Permessi e backup di un gestionale: cosa deve poter verificare il titolare

Due domande bastano a capire se un gestionale è governato o soltanto acceso: chi vede che cosa, e quanto lavoro si perde se domani mattina il sistema non c’è. Sono domande da titolare, non da tecnico, e vanno fatte prima della firma, perché dopo diventano richieste di modifica da preventivare.

Per verificarle non servono competenze informatiche. Servono due documenti che chiunque può leggere: una tabella di chi può fare che cosa, e il verbale di una prova di ripristino andata a buon fine.

I permessi non sono una questione di fiducia

L’obiezione più comune è che in azienda ci si fida di tutti. Il punto è un altro: i permessi limitano i danni degli errori, delle credenziali rubate e delle uscite non gestite, e rendono ricostruibile chi ha fatto una modifica. Una persona onesta che sbaglia riga può cancellare un anno di anagrafiche esattamente come una disonesta.

• Un permesso si dà per l’attività, non per la persona. Quando cambia la mansione cambia il ruolo, invece di aggiungere un’eccezione.
• Vedere, modificare, cancellare ed esportare sono azioni diverse. L’esportazione è quella che si dimentica ed è quella con cui i dati escono davvero dall’azienda.
• Alcuni dati non servono a chi non ne ha bisogno: costi di acquisto, margini, dati del personale, condizioni riservate concordate con singoli clienti.

La matrice ruoli-azioni

È il documento che rende concreta la discussione. Si scrive con i responsabili e poi si consegna al fornitore perché la realizzi, non il contrario. Esempio illustrativo per un’azienda con magazzino, commerciale e amministrazione.

La colonna che serve davvero è l’ultima. Elencare quello che un ruolo non deve poter fare costringe a decidere; l’elenco di quello che può fare, da solo, tende a gonfiarsi finché non significa più niente.

Entra, cambia reparto, esce: il ciclo che nessuno governa

I permessi non si rovinano il primo giorno. Si rovinano in tre anni, un’eccezione per volta.

1. Ingresso: la persona riceve il ruolo previsto, non la copia dell’utenza di un collega. Copiare un’utenza è il modo più rapido per propagare privilegi che nessuno aveva deciso.
2. Cambio di mansione: si toglie il ruolo vecchio e si dà il nuovo. Sommare i due è la causa principale dei permessi accumulati.
3. Sostituzioni e deleghe: hanno una data di fine scritta, altrimenti restano.
4. Uscita: l’accesso si chiude il giorno stesso, e nell’elenco rientrano anche posta, archivi condivisi, dispositivi e utenze di servizi esterni.

Backup: due numeri da concordare, non una rassicurazione

Alla domanda «ci sono i backup?» la risposta è sempre sì. La domanda utile ha due parti, ed entrambe sono decisioni vostre prima che tecniche.

• Quanto lavoro potete permettervi di perdere. Se la copia è notturna, un guasto alle 17 costa una giornata di inserimenti. Se una giornata è insostenibile la frequenza va aumentata, e questo ha un costo da confrontare con quello della perdita.
• Quanto tempo potete restare fermi. Rimettere in piedi un sistema richiede ore, non minuti, e la durata dipende da quanto è stato preparato in anticipo.

I due valori vanno scritti nel contratto insieme a quello che comprendono. Un esempio illustrativo, con numeri da decidere caso per caso: copie giornaliere conservate per alcune settimane, una copia periodica conservata più a lungo, e almeno una copia in un luogo diverso che non si raggiunga con le stesse credenziali dei sistemi in uso.

• Che cosa viene copiato: la banca dati, ma anche gli allegati, i documenti generati, le configurazioni e le personalizzazioni. Un ripristino della sola banca dati può lasciare fuori anni di documenti.
• Chi controlla che le copie vengano fatte davvero e chi viene avvisato quando falliscono. Un backup che fallisce in silenzio è la situazione più comune e la più pericolosa.
• Chi può accedere alle copie: contengono gli stessi dati del sistema, con gli stessi obblighi di riservatezza.

Un ripristino non provato non esiste

L’unica prova che un backup funziona è averlo rimesso in piedi. La prova si fa su un ambiente separato, con dati dimostrativi o con una copia, e si verbalizza. Il verbale è il documento che potete chiedere ogni anno senza discutere di tecnologia.

1. Data della prova, chi l’ha eseguita e su quale copia.
2. Che cosa è stato ripristinato: sistema, banca dati, allegati, configurazioni.
3. Quanto tempo è servito, dal via libera al sistema di nuovo utilizzabile.
4. Che cosa è stato verificato dopo: qualche documento aperto, alcune anagrafiche controllate, una stampa fatta, un accesso provato con un utente normale.
5. Che cosa non ha funzionato e come è stato corretto. Una prima prova senza nessun problema rilevato, di solito, è stata fatta in modo troppo comodo.

Che cosa non si può promettere

Nessun fornitore può garantire che un sistema non venga mai violato o che i dati non vadano mai persi. Chi lo promette sta vendendo tranquillità, non sicurezza.

Quello che questa guida non copre

Qui si tratta di requisiti verificabili su accessi e recupero: nessuna garanzia assoluta di sicurezza e nessuna dichiarazione di conformità. Le prove funzionali da fare prima di mandare in uso un software, cioè verificare che faccia quello che serve sui casi reali, sono un’altra cosa e vengono prima. Anche come evitare di restare legati a un unico fornitore, con dati e credenziali che devono restare vostri, merita un discorso a sé.