Mettre à jour le blog sans forcément publier chaque semaine

Des archives de contenus vieillissent de façon inégale : certaines pages restent valables pendant des années, d'autres deviennent fausses en quelques mois. Un calendrier de publication ne fait pas la différence entre les deux, et pour cette raison il produit du travail au mauvais endroit, c'est-à-dire de nouvelles pages pendant que celles qui apportent des demandes disent des choses qui ne sont plus vraies. La maintenance part de là : séparer ce qui vieillit de ce qui ne vieillit pas, et décider qui regarde quoi.

Le critère n'est pas la date de dernière publication. C'est de savoir si la page répond encore, et bien, à la question pour laquelle elle existe.

Deux types de contenu, deux maintenances

La classification se fait une fois sur toutes les archives, puis elle est assignée à chaque nouvelle page au moment de sa publication. Elle coûte quelques minutes par page et remplace toute discussion future sur ce qu'il faut mettre à jour.

Les deux premières lignes sont celles qui apportent des demandes et doivent être protégées. Les autres sont celles qui, si elles sont négligées, font perdre de la crédibilité à tout le reste : un lecteur qui trouve une référence dépassée cesse de faire confiance même aux pages correctes.

Sans responsable, il n'y a pas de maintenance

Une page sans responsable n'est mise à jour par personne : elle n'est remarquée que quand un client signale une erreur. Le responsable n'est pas celui qui a écrit le texte, c'est celui qui s'aperçoit que la réalité a changé.

• Pour une page de service, c'est celui qui vend ce service.
• Pour une page technique, c'est celui qui fait ce travail.
• Pour une page qui dépend de normes ou de conditions, c'est celui qui les suit dans l'entreprise.

La condition de révision s'écrit comme un fait observable, pas comme une échéance : quand les conditions de garantie changent, quand nous mettons à jour le tarif, quand la source publie la nouvelle donnée. L'échéance ne sert que de filet de sécurité, pour les pages dont personne ne s'apercevrait autrement.

Quatre décisions, pas une

Face à une page qui demande de l'attention, les options sont au nombre de quatre, et la première n'est pas toujours la meilleure.

• Mettre à jour : la question est encore bonne, la réponse a vieilli. On corrige les parties fausses et on laisse le reste.
• Fusionner : deux ou trois pages répondent à la même question avec des mots différents. On choisit la plus forte, on y intègre les parties utiles des autres et les autres redirigent vers elle. Le signal, c'est que vous ne savez même pas vous-même laquelle envoyer à un client.
• Retirer : la question n'existe plus, ou la page décrit quelque chose que vous ne faites pas. On la supprime en redirigeant vers la page qui a du sens aujourd'hui. La laisser là parce que de toute façon elle ne fait pas de mal revient à continuer de mal répondre à ceux qui la trouvent.
• Ajouter : la question n'est couverte par aucune page existante. C'est le seul cas où écrire quelque chose de nouveau est le bon geste, et il faut d'abord le vérifier en cherchant parmi ce que vous avez déjà.

Un exemple de registre éditorial

Une feuille avec peu de colonnes, mise à jour quand on touche à quelque chose. Elle sert à deux choses : savoir ce qui a été fait et pourquoi, et ne pas rouvrir la même discussion à chaque fois.

La colonne qui compte le plus est celle du motif. Sans elle, après six mois, personne ne se souvient si une intervention était une correction de fond ou une simple relecture, et on finit par refaire un travail déjà fait.

Mettre à jour pour de vrai, pas juste retoucher la date

Changer la date de publication sans changer le contenu est un expédient qui n'aide pas et qui vous prive de la seule information utile du registre : la dernière fois que ce texte a été vérifié.

• Distinguez vérifié de mis à jour : ce sont deux événements différents, il faut les enregistrer tous les deux, mais seul le second change la substance.
• Quand vous mettez à jour, dites ce qui a changé si le changement concerne le lecteur. Une ligne en bas de page suffit et construit la confiance.
• Vérifiez aussi ce qui se casse en silence : liens vers des pages qui n'existent plus, références à des services que vous avez cessé de proposer, exemples citant des conditions dépassées, images montrant des écrans qui ont changé.
• Vérifiez les chiffres cités en remontant à la source originale, pas à un autre article qui les reprend.

Ce que ce guide ne couvre pas

Ici, il est question de la maintenance d'archives qui existent déjà. Comment choisir de quoi parler quand les archives sont encore à construire, en partant des doutes que les clients expriment vraiment, est traité dans le guide sur le choix des sujets. Qui met à jour le site après la livraison et comment se répartissent les responsabilités sur les contenus a son propre guide.