Changer de prestataire pour le site : ce qu'il faut récupérer avant la migration

Qui change de prestataire découvre presque toujours deux choses le même jour : que le site est la partie la plus simple de la transition, et que certaines choses qu'il croyait siennes sont enregistrées au nom de quelqu'un d'autre. Le risque sérieux n'est pas de perdre des pages, qui se réécrivent : c'est de rester deux jours sans messagerie électronique, ou de ne plus pouvoir prouver que le domaine vous appartient.

L'inventaire, mieux vaut le faire avant, quand tout fonctionne et qu'il n'y a pas d'urgence. C'est aussi la seule chose qui permette de comprendre combien coûtera la transition : un site reconstructible en deux semaines et un site lié à des services enregistrés au nom d'autrui, ce sont deux devis différents.

Titularité et accès ne sont pas la même chose

Avoir les identifiants d'un panneau ne signifie pas être propriétaire de ce qu'il contient. Ce sont deux plans distincts, et ils doivent être vérifiés séparément.

• Le titulaire est celui qui apparaît comme responsable du service : c'est la position qui compte quand il faut récupérer quelque chose, et cela doit être votre entreprise.
• L'administrateur est celui qui peut modifier les paramètres, ajouter et retirer d'autres utilisateurs. Cela peut aussi être le prestataire, à condition que vous y figuriez aussi.
• L'accès opérationnel est celui qui se connecte tous les jours pour travailler. C'est le niveau le moins important des trois, et c'est le seul qui est en général transmis sans problème.

Pour le domaine, la titularité est vérifiable de l'extérieur, sur les registres publics, avec les limites dues à la confidentialité des données personnelles. Pour tout le reste, on regarde dans les panneaux, les reçus et les contrats.

L'inventaire : que mettre sur la liste

La liste doit être écrite, pas gardée en mémoire, car elle sert au nouveau prestataire pour établir un devis pertinent et à vous pour vous rendre compte de ce qui manque.

Ce qui s'exporte et ce qui se réécrit

Tout ce que l'on voit sur le site n'est pas récupérable sous une forme réutilisable. La distinction doit être faite au préalable, car ce qui ne s'exporte pas doit être chiffré comme un travail nouveau.

• Textes et images : les images sont nécessaires dans leur format original, pas seulement dans la version réduite publiée sur le site.
• Données : commandes, clients, demandes reçues, abonnés à la newsletter. Elles doivent être demandées dans un format lisible et traitées avec les précautions dues aux données personnelles.
• Archives des boîtes mail : il ne suffit pas de faire arriver les nouveaux messages, il faut emporter les anciens.
• Structure des adresses des pages et redirections déjà en place.
• Automatismes invisibles : formulaires, messages automatiques de confirmation, connexions avec d'autres systèmes. C'est la partie que l'on réécrit presque toujours.

Le critère est simple : si une chose ne peut pas être exportée dans un format lisible sans demander l'aide de l'ancien prestataire, elle doit être considérée comme à refaire.

Services enregistrés au nom du prestataire : le savoir à l'avance

Certaines choses sont légitimement au nom du prestataire. Une licence achetée par l'agence, un service revendu, un outil partagé entre plusieurs clients. Ce n'est pas un abus, mais cela change la donne.

• Les licences nominatives ne se transfèrent pas : à l'expiration, elles doivent être rachetées à votre nom, ou la fonction doit être remplacée.
• Les services revendus s'éteignent quand la relation prend fin, même si le site continue de fonctionner pendant quelques semaines.
• Les personnalisations réalisées sur une base appartenant au prestataire peuvent ne pas être réutilisables ailleurs.

Demander la liste de ces éléments par écrit, de façon sobre et sans polémique, est une demande normale qui obtient généralement une réponse.

Le plan : qui fait quoi, et dans quel ordre

1. Fixer une date après laquelle plus personne ne publie de modification sur l'ancien site : deux versions qui changent en parallèle produisent des différences que plus personne ne sait recomposer.
2. Faire une copie complète et la vérifier réellement : la télécharger, l'ouvrir, contrôler que tout y est. Une copie générée et jamais ouverte n'est pas une copie.
3. Reconstruire et tester le nouveau site pendant que l'ancien est encore en ligne et accessible.
4. Déplacer la messagerie séparément du site, avec les enregistrements vérifiés avant le changement, car c'est le service qui ne tolère aucune interruption.
5. Changer les enregistrements de routage à une heure de faible trafic, et pas un vendredi après-midi.
6. Garder l'ancien environnement actif pendant une période convenue, en lecture seule, jusqu'à ce qu'il soit clair qu'il ne sert plus.

À côté de chaque ligne, il faut un nom. Un plan dans lequel les actions n'ont pas de responsable produit le pire des cas : deux personnes qui s'attendent l'une l'autre pendant que le domaine expire.

Les vérifications après la transition

Le moment où l'on découvre que quelque chose n'a pas fonctionné ne doit pas être l'appel téléphonique d'un client. Les tests se font tout de suite, et se répètent le lendemain.

• Le site sur réseau mobile et depuis une connexion différente de celle du bureau.
• Les formulaires de contact : envoyer une vraie demande et vérifier qu'elle arrive là où elle doit arriver, pas seulement que le message de confirmation s'affiche.
• La messagerie entrante et sortante, testée aussi depuis une adresse extérieure à l'entreprise.
• Les adresses des pages les plus visitées et les anciennes adresses imprimées sur des supports ou présentes dans d'anciens liens.
• Le certificat de sécurité et les dates de renouvellement automatique.
• Les outils de mesure : qu'ils continuent d'enregistrer, et à partir de quel jour.
• Les espaces réservés et les paiements, s'ils existent, testés avec une opération réelle d'un montant minimal.

Quand il vaut mieux reporter

La transition n'a pas de date obligatoire, et la faire au mauvais moment coûte plus qu'elle ne fait économiser.

• En haute saison ou pendant une campagne en cours : un jour de messagerie à l'arrêt pèse plus lourd qu'un mois d'attente.
• Si les titularités ne sont pas encore réglées : on met d'abord de l'ordre dans le domaine et les boîtes mail, puis on déplace le reste.
• Si personne dans l'entreprise n'a le temps de suivre les vérifications dans les jours qui suivent.
• S'il y a des commandes ouvertes, des dossiers en cours ou des données qui changent pendant la copie.

Reporter d'un mois est une décision ; découvrir en pleine transition qu'un accès manque est un incident. La différence entre les deux tient à l'inventaire fait au préalable.

Ce que ce guide ne couvre pas

Il est ici question de la transition opérationnelle : que récupérer, dans quel ordre le déplacer, que contrôler après. Ce que prévoient les contrats en cours, à qui appartiennent les droits sur le travail effectué et quels préavis s'appliquent se lisent dans les documents signés et, dans les cas douteux, se font évaluer par un professionnel. La continuité sur les moteurs de recherche — adresses, redirections, contenus équivalents — est traitée dans le guide consacré à la refonte du site sans négliger le SEO.