Importare un catalogo prodotti: come preparare dati, immagini e categorie

Un’importazione fallisce quasi sempre prima di cominciare, nel file di partenza. I prodotti entrano, i conteggi tornano, e poi ci si accorge che le taglie sono diventate prodotti separati, che i prezzi con la virgola sono stati letti male e che metà delle fotografie è finita sull’articolo sbagliato. A quel punto correggere costa più che rifare tutto da capo.

La preparazione dei dati è la parte del lavoro che si può fare senza toccare il sito, ed è quella che decide il risultato. Questa guida serve a metterla in ordine: che cosa deve esserci nel file, che cosa si pulisce prima, come si prova su pochi prodotti e che cosa si controlla dopo.

Il codice prodotto viene prima di tutto

Ogni riga del file deve avere un codice che identifica quel prodotto e nessun altro, stabile nel tempo. È la chiave con cui si riconosceranno gli aggiornamenti futuri, si collegheranno le immagini e si eviteranno i doppioni. Senza, ogni importazione successiva crea copie invece di aggiornare.

• Il codice non è il nome del prodotto. I nomi cambiano, si scrivono in modi diversi, contengono accenti e spazi.
• Il codice non è il numero di riga del foglio di calcolo, e non deve cambiare se si riordina il file.
• Se esistono già codici nel gestionale, si usano quelli: avere due sistemi di codici è la causa più comune di magazzini che non tornano.
• Se il prodotto ha varianti, servono due livelli: il codice del prodotto e il codice della singola variante. Confonderli produce cataloghi in cui la stessa maglietta compare cinque volte.

Categorie, attributi e campi obbligatori

Il secondo passo è decidere la struttura di destinazione prima di adattare i dati, non il contrario. Tre cose vanno fissate su carta.

1. Le categorie: un albero con pochi rami e nomi che un cliente userebbe. Ogni prodotto sta in una categoria principale; le altre appartenenze si gestiscono con i filtri, non moltiplicando le categorie.
2. Gli attributi: quelli su cui si filtra o si sceglie (misura, materiale, potenza, compatibilità) sono campi, non testo dentro la descrizione. Quelli che si leggono e basta possono restare nella descrizione.
3. I campi obbligatori: quali dati impediscono la pubblicazione se mancano. Di solito codice, nome, prezzo, categoria e almeno un’immagine. Un prodotto senza uno di questi non deve entrare a metà: deve restare fuori e comparire in un elenco di scarti.

Le sporcizie che si trovano sempre

Un catalogo cresciuto negli anni contiene le stesse cose in tutte le aziende. Vale la pena cercarle prima, perché in importazione diventano silenziose.

• Duplicati non identici: lo stesso prodotto scritto in due modi, con due codici, magari con due prezzi diversi. Vince quello aggiornato più di recente solo se qualcuno lo decide.
• Formati incoerenti: prezzi con il punto e con la virgola, misure con e senza unità, date in due formati, spazi invisibili in fondo ai codici. Gli spazi invisibili sono la causa numero uno delle immagini non associate.
• Descrizioni che contengono formattazione copiata da un documento di testo: si porta dietro codice inutile che poi si vede sulla pagina.
• Immagini: nomi di file che non corrispondono a nessun codice, formati diversi, fotografie enormi, prodotti con zero immagini e prodotti con dodici tutte uguali. L’associazione va fatta per codice, non per nome del prodotto.
• Prodotti che non devono passare: fuori produzione, campionature, articoli usati solo internamente. Escluderli è una decisione commerciale, non tecnica, e va presa prima.

Un tracciato di esempio

Ecco come si scrive la regola di correzione accanto a ogni campo. I valori sono illustrativi e servono a far vedere il tipo di errore, non a suggerire un formato universale.

Le righe che non rispettano una regola non vanno corrette a mano una per una: si corregge la regola e si rigenera il file. A mano si corregge solo quello che è davvero un caso singolo.

La prova su un campione, prima dell’importazione completa

Il campione non è «i primi cinquanta prodotti del file»: è un insieme scelto perché contiene i casi difficili.

1. Un prodotto semplice, senza varianti, con una sola immagine.
2. Un prodotto con molte varianti e prezzi diversi per variante.
3. Un prodotto con accenti, apostrofi e caratteri particolari nel nome.
4. Un prodotto in offerta, o con due prezzi, o con prezzo a richiesta.
5. Un prodotto che sapete essere sporco: categoria mancante, immagine assente, descrizione lunghissima.
6. Un prodotto che deve restare escluso, per verificare che il filtro funzioni.

Sul campione si guarda la scheda pubblicata, non il file: come appare il nome, dove è finita la categoria, se le varianti si scelgono, se l’immagine è quella giusta e non deformata.

I controlli dopo l’importazione

Servono numeri, non impressioni. Si confronta la destinazione con l’origine, campo per campo, e si tiene traccia degli scarti.

• Conteggio: quanti prodotti nel file, quanti importati, quanti scartati e per quale motivo. La somma deve tornare esattamente.
• Prezzi: il prodotto più caro e il più economico del sito devono essere quelli che vi aspettate. Se il più caro costa mille volte gli altri, è un separatore decimale letto male.
• Varianti: quanti prodotti hanno varianti nell’origine e quanti nella destinazione.
• Immagini: quanti prodotti senza nessuna immagine, elencati per codice.
• Esclusi: l’elenco dei prodotti che non dovevano entrare, verificato uno per uno perché sono pochi.

Quello che questa guida non copre

Qui si tratta il primo trasferimento del catalogo: preparare i dati, provarli e controllarli. La sincronizzazione continuativa — scorte che cambiano ogni giorno, prezzi aggiornati dal gestionale, prodotti che escono di produzione — è un problema diverso, con regole proprie su chi comanda su quale dato, ed è trattata a parte. Anche l’organizzazione delle varianti e la scrittura delle schede prodotto meritano un discorso a sé.