Konfigurator wycen online: kiedy pomaga i jak go zaprojektować

Konfigurator wycen jest potrzebny, gdy otrzymywane zapytania są za każdym razem inne, ale pytania, które trzeba zadać, są zawsze te same. Nie służy do pokazania ceny tam, gdzie jej wcześniej nie było: służy do uporządkowanego zebrania tego, co dziś wydobywa się za pomocą trzech e-maili i jednego telefonu, oraz do dostarczenia handlowcowi zapytania, które da się od razu przeczytać. Zaprojektowany, by zastąpić handlowca, nie działa; zaprojektowany, by przygotować mu pracę, działa niemal zawsze.

Które zmienne zasługują na miejsce w konfiguratorze

Pokusą jest odtworzenie online wszystkich możliwości katalogu. To najpewniejszy sposób na uzyskanie długiej ścieżki, której nikt nie kończy. Zmienne, które warto zachować, spełniają jednocześnie dwa warunki: klient potrafi na nie odpowiedzieć, a odpowiedź w wyraźny sposób zmienia to, co mu Państwo zaproponują.

• Klient potrafi odpowiedzieć. Wymiary pomieszczenia zna; klasę materiału albo wymaganą nośność często nie. Jeśli pytanie wymaga Państwa wiedzy specjalistycznej, nie jest to pytanie do konfiguratora: jest to pytanie do rozmowy wstępnej.
• Odpowiedź coś zmienia. O opcję, która ma niewielki wpływ, a wydłuża ścieżkę, pyta się później. Konfigurator nie jest kompletnym formularzem zamówienia.
• Odpowiedź jest weryfikowalna albo zadeklarowana jako wymagająca weryfikacji. Ilość podana przez klienta może być błędna: trzeba ją traktować jako hipotezę, nie jako pewną daną.

Praktyczny sposób wyboru: niech Państwo przejrzą ostatnie dwadzieścia otrzymanych zapytań i udzielone odpowiedzi. Pytania, które trzeba było zadać niemal za każdym razem, to te, które warto umieścić; te zadane dwa razy na dwadzieścia zostają poza konfiguratorem.

Dopuszczalne kombinacje i brakujące informacje

Konfigurator, który dopuszcza niemożliwe kombinacje, generuje zapytania, które handlowiec musi rozkładać na części, a w międzyczasie klient wyrobił sobie błędne wyobrażenie o tym, co otrzyma. Reguły kompatybilności trzeba spisać wcześniej, i to zadanie osoby znającej produkt, nie osoby budującej stronę.

• Zabronionym kombinacjom trzeba zapobiegać tam, gdzie się je wybiera, a nie sygnalizować je na końcu. Jeśli dane wykończenie nie istnieje dla danego rozmiaru, nie powinno się pojawiać, gdy ten rozmiar zostanie wybrany.
• Ograniczenia trzeba podawać razem z powodem: „powyżej tej długości potrzebne jest złącze” to przydatna informacja, „wartość niedozwolona” to ściana.
• Brakujące informacje trzeba zadeklarować. Jeśli transport zależy od miejsca dostawy, a ono nie jest jeszcze znane, zapisuje się, że zostanie wyliczony później.

Szacunek, wycena i potwierdzenie to nie to samo

Mylenie ich to błąd, który czyni konfigurator bezużytecznym, bo te trzy dokumenty mają różną wartość i trzeba je przedstawiać w różny sposób.

Szacunek można pokazać od razu, wycenę wysyła się po weryfikacji przez człowieka, potwierdzenie przychodzi, gdy dostępność i terminy zostały sprawdzone. Pominięcie jednego etapu jest możliwe, ale musi to być podjęta decyzja, a nie skutek sposobu, w jaki zbudowana jest strona.

Przykładowa ścieżka

Firma produkująca meble na zamówienie dla sklepów otrzymuje ogólnikowe zapytania i traci czas na ich doprecyzowanie. Konfigurator zbiera niezbędne minimum.

1. Pierwsze pytanie: jaki rodzaj lokalu. Trzy możliwe odpowiedzi, sformułowane tak, jak powiedziałby je klient. Wybór zmienia kolejne pytania.
2. Wymiary i ilości, z rysunkiem poglądowym obok pól, tak by było jasne, co mierzyć i skąd.
3. Materiały i wykończenia, z tylko możliwymi do zrealizowania kombinacjami oraz ostrzeżeniem przy wyborach wydłużających terminy.
4. Wgranie rzutu lub zdjęcia: opcjonalne, ale to ten załącznik pozwala uniknąć wstępnej wizji lokalnej.
5. Czytelne podsumowanie konfiguracji, z zadeklarowanym jako orientacyjny rzędem wielkości oraz listą tego, co pozostaje do zweryfikowania: transport, montaż, stan lokalu.
6. Wysłanie. Klient otrzymuje podsumowanie na piśmie, biuro otrzymuje tę samą kartę wraz z załącznikami i jednoznacznym numerem referencyjnym.

Wartością nie jest wyliczona liczba: jest nią to, że zapytanie dociera kompletne, a osoba odpowiadająca nie musi już pytać o wymiary.

Co dociera do działu

Konfigurator, który kończy się jako tekstowy e-mail, rozwiązał tylko połowę problemu. Konfigurację trzeba dostarczyć w formie, na której da się pracować.

• Podsumowanie czytelne dla człowieka, z wyborami wyrażonymi słowami, nie kodami wewnętrznymi.
• Te same dane w formie ustrukturyzowanej, tak by osoba przygotowująca wycenę ich nie przepisywała: przepisywanie to miejsce, gdzie rodzą się błędy.
• Załączniki powiązane z zapytaniem, nie rozproszone w różnych skrzynkach.
• Jednoznaczny numer referencyjny do podawania we wszystkich kolejnych kontaktach, łącznie z rozmowami telefonicznymi.
• Wskazanie, co wyliczył system, a co zadeklarował klient: to dwa różne poziomy wiarygodności.

Kiedy konfigurator nie jest potrzebny

Są sytuacje, w których jego budowa jest wydatkiem, który się nie zwraca.

• Gdy zmiennych jest niewiele: dwa pytania lepiej sprawdzają się w formularzu, bez budowania wieloetapowej ścieżki.
• Gdy reguły produktu nigdzie nie są spisane i często się zmieniają. Konfigurator je utrwala: jeśli są niestabilne, będzie błędny już od kolejnego miesiąca.
• Gdy każde zlecenie i tak wymaga rozmowy wstępnej. Lepszy jest formularz przygotowujący do tej rozmowy, ze zdjęciami i wymiarami, bez żadnej liczby na ekranie.
• Gdy zapytań jest niewiele. Koszt utrzymania reguł uzasadnia dopiero odpowiedni wolumen.

Czego ten poradnik nie obejmuje

Tutaj projektowana jest część skierowana do klienta: o co się go pyta i co mu się pokazuje. Sposób wewnętrznego tworzenia dokumentów ofertowych — reguły cenowe, rabaty, wersje, terminy ważności, spójność między cennikami — to problem oprogramowania do zarządzania firmą i ma własny poradnik. Także wcześniejszy wybór między przeglądanym katalogiem, prośbą o wycenę a bezpośrednim zakupem jest omówiony gdzie indziej.