsch ein.

Was dieser Leitfaden nicht behandelt

Hier geht es um interne, vorhersehbare Regeln: Preislisten, Rabatte, Genehmigungen, Versionen, Übergang zum Auftrag. Der Fall, in dem der Kunde selbst seine Anfrage über die Website zusammenstellt und einen Preis erhält, folgt anderen Vorgaben. Und der Einsatz eines automatischen Assistenten zur Vorbereitung von Textentwürfen oder Zusammenfassungen muss gesondert bewertet werden, weil sich dadurch die Art der vor dem Versand nötigen Kontrolle ändert.