Configuratore di preventivi online: quando aiuta e come progettarlo

Un configuratore di preventivi serve quando le richieste che ricevete sono tutte diverse ma le domande da fare sono sempre le stesse. Non serve a far comparire un prezzo dove prima non c’era: serve a raccogliere in modo ordinato quello che oggi si estrae con tre email e una telefonata, e a far arrivare al commerciale una richiesta già leggibile. Progettato per sostituire il commerciale non funziona; progettato per preparargli il lavoro funziona quasi sempre.

Quali variabili meritano di stare nel configuratore

La tentazione è ricostruire online tutte le possibilità del catalogo. È il modo più sicuro per ottenere un percorso lungo che nessuno completa. Le variabili da tenere soddisfano due condizioni insieme: il cliente sa rispondere, e la risposta cambia in modo sensibile ciò che gli proporrete.

• Il cliente sa rispondere. Le misure di un vano le ha; la classe di un materiale o la portata richiesta spesso no. Se una domanda ha bisogno di una competenza vostra, non è una domanda da configuratore: è una domanda da sopralluogo.
• La risposta cambia qualcosa. Un’opzione che incide poco e allunga il percorso si chiede dopo. Il configuratore non è un modulo d’ordine completo.
• La risposta è verificabile, o è dichiarata da verificare. Una quantità indicata dal cliente può essere sbagliata: va trattata come un’ipotesi, non come un dato acquisito.

Un modo pratico per scegliere: rileggete le ultime venti richieste ricevute e le risposte che avete dato. Le domande che avete dovuto fare quasi ogni volta sono quelle da mettere; quelle fatte due volte su venti restano fuori.

Combinazioni ammesse e informazioni che mancano

Un configuratore che permette combinazioni impossibili produce richieste che il commerciale deve smontare, e nel frattempo il cliente si è fatto un’idea sbagliata di ciò che riceverà. Le regole di compatibilità vanno scritte prima, e sono un lavoro di chi conosce il prodotto, non di chi costruisce il sito.

• Le combinazioni vietate vanno impedite dove si scelgono, non segnalate alla fine. Se una finitura non esiste su una certa misura, non deve comparire quando quella misura è selezionata.
• I limiti vanno detti con la ragione: «oltre questa lunghezza serve un giunto» è un’informazione utile, «valore non ammesso» è un muro.
• Le informazioni mancanti vanno dichiarate. Se il trasporto dipende dal luogo di consegna e quello non è ancora noto, si scrive che sarà quantificato dopo.

Stima, preventivo e conferma non sono la stessa cosa

Confonderli è l’errore che rende inutile il configuratore, perché i tre documenti hanno valore diverso e vanno presentati in modo diverso.

La stima si può mostrare subito, il preventivo si manda dopo un controllo umano, la conferma arriva quando disponibilità e tempi sono stati verificati. Saltare un passaggio è possibile, ma dev’essere una decisione presa, non una conseguenza del modo in cui è fatto il sito.

Un percorso illustrativo

Un’azienda che produce arredi su misura per negozi riceve richieste generiche e perde tempo a ricostruirle. Il configuratore raccoglie il minimo indispensabile.

1. Prima domanda: che tipo di locale. Tre risposte possibili, scritte come le direbbe il cliente. La scelta cambia le domande successive.
2. Misure e quantità, con un disegno di riferimento accanto ai campi, così si capisce che cosa misurare e da dove.
3. Materiali e finiture, con le sole combinazioni realizzabili e un avviso sulle scelte che allungano i tempi.
4. Caricamento di una pianta o di una fotografia: facoltativo, ma è l’allegato che evita il sopralluogo esplorativo.
5. Riepilogo leggibile della configurazione, con l’ordine di grandezza dichiarato indicativo e l’elenco di ciò che resta da verificare: trasporto, montaggio, stato del locale.
6. Invio. Il cliente riceve il riepilogo per iscritto, l’ufficio riceve la stessa scheda con gli allegati e un riferimento univoco.

Il valore non è il numero calcolato: è che la richiesta arriva completa, e chi risponde non deve più chiedere le misure.

Che cosa arriva al reparto

Un configuratore che finisce in un’email di testo ha risolto metà problema. La configurazione va consegnata in una forma su cui si possa lavorare.

• Un riepilogo leggibile da una persona, con le scelte espresse in parole e non in codici interni.
• Gli stessi dati in forma strutturata, così chi prepara il preventivo non li ricopia: la ricopiatura è dove nascono gli errori.
• Gli allegati collegati alla richiesta, non sparsi in caselle diverse.
• Un riferimento univoco da citare in tutte le comunicazioni successive, telefonate comprese.
• L’indicazione di che cosa ha calcolato il sistema e che cosa ha dichiarato il cliente: sono due livelli di affidabilità diversi.

Quando il configuratore non serve

Ci sono situazioni in cui costruirlo è una spesa che non torna indietro.

• Quando le variabili sono poche: due domande stanno meglio in un modulo, senza costruire un percorso a passi.
• Quando le regole di prodotto non sono scritte da nessuna parte e cambiano spesso. Il configuratore le fissa: se sono instabili, sarà sbagliato dal mese dopo.
• Quando ogni lavoro richiede comunque un sopralluogo. Meglio un modulo che prepari il sopralluogo, con foto e misure, e nessun numero a video.
• Quando le richieste sono poche. Il costo di manutenzione delle regole si giustifica con il volume.

Quello che questa guida non copre

Qui si progetta la parte rivolta al cliente: che cosa gli si chiede e che cosa gli si mostra. Come si producono internamente i documenti di offerta — regole di prezzo, sconti, versioni, validità, coerenza fra listini — è un problema di software gestionale e ha una guida propria. Anche la scelta a monte fra catalogo consultabile, richiesta di preventivo e acquisto diretto è trattata altrove.