Quando Excel non basta più: come riconoscere i problemi da risolvere

Excel non smette di funzionare con un messaggio d’errore. Smette di bastare in silenzio: un giorno la persona che teneva il file va in ferie, oppure due copie dello stesso elenco dicono cose diverse, oppure serve mezz’ora per rispondere a «a che punto è quell’ordine?». Prima di chiedere il preventivo per un gestionale conviene sapere quale di questi problemi state cercando di risolvere, perché non tutti si risolvono con un software.

Prima l’elenco dei fogli

Si comincia scrivendo che cosa esiste. Per ogni file, poche righe.

• Come si chiama e dove sta fisicamente.
• Chi lo modifica e chi si limita a leggerlo.
• A che cosa serve oggi, non a che cosa serviva quando è nato.
• Da dove arrivano i dati che contiene e dove finiscono dopo.
• Che cosa succederebbe se sparisse domani mattina.

L’elenco riserva quasi sempre due sorprese: alcuni file che nessuno legge più e che qualcuno continua ad aggiornare, e uno o due file critici che stanno sul computer di una persona sola, senza copia.

Il diario di una settimana

Contare a memoria non funziona: chi fa un lavoro tutti i giorni smette di vederlo. Per una settimana chi tocca quei fogli annota che cosa fa, quanto ci mette e che cosa è andato storto. Bastano poche righe al giorno, scritte da chi esegue e non da chi supervisiona. Le voci qui sotto mostrano come si compila: non sono i vostri numeri.

Alla fine della settimana il diario dice tre cose: dove finisce il tempo, dove nascono gli errori, e quali attività esistono solo per tenere insieme fogli diversi. Sono queste ultime il bersaglio: nessuna di esse produce valore, esistono perché lo strumento non le evita.

I segnali che indicano un limite dello strumento

• La stessa informazione viene scritta a mano in due posti. Ogni ricopiatura è un errore che aspetta il suo turno.
• Esiste un lavoro periodico che serve soltanto a far tornare due elenchi.
• Nessuno sa quale sia la versione buona, e i file si chiamano definitivo, definitivo due, definitivo ok.
• Due persone non possono lavorarci insieme, o lo fanno e si sovrascrivono a vicenda.
• Non si può sapere chi ha cambiato un numero, quando e perché.
• Non si può dare accesso a una parte del foglio senza darlo a tutto il resto.

I primi due si attenuano con più disciplina. Gli ultimi tre no: non si risolvono con formule migliori, perché riguardano quello che il foglio di calcolo non è fatto per fare.

Il problema può essere l’organizzazione

Molti progetti falliscono perché si compra un software per risolvere un disaccordo. Tre situazioni tipiche.

• Il processo non è deciso: non è chiaro chi approva uno sconto, o da quale momento un ordine è confermato. Il software non decide al posto vostro: congela quello che trova.
• Ognuno lavora a modo suo. Prima si sceglie il modo, poi lo si mette in un sistema, altrimenti si finisce a costruire tutte le varianti e a mantenerle per sempre.
• I dati sono sporchi: lo stesso cliente scritto in quattro modi, codici mancanti, unità di misura incoerenti. Portati dentro così, restano sporchi e in più diventano difficili da correggere.

Quando Excel va benissimo, e conviene tenerlo

• Poche persone, dati che non alimentano nient’altro e nessuno che debba leggerli in tempo reale.
• Calcoli e simulazioni che cambiano ogni volta: qui un sistema rigido è peggio, non meglio.
• Attività rare o stagionali, che non ripagherebbero il lavoro di costruirci sopra qualcosa.
• Processi non ancora stabili. Un foglio è il posto migliore per capire come dovrà funzionare una cosa prima di fissarla.

L’errore opposto esiste ed è frequente: sostituire un foglio che funziona con un software che fa la stessa identica cosa, con più passaggi e meno libertà. Se un file non compare nel diario, lasciatelo dov’è.

Scegliere un processo pilota

1. Prendere un processo con un inizio e una fine chiari — dall’ordine alla consegna, dalla richiesta all’offerta — e non «la gestione dell’azienda».
2. Sceglierlo fra quelli che nel diario pesano di più, non fra quelli più semplici da spiegare.
3. Scrivere come funziona oggi, comprese le eccezioni. Le eccezioni sono la parte che fa fallire i progetti, e vengono sempre raccontate per ultime.
4. Definire tre o quattro criteri osservabili di miglioramento: sparisce una ricopiatura, il dato esiste in un posto solo, la ricerca non richiede di aprire un file, la riconciliazione settimanale non serve più.
5. Stabilire chi userà davvero la nuova versione e chi continua a lavorare come prima finché non è pronta.

Un pilota che non tocca nessuno dei fastidi emersi dal diario è un pilota inutile, anche quando funziona perfettamente.

Quello che questa guida non copre

Qui ci si ferma alla diagnosi: quali problemi avete e quali di questi riguardano lo strumento. La scelta fra un gestionale già pronto e un software costruito su misura è il passo successivo, e si fa con una matrice di criteri. Il modo di portare dentro i dati vecchi controllando che siano arrivati integri è un lavoro a sé, con verifiche proprie.