KI für den Vertrieb: Follow-ups und Entwürfe vorbereiten, ohne die Kontrolle zu verlieren

Ein Vertriebsmitarbeiter verbringt einen erheblichen Teil des Tages mit Vorbereitung: frühere Korrespondenz nachlesen, die Zusammenfassung eines Telefonats schreiben, einen Angebotsentwurf aus über E-Mail, Notizen und Preisliste verstreuten Informationen zusammenstellen. Das ist notwendige, wiederkehrende Arbeit, und genau hier kann ein KI-System helfen, ohne etwas Heikles zu berühren – unter einer Bedingung: dass eine Person liest, was es produziert, bevor es hinausgeht.

Die Unterscheidung, auf der alles Weitere beruht, ist eine einzige: Vorbereiten ist nicht entscheiden, und ist nicht versenden.

Was sie vorbereiten kann und was sie nicht tun darf

Die Grenze ist nicht technischer, sondern verantwortungsbezogener Art. Auf der einen Seite stehen Aufgaben, bei denen ein Fehler eine erneute Lektüre kostet; auf der anderen Aufgaben, bei denen ein Fehler eine Zusage gegenüber einem Kunden kostet.

• Sie kann eine lange Anfrage oder eine Reihe von Nachrichten zusammenfassen und dabei angeben, woher jede Information stammt.
• Sie kann den Entwurf einer Antwort oder des Begleitschreibens zu einem Angebot vorbereiten.
• Sie kann vor einem Anruf die Historie eines Kunden rekonstruieren: was er gekauft hat, was er angefragt hat, was noch offen ist.
• Sie kann die nächsten Schritte und zu stellende Fragen vorschlagen und auflisten, was für ein Angebot noch fehlt.

• Sie darf keinen Preis berechnen oder zusammenstellen: Preise stammen aus der Preisliste und den Unternehmensregeln, und ein generierter Text ist nicht die Quelle des Preises.
• Sie darf keine Zusagen zu Fristen, Verfügbarkeit, Garantien oder Konditionen machen.
• Sie darf nichts an einen Kunden senden, ohne dass eine Person es zuvor gelesen hat.
• Sie darf den Empfänger nicht wählen, sofern er nicht bereits durch den Prozess feststeht.

Die Quellen: autorisierte Daten, nicht „alles, was es gibt“

Ein nützlicher Assistent ist ein Assistent mit Grenzen. Die Frage ist nicht, was er lesen könnte, sondern was er für diese Aufgabe und für diese Person lesen darf.

• Listen Sie die zulässigen Quellen auf: eingegangene Anfragen, Notizen zu Verhandlungen, Produktblätter, freigegebene Dokumente. Was nicht auf der Liste steht, fließt nicht ein.
• Halten Sie die Berechtigungen der Personen ein: Sieht ein Vertriebsmitarbeiter die Verhandlungen der Kollegen nicht, darf das System sie ihm auch nicht in einer Zusammenfassung zeigen.
• Trennen Sie freigegebene Dokumente von Entwürfen: ein veralteter oder nie geprüfter Text, der in ein Angebot gerät, ist ein Fehler, den der Kunde sieht.
• Legen Sie fest, was passieren soll, wenn eine Information fehlt: Die richtige Antwort ist, eine markierte Lücke zu lassen, nicht sie mit einem plausiblen Satz zu füllen.

Ein Fall: von der Anfrage zum Entwurf

Veranschaulichendes Beispiel. Über das Formular der Website geht eine Anfrage ein: Ein Unternehmen bittet um ein Angebot für eine Lieferung, mit einem technischen Anhang und einer unklaren Beschreibung des Bedarfs.

1. Das System sammelt, was zulässig ist: den Text der Anfrage, den Anhang, das Kundenprofil, falls es bereits in der Verwaltungssoftware existiert, die vorherige Korrespondenz.
2. Es erstellt eine Zusammenfassung von zehn Zeilen: was verlangt wird, bis wann, was unklar ist. Es markiert drei Punkte als „beim Kunden nachzufragen“.
3. Es bereitet den Antwortentwurf nach der Struktur bereits freigegebener Angebote vor und lässt die Felder für Preis und Frist leer.
4. Der Vertriebsmitarbeiter liest und korrigiert zwei Dinge: die Menge, weil der Anhang eine andere Zahl als der Text angab, und den Hinweis auf eine Bearbeitung, die das Unternehmen nicht mehr anbietet.
5. Er trägt Preise und Fristen ein, entnommen aus der Preisliste und der tatsächlichen Verfügbarkeit, nicht aus dem Entwurf.
6. Er sendet ab. Die versendete Version bleibt in der Verhandlung dokumentiert, zusammen mit dem Datum des nächsten Kontakts.

Der Gewinn liegt nicht im Schreiben: Er liegt darin, dass der Vertriebsmitarbeiter von einer gefüllten statt einer leeren Seite ausgeht und dass die an den Kunden zu stellenden Fragen bereits isoliert sind. Die beiden Korrekturen im vierten Schritt sind kein Versagen des Systems: Sie sind der Grund, warum dieser Schritt existiert.

Die Kontrollen vor dem Versand

Es sind immer dieselben vier, und es lohnt sich, sie dort schriftlich festzuhalten, wo gearbeitet wird, statt im Gedächtnis der Mitarbeiter.

1. Die Beträge stimmen mit der Preisliste oder dem freigegebenen Kostenvoranschlag überein.
2. Es gibt keine nicht autorisierten Zusagen: Liefertermine, Garantien, Verfügbarkeit, Rabatte.
3. Der Empfänger ist der richtige, und im Text sind keine Verweise auf andere Kunden übrig geblieben.
4. Der nächste Schritt ist angegeben, mit einem Datum und einem Verantwortlichen.

Brauchen diese Kontrollen mehr Zeit, als die Vorbereitung eingespart hat, nützt das System nichts. Das ist ein hilfreiches Signal: Es bedeutet meist, dass die Entwürfe zu lang sind oder dass die Quellen nicht zuverlässig sind.

Das Ergebnis dokumentieren, nicht nur den Versand

Was verschickt wurde, muss in den Vertriebsprozess zurückfließen: welche Version, an wen, wann, mit welchem Ergebnis. Das dient drei praktischen Zwecken: zu wissen, was zugesagt wurde, wenn der Kunde Monate später wieder anruft, zu verstehen, welche Angebote funktionieren, und zu bemerken, ob das System immer denselben Fehler macht.

Für einige Wochen lohnt es sich, eine einfache Zählung durch die Vertriebsmitarbeiter selbst zu führen: wie viele Entwürfe fast unverändert verwendet wurden, wie viele umgeschrieben, wie viele verworfen. Das ist der ehrlichste Weg, um zu entscheiden, ob der Einsatz ausgeweitet, korrigiert oder gestoppt werden soll.

Was dieser Leitfaden nicht behandelt

Hier geht es um Unterstützung bei der Vorbereitung und beim Schreiben. Die Berechnung des Kostenvoranschlags – Preislisten, Rabattregeln, Konfigurationen, Marge – ist eine andere Sache und muss mit Werkzeugen gelöst werden, bei denen derselbe Eingang immer dasselbe Ergebnis liefert. Auch die Organisation von Verhandlungen, Zuständigkeiten und nächsten Schritten in der Vertriebssoftware hat einen eigenen Leitfaden.