Migrare dati da Excel o da un vecchio gestionale: come controllare il risultato

Una migrazione dati non si giudica dal fatto che i dati siano entrati. Si giudica dal fatto che si possa dimostrare che sono entrati tutti e giusti. La differenza si vede tre mesi dopo, quando qualcuno cerca un documento di due anni fa e non lo trova: a quel punto nessuno sa più se non c’era già prima, se è stato escluso di proposito o se si è perso durante il trasferimento.

La parte difficile non è spostare le informazioni. È mantenere i legami fra loro — il cliente collegato ai suoi ordini, l’ordine collegato ai suoi documenti — e conservare la possibilità di verificare. Questa guida serve a preparare il trasferimento in modo che sia controllabile, non solo eseguibile.

Inventario: che cosa esiste e che cosa non deve passare

Prima di guardare i campi si guardano le fonti. Quasi sempre sono più di quelle dichiarate: accanto al gestionale ci sono i fogli di calcolo con cui qualcuno ha risolto un problema che il gestionale non risolveva, e quei fogli contengono dati che nessun altro ha.

• Per ogni fonte: chi la usa, chi la aggiorna, da quando esiste, quante righe contiene e qual è la più recente.
• La qualità, in modo concreto: quante righe hanno il campo obbligatorio vuoto, quanti indirizzi sono incompleti, quante date sono impossibili. Bastano poche verifiche per capire con che cosa avete a che fare.
• Che cosa non deve passare: anagrafiche inattive da anni, prove, righe di servizio, dati che non avete più motivo di conservare. È una decisione da prendere e da scrivere, non da rimandare al momento del trasferimento.
• Che cosa deve restare consultabile ma non attivo: gli storici. Spesso la scelta giusta è portare gli ultimi anni nel sistema nuovo e conservare il resto in un archivio leggibile, invece di trascinare tutto.

Il tracciato origine-destinazione

È il documento centrale del lavoro: una riga per campo, con la regola scritta accanto. Si compila prima di eseguire qualsiasi cosa, e vale anche come documentazione dopo. I valori sono illustrativi.

L’ultima riga è una regola generale utile: quello che non si sa interpretare si trasferisce così com’è, in un campo di testo. Peggio che perdere un dato è trasformarlo secondo un’ipotesi sbagliata, perché il primo errore si vede e il secondo no.

Identificativi e duplicati

Ogni entità che si trasferisce ha bisogno di una chiave stabile, e la chiave del sistema vecchio va conservata anche nel nuovo, in un campo di appoggio. Costa niente e permette per anni di rispondere alla domanda «questo cliente da dove viene?».

• I duplicati si cercano prima del trasferimento, nella fonte, dove sono ancora correggibili da chi conosce i dati.
• La fusione di due anagrafiche va decisa da una persona, non da una regola automatica: due sedi della stessa società possono essere due clienti distinti per ragioni contabili.
• Quando due righe si uniscono, si conservano entrambe le chiavi vecchie: i documenti storici puntano a una delle due.
• I duplicati che non si riescono a risolvere si trasferiscono comunque, marcati. Un duplicato visibile è un problema; un duplicato eliminato per errore è una perdita.

La prova, e i tre controlli che contano

Il trasferimento si esegue prima su un ambiente di prova, con un campione che comprende i casi difficili: il cliente con più ordini, quello con l’indirizzo strano, quello con caratteri accentati nel nome, l’ordine più vecchio e quello più recente.

1. Conteggi: quante righe in origine, quante in destinazione, quante scartate e per quale motivo. La somma deve tornare esattamente, e gli scarti devono essere elencati per nome, non contati e basta.
2. Totali: la somma degli importi per anno, in origine e in destinazione. È il controllo che scopre in un colpo solo i separatori decimali letti male e le righe perse.
3. Relazioni: preso un cliente, ha tutti i suoi ordini? Preso un ordine, ha tutte le sue righe e i suoi documenti? È il controllo che salta più spesso, perché il conteggio complessivo torna anche quando i legami si sono rotti.

Il verbale di riconciliazione e il giorno del passaggio

Il verbale è una pagina che si firma e si conserva: data del trasferimento, versione delle fonti, conteggi e totali a confronto, elenco degli scarti, decisioni prese sulle esclusioni, nome di chi ha verificato. Serve a chiudere la discussione mesi dopo, quando la memoria non basta più.

Il passaggio definitivo si pianifica come si pianifica un trasloco. Si sceglie un momento di attività ferma, si comunica alle persone da quando il sistema vecchio non va più aggiornato, e si stabilisce prima che cosa fare delle informazioni inserite nel frattempo, perché qualcuno le inserirà comunque.

• Copia di sicurezza completa di origine e destinazione, verificata prima di iniziare: una copia che nessuno ha provato a rileggere non è una copia.
• Il sistema vecchio resta accessibile in sola lettura per un periodo concordato. È la vera via di ritorno, più del ripristino tecnico.
• Una condizione di rinuncia scritta prima: se entro un certo momento i controlli non tornano, si annulla e si riprova un’altra volta. Deciderlo durante è impossibile, perché sono già tutti stanchi.
• Le eccezioni note vanno assegnate a qualcuno con una scadenza, non lasciate in un elenco: gli indirizzi da sistemare a mano non si sistemano da soli.

Quello che questa guida non copre

Qui si parla del trasferimento una tantum: portare i dati da dove sono a dove devono stare, una volta. Tenere allineati due sistemi che continuano a vivere entrambi è un problema diverso, con regole proprie su chi comanda su quale dato e che cosa succede quando i due si contraddicono, ed è trattato a parte. Fuori perimetro anche la decisione a monte, cioè se sostituire lo strumento attuale.