Wie Sie die E-Commerce-Plattform anhand der Unternehmensanforderungen wählen

Die Wahl einer Plattform für den Online-Verkauf wird fast immer verkehrt herum angegangen: Man beginnt bei den Namen und sucht die beste. Die beste gibt es nicht. Es gibt die, die Ihren Katalog, Ihre Prozesse und die Personen trägt, die sie täglich nutzen müssen. Dieser Leitfaden hilft, die Anforderungen zu formulieren, bevor Sie sich die Lösungen ansehen, und sie mit einem Test statt mit einer Funktionsliste zu überprüfen.

Die Kosten einer falschen Wahl zahlen Sie nicht im ersten Monat. Sie zahlen sie an dem Tag, an dem Sie etwas brauchen, das die Plattform nicht kann und das sich nicht hinzufügen lässt: An diesem Punkt sind alle Alternativen teuer.

Was sie können muss, nicht was sie ist

Die Anforderungen werden formuliert, indem man betrachtet, was im Unternehmen geschieht, nicht die Produktblätter der Software. Fünf Bereiche decken fast alles ab.

• Der Katalog: wie viele Produkte, wie viele Varianten pro Produkt, wie viele Bilder und Dokumente, wie oft sich Preise und Verfügbarkeit ändern, ob es konfigurierbare oder nach Maß verkaufte Artikel gibt.
• Die Preise: ob sie für alle gleich sind oder vom Kunden abhängen, ob es Preislisten für Händler gibt, Mengenstaffeln, unterschiedliche Steuersätze je Kategorie, unterschiedliche Währungen.
• Die Bestellungen: wie eine Bestellung eingeht, wer sie prüft, was geschieht, wenn das Produkt nicht vorrätig ist, welche Dokumente nötig sind, ob ein Teil der Bestellungen außerhalb der Website entsteht.
• Die Personen: wer die Produkte einstellt, wer den Kunden antwortet, wer die Versendungen abwickelt, und mit welcher Kompetenz. Eine sehr leistungsfähige Plattform, die von niemandem betreut wird, führt zu einem stillstehenden Katalog.
• Die bereits vorhandenen Systeme: Verwaltungssoftware, Lager, Buchhaltung, Kurierdienste, Marktplätze. Sie sind die härteste Einschränkung, denn sie werden nicht geändert, um der Website zu gefallen.

Das Unverzichtbare und das Wünschenswerte, schriftlich getrennt

Jede Anforderung wird in eine von nur zwei Gruppen eingeordnet: ohne das können wir nicht arbeiten, und das wäre für uns praktisch. Die zweite Gruppe neigt dazu, sich aufzublähen und die Wahl in Richtung unnötig komplexer Lösungen zu verschieben.

Eine unverzichtbare Anforderung muss überprüfbar formuliert sein. „Muss Varianten gut verwalten“ lässt sich nicht testen. „Ein Produkt muss Größe und Farbe mit unterschiedlichem Preis und unterschiedlicher Verfügbarkeit je Kombination haben können, und der Lagerbestand muss sich pro Kombination verringern“ lässt sich in einer halben Stunde testen.

Der Test statt der Funktionsliste

Vergleichstabellen sagen, dass alle alles können. Der Ausweg besteht darin, mit Ihren eigenen Daten den Fall zu testen, der Ihnen das Leben schwer macht.

1. Nehmen Sie drei echte Produkte, ausgewählt unter den schwierigsten: das mit den meisten Varianten, das mit wechselndem Preis, das mit angehängten Dokumenten.
2. Stellen Sie sie tatsächlich ein, und erledigen Sie die Arbeit, die die zuständige Person später machen wird. Zählen Sie die Schritte.
3. Führen Sie eine vollständige Bestellung durch, einschließlich des Falls, der Ihnen Kopfzerbrechen bereitet: Produkt mitten in der Bestellung ausverkauft, Lieferung in ein anderes Land, Kunde mit reservierter Preisliste.
4. Testen Sie die kritischste Integration in einer Testumgebung, nicht nur in der Beschreibung. Wenn es keine Testumgebung gibt, ist das bereits eine Information über die Lösung.
5. Notieren Sie, was Sie nicht geschafft haben und wofür Sie Hilfe brauchten. Das sind die beiden Spalten, die in einem Jahr am meisten zählen werden.

Die Bewertungsmatrix

Die Matrix dient dazu, das Gesehene vergleichbar zu machen, nicht dazu, eine Punktzahl für die Besprechung zu erzeugen. Jede Zeile wird mit dem Datum der Prüfung und dem Tarif ausgefüllt, auf dem Sie getestet haben: Die kommerziellen Bedingungen ändern sich mit der Zeit, und eine vor einigen Jahren notierte Angabe kann heute schlicht falsch sein.

Die Kosten, die nicht im Abonnement stehen

• Die Zusatzmodule, die nötig sind, um das zu erreichen, was Sie brauchen, und ihre Wartung bei jedem Update der Plattform.
• Die Transaktionsgebühren, sofern vorgesehen: Sie wachsen mit dem Umsatz, während das Abonnement gleich bleibt.
• Die interne Zeit: Einstellen der Produkte, Bestellabwicklung, Kundenantworten. Das ist der größte Kostenfaktor und der einzige, der in keinem Angebot auftaucht.
• Die Abhängigkeit: wie viele Personen in der Lage sind, Hand an diese Lösung zu legen, und wie sehr Sie für jede Änderung an einen einzigen Anbieter gebunden sind.

Aussteigen und wachsen

Zwei Fragen sind vor der Unterschrift zu stellen, denn danach ändert sich die Antwort nicht mehr. Die erste: Wenn wir in einigen Jahren wechseln wollten, was können wir mitnehmen? Produkte, Kunden, Bestellungen und Inhalte müssen in einem lesbaren Format exportierbar sein, nicht nur am Bildschirm sichtbar.

Die zweite: Was geschieht, wenn sich der Katalog verdoppelt, wenn wir eine Sprache hinzufügen, wenn wir den Verkauf an Händler mit reservierten Preisen öffnen? Es braucht keine endgültigen Antworten; es muss klar sein, ob das vorgesehene Änderungen sind oder Neuentwicklungen.

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Hier werden Lösungen anhand Ihrer Anforderungen verglichen, ohne absolute Ranglisten: Keine Plattform ist abstrakt die beste, und jede Funktion muss auf dem Tarif geprüft werden, den Sie kaufen, zum Zeitpunkt des Kaufs. Ob das Unternehmen bereit ist, online zu verkaufen – wer die Pakete vorbereitet, wer antwortet, wer den Katalog aktuell hält – ist eine vorgelagerte Frage und wird gesondert behandelt, ebenso wie die Verbindung zwischen Shop und Lager.