Come scegliere la piattaforma e-commerce partendo dalle esigenze aziendali

La scelta di una piattaforma per vendere online viene quasi sempre affrontata al contrario: si parte dai nomi e si cerca quale sia il migliore. Non esiste un migliore. Esiste quella che regge il vostro catalogo, i vostri processi e le persone che dovranno usarla ogni giorno. Questa guida serve a costruire i requisiti prima di guardare le soluzioni, e a verificarli con una prova invece che con un elenco di funzioni.

Il costo di una scelta sbagliata non si paga il primo mese. Si paga il giorno in cui serve una cosa che la piattaforma non fa e non si può aggiungere: a quel punto tutte le alternative sono care.

Che cosa deve fare, non che cosa è

I requisiti si scrivono guardando quello che succede in azienda, non le schede dei prodotti software. Cinque aree coprono quasi tutto.

• Il catalogo: quanti prodotti, quante varianti per prodotto, quante immagini e documenti, quanto spesso cambiano prezzi e disponibilità, se esistono articoli configurabili o venduti a misura.
• I prezzi: se sono uguali per tutti o dipendono dal cliente, se ci sono listini per rivenditori, scaglioni di quantità, aliquote diverse per categoria, valute diverse.
• Gli ordini: come arriva un ordine, chi lo controlla, che cosa succede se il prodotto non c’è, quali documenti servono, se una parte degli ordini nasce fuori dal sito.
• Le persone: chi carica i prodotti, chi risponde ai clienti, chi gestisce le spedizioni, e con quale competenza. Una piattaforma potentissima gestita da nessuno produce un catalogo fermo.
• I sistemi già in casa: gestionale, magazzino, contabilità, corrieri, marketplace. Sono il vincolo più duro, perché non si cambiano per far contento il sito.

L’indispensabile e il desiderabile, separati per iscritto

Ogni requisito va messo in uno di due gruppi soli: senza questo non possiamo lavorare, e questo ci farebbe comodo. Il secondo gruppo tende a gonfiarsi e a spostare la scelta verso soluzioni più complesse del necessario.

Un requisito indispensabile deve essere scritto in modo verificabile. «Deve gestire bene le varianti» non si può provare. «Un prodotto deve poter avere taglia e colore con prezzo e disponibilità diversi per ogni combinazione, e il magazzino deve scendere per combinazione» si prova in mezz’ora.

La prova, invece dell’elenco di funzioni

Le tabelle comparative dicono che tutti fanno tutto. Il modo per uscirne è provare, con i vostri dati, il caso che vi complica la vita.

1. Prendete tre prodotti reali, scelti fra i più difficili: quello con più varianti, quello con il prezzo che cambia, quello con documenti allegati.
2. Caricateli davvero, facendo il lavoro che farà la persona che se ne occuperà. Contate i passaggi.
3. Fate un ordine completo, compreso il caso che vi fa penare: prodotto esaurito a metà ordine, consegna in un altro paese, cliente con listino riservato.
4. Provate l’integrazione più critica in un ambiente di prova, non a parole. Se un ambiente di prova non esiste, è già un’informazione sulla soluzione.
5. Annotate che cosa non siete riusciti a fare e per che cosa avete dovuto chiedere aiuto. Sono le due colonne che conteranno di più fra un anno.

La matrice di valutazione

La matrice serve a rendere confrontabile ciò che avete visto, non a produrre un punteggio da mostrare in riunione. Ogni riga va compilata con la data della verifica e con il piano su cui l’avete provata: le condizioni commerciali cambiano nel tempo, e una nota presa qualche anno fa può essere semplicemente falsa oggi.

Il costo che non compare nel canone

• I moduli aggiuntivi necessari per arrivare a ciò che vi serve, e la loro manutenzione ogni volta che la piattaforma si aggiorna.
• Le commissioni sulle transazioni, dove previste: crescono con il fatturato mentre il canone resta uguale.
• Il tempo interno: caricamento dei prodotti, gestione degli ordini, risposte ai clienti. È il costo più grande ed è l’unico che non compare in nessun preventivo.
• La dipendenza: quante persone sono in grado di mettere le mani su quella soluzione, e quanto siete legati a un solo fornitore per ogni modifica.

Uscire e crescere

Due domande vanno fatte prima di firmare, perché dopo la risposta non cambia. La prima: se fra qualche anno volessimo andarcene, che cosa possiamo portare via? Prodotti, clienti, ordini e contenuti devono essere esportabili in un formato leggibile, non solo visibili a schermo.

La seconda: che cosa succede se il catalogo raddoppia, se aggiungiamo una lingua, se apriamo la vendita ai rivenditori con prezzi riservati? Non servono risposte definitive; serve sapere se sono cambiamenti previsti o riscritture.

Quello che questa guida non copre

Qui si confrontano soluzioni sui vostri requisiti, senza classifiche assolute: nessuna piattaforma è la migliore in astratto, e ogni funzione va verificata sul piano che comprerete, alla data in cui lo comprate. Se l’azienda sia pronta a vendere online — chi prepara i pacchi, chi risponde, chi tiene aggiornato il catalogo — è una domanda che viene prima ed è trattata a parte, così come il collegamento fra negozio e magazzino.