Evitare dipendenze eccessive dal fornitore del software: cosa concordare

La dipendenza da un fornitore di software non si nota finché il rapporto funziona. Si scopre il giorno in cui bisogna cambiare qualcosa, il fornitore o il canone o la persona che seguiva il progetto, e nessuno in azienda sa dire dove sono i dati, a nome di chi sono registrati i servizi e che cosa serve per farli funzionare altrove. Non è una questione di fiducia: è una questione di inventario, e si fa oggi, con un fornitore di cui vi fidate.

L’obiettivo non è poter cambiare fornitore domani. È che restare sia una scelta e non l’unica strada percorribile.

L’inventario: che cosa esiste, e a nome di chi

Il primo esercizio è un elenco. Si fa una volta, si aggiorna quando cambia qualcosa, e serve a scoprire i punti in cui l’azienda non è titolare di ciò che usa tutti i giorni.

I dati: esportarli non basta, servono le relazioni

Un’esportazione dei clienti in un foglio di calcolo è un elenco di nomi, non il vostro archivio. Un archivio è fatto di collegamenti, e i collegamenti sono la parte che si perde per prima.

• Gli identificatori: se i clienti hanno un codice interno, deve comparire anche nelle esportazioni degli ordini, altrimenti ricollegarli è un lavoro a mano.
• Lo storico: stati precedenti, date di modifica, chi ha fatto che cosa. Spesso viene esportato solo l’ultimo stato.
• Gli allegati: contratti, fotografie, documenti firmati. Sono file, non righe, e vanno esportati con l’indicazione di a che cosa erano collegati.
• I campi calcolati: totali, scadenze, punteggi. Se non vengono conservati vanno ricostruiti conoscendo la formula, che quindi deve essere scritta da qualche parte.
• Il formato: aperto e leggibile senza il programma che lo ha generato. Un archivio esportato in un formato proprietario dipende ancora dallo stesso strumento.

Assistenza, manutenzione ed evoluzione sono tre cose diverse

Vanno chiamate con tre nomi diversi, altrimenti si scopre nel momento del bisogno che quello che serviva non era compreso nel canone.

• Assistenza: risolvere un malfunzionamento. Va definito che cosa è un malfunzionamento, come si segnala e con quali tempi di presa in carico.
• Manutenzione: aggiornamenti dei componenti, sicurezza, adeguamenti quando cambia qualcosa attorno. Va definito chi decide di farla e se è compresa.
• Evoluzione: modifiche e funzioni nuove. Va definito come si stimano e chi le autorizza.
• Passaggio di consegne: che cosa viene consegnato, in quanto tempo e in che forma se il rapporto finisce. È il punto che quasi nessuno mette per iscritto all’inizio, cioè quando è facile parlarne senza tensione.

La prova: un’esportazione vera, almeno una volta

Un elenco di garanzie mai provate vale poco. La verifica costa mezza giornata e va fatta quando tutto va bene, non quando serve.

1. Chiedete un’esportazione completa dei dati, non un campione scelto da altri.
2. Apritela su un computer aziendale, senza usare strumenti che vi presta il fornitore.
3. Prendete tre casi reali e complessi, un cliente con molti ordini, una pratica con allegati, una vicenda con una storia lunga, e ricostruiteli dai file. Se non ci riuscite, l’esportazione è incompleta.
4. Provate a ripristinare una copia di sicurezza in un ambiente separato. Una copia mai ripristinata è una copia di cui non si sa niente.
5. Scrivete che cosa manca e che cosa non è ricostruibile: questo elenco è il vero risultato della prova.

Un pacchetto di consegna di esempio

Illustrativo, da adattare alla dimensione del progetto. È l’elenco di ciò che dovrebbe esistere in azienda e restare aggiornato, indipendentemente da chi lo mantiene.

• Elenco degli accessi, con il titolare aziendale indicato per ciascuno.
• Indirizzo dell’archivio del codice, quando la consegna è prevista dall’accordo, con le istruzioni per avviarlo.
• Descrizione dell’architettura in poche pagine: quali pezzi ci sono e come si parlano fra loro.
• Elenco dei componenti di terzi e delle relative condizioni d’uso.
• Procedura delle copie di sicurezza: dove sono, ogni quanto, per quanto tempo si conservano, come si ripristinano.
• Un campione di esportazione dei dati con la spiegazione dei campi.
• I contatti operativi e che cosa fare in caso di blocco.

Quello che questa guida non copre

Qui si parla di continuità tecnica: accessi, dati, documentazione, prove. La proprietà del codice, i diritti d’uso, le clausole contrattuali e le condizioni di recesso stanno su un piano diverso e vanno verificati sul contratto e con un consulente legale, perché ciò che qui viene descritto come disponibile dipende in primo luogo da che cosa è stato scritto nell’accordo. La scelta fra gestionale standard e software su misura, e i controlli su permessi e copie di sicurezza, hanno guide dedicate.