Jak wybrać platformę e-commerce, wychodząc od potrzeb firmy

Wybór platformy do sprzedaży online niemal zawsze przebiega odwrotnie: zaczyna się od nazw i szuka tej najlepszej. Nie istnieje platforma najlepsza. Istnieje taka, która udźwignie Państwa katalog, Państwa procesy i osoby, które będą jej używać na co dzień. Ten przewodnik pomaga zbudować wymagania, zanim spojrzą Państwo na rozwiązania, i zweryfikować je testem zamiast listą funkcji.

Koszt złego wyboru nie ujawnia się w pierwszym miesiącu. Ujawnia się w dniu, w którym potrzebna jest funkcja, której platforma nie ma i której nie da się dodać: w tym momencie wszystkie alternatywy są kosztowne.

Co ma robić, a nie czym jest

Wymagania pisze się, patrząc na to, co dzieje się w firmie, a nie na karty produktów oprogramowania. Pięć obszarów obejmuje niemal wszystko.

• Katalog: ile produktów, ile wariantów na produkt, ile zdjęć i dokumentów, jak często zmieniają się ceny i dostępność, czy istnieją artykuły konfigurowalne lub sprzedawane na wymiar.
• Ceny: czy są jednakowe dla wszystkich, czy zależą od klienta, czy istnieją cenniki dla dystrybutorów, progi ilościowe, różne stawki dla poszczególnych kategorii, różne waluty.
• Zamówienia: jak przychodzi zamówienie, kto je sprawdza, co się dzieje, gdy produktu nie ma, jakie dokumenty są potrzebne, czy część zamówień powstaje poza stroną.
• Ludzie: kto wprowadza produkty, kto odpowiada klientom, kto zajmuje się wysyłkami i z jakimi kompetencjami. Najpotężniejsza platforma, którą nikt nie zarządza, daje w efekcie zastały katalog.
• Systemy już działające w firmie: system do zarządzania firmą, magazyn, księgowość, kurierzy, marketplace. To najtwardsze ograniczenie, bo nie zmienia się ich, żeby zadowolić stronę internetową.

Niezbędne i pożądane, spisane osobno

Każde wymaganie trzeba przypisać do jednej z dwóch grup: bez tego nie możemy pracować oraz to by się przydało. Druga grupa ma tendencję do puchnięcia i przesuwania wyboru w stronę rozwiązań bardziej złożonych, niż to konieczne.

Niezbędne wymaganie musi być zapisane w sposób możliwy do zweryfikowania. „Musi dobrze obsługiwać warianty” nie da się sprawdzić. „Produkt musi mieć rozmiar i kolor z osobną ceną i dostępnością dla każdej kombinacji, a stan magazynowy musi się zmniejszać dla konkretnej kombinacji” — to można sprawdzić w pół godziny.

Test zamiast listy funkcji

Tabele porównawcze sugerują, że wszyscy robią wszystko. Sposobem, by się z tego wydostać, jest sprawdzenie na własnych danych przypadku, który najbardziej Państwu komplikuje życie.

1. Wybrać trzy prawdziwe produkty, spośród tych najtrudniejszych: ten z największą liczbą wariantów, ten ze zmienną ceną, ten z załączonymi dokumentami.
2. Naprawdę je wprowadzić, wykonując pracę, którą wykona osoba za to odpowiedzialna. Policzyć kroki.
3. Złożyć pełne zamówienie, łącznie z przypadkiem, który sprawia Państwu najwięcej kłopotu: produkt wyczerpany w połowie zamówienia, dostawa do innego kraju, klient z zastrzeżonym cennikiem.
4. Sprawdzić najbardziej krytyczną integrację w środowisku testowym, nie na słowo. Jeśli środowisko testowe nie istnieje, to już jest informacja o samym rozwiązaniu.
5. Zapisać, czego nie udało się zrobić i w czym trzeba było prosić o pomoc. To dwie kolumny, które za rok będą liczyć się najbardziej.

Macierz oceny

Macierz służy do porównania tego, co Państwo zobaczyli, a nie do wyliczenia wyniku na spotkanie. Każdy wiersz trzeba uzupełnić datą weryfikacji i planem, na którym go sprawdzono: warunki handlowe zmieniają się w czasie, a notatka sprzed kilku lat może być dziś po prostu nieprawdziwa.

Koszt, którego nie widać w abonamencie

• Moduły dodatkowe potrzebne, by osiągnąć to, czego Państwo potrzebują, oraz ich utrzymanie przy każdej aktualizacji platformy.
• Prowizje od transakcji, tam gdzie występują: rosną wraz z obrotem, podczas gdy abonament pozostaje taki sam.
• Czas pracy wewnątrz firmy: wprowadzanie produktów, obsługa zamówień, odpowiadanie klientom. To największy koszt i jedyny, który nie pojawia się w żadnej wycenie.
• Zależność: ile osób jest w stanie samodzielnie obsłużyć to rozwiązanie i jak bardzo są Państwo związani z jednym dostawcą przy każdej zmianie.

Wyjście i rozwój

Dwa pytania trzeba zadać przed podpisaniem umowy, bo później odpowiedź się nie zmieni. Pierwsze: gdyby za kilka lat chcieli Państwo odejść, co można zabrać ze sobą? Produkty, klienci, zamówienia i treści muszą dać się wyeksportować w czytelnym formacie, nie tylko być widoczne na ekranie.

Drugie: co się stanie, jeśli katalog się podwoi, jeśli dodadzą Państwo kolejny język, jeśli otworzą Państwo sprzedaż dla dystrybutorów z zastrzeżonymi cenami? Nie potrzeba ostatecznych odpowiedzi; trzeba wiedzieć, czy są to zmiany przewidziane, czy przepisywanie systemu od nowa.

Czego ten przewodnik nie obejmuje

Tutaj porównuje się rozwiązania na podstawie Państwa wymagań, bez absolutnych rankingów: żadna platforma nie jest najlepsza w oderwaniu od kontekstu, a każdą funkcję trzeba zweryfikować na planie, który Państwo kupią, w dniu, w którym go kupują. To, czy firma jest gotowa do sprzedaży online — kto pakuje przesyłki, kto odpowiada, kto aktualizuje katalog — to pytanie, które pojawia się wcześniej i jest omówione osobno, podobnie jak połączenie sklepu z magazynem.