La IA describe mal a tu empresa: cómo verificar y corregir la información pública

Un asistente conversacional que se equivoca con tu dirección, te atribuye servicios que no ofreces o te confunde con otra empresa no tiene una opinión sobre ti: está resumiendo lo que encuentra publicado por ahí. La respuesta no se puede corregir directamente. Se pueden corregir las fuentes, y verificar con el tiempo si la respuesta cambia.

El trabajo tiene por tanto tres partes, y ninguna es técnica: registrar el error de forma verificable, entender qué lo alimenta, arreglar lo que está bajo tu control. La cuarta parte, la más incómoda, es aceptar que una porción no depende de ti.

Registrar el error, o si no, no existe

Una respuesta errónea contada de palabra no se puede tratar: las respuestas varían de una vez a otra, cambian con la formulación de la pregunta y con el momento. Antes de cualquier acción hace falta un registro preciso.

• La plataforma usada y, si es visible, el modo con el que ha respondido.
• La pregunta exacta, copiada palabra por palabra.
• La respuesta exacta, copiada o capturada en una captura de pantalla legible.
• La fecha y la hora.
• Las fuentes citadas, si aparecen: son el atajo más directo hacia el problema.
• El contexto de la prueba: idioma configurado, país, si se estaba con o sin acceso a una cuenta.

Conviene repetir la misma pregunta dos o tres veces y anotar si la respuesta es estable. Un error que aparece una sola vez y no se repite tiene un peso distinto del de uno que vuelve idéntico cada vez: el segundo indica una fuente precisa, el primero puede no indicar nada.

Entender de qué tipo de error se trata

No todos los errores se abordan de la misma manera, y el tipo determina dónde se interviene.

La última fila sale del ámbito de esta guía en el momento en que la información es lesiva. En ese caso el primer paso sigue siendo el mismo —documentar con fechas y capturas de pantalla— pero la valoración sobre cómo proceder debe hacerse junto con quien tiene competencia en la materia.

Buscar las fuentes que lo alimentan

La búsqueda se hace a mano y no requiere herramientas particulares. Requiere ser sistemático, porque el dato erróneo casi siempre está en varios sitios.

1. Buscar el nombre de la empresa en todas las variantes con las que se escribe: con y sin forma jurídica, con siglas, con denominaciones antiguas.
2. Buscar el dato erróneo junto con el nombre: la dirección antigua, el servicio atribuido por error, el nombre de la persona equivocada.
3. Comprobar los perfiles y los listados en los que aparece la empresa, incluidos los creados por otros y nunca reclamados.
4. Comprobar tus páginas antiguas: sedes anteriores, comunicados, páginas de eventos pasados, documentos todavía accesibles.
5. Comprobar los documentos públicos que te conciernen y que recogen datos de la empresa.
6. Comprobar artículos, comunicados y citas de terceros que han recogido una información tuya ya superada.

Corregir por grados, empezando por lo que controlas

Las fuentes se organizan en cuatro niveles, y conviene recorrerlos en orden en lugar de empezar por el más difícil.

• Lo que gestionas directamente: web, documentos publicados, materiales, firmas. Se corrige de inmediato y sin pedir permiso a nadie.
• Los perfiles y las fichas que puedes reclamar: requieren un trámite pero la decisión sigue siendo tuya.
• Las fuentes de terceros: se contactan con una solicitud breve, que diga cuál es el dato erróneo, cuál es el correcto y dónde se puede comprobar que es correcto.
• Lo que no se puede corregir: contenidos antiguos que ya nadie actualiza, archivos, copias. Aquí solo queda hacer que la versión correcta sea más clara y más fácil de encontrar.

Al corregir las propias páginas hay dos precauciones que valen más que todo lo demás: no dejar online dos versiones contradictorias de la misma información, y no limitarse a ocultar la página antigua dejándola accesible para quien tenga el enlace directo. Una página eliminada sin redirección sigue existiendo en muchas copias; una página actualizada sustituye la información donde ya ha sido leída.

También vale la pena hacer explícito lo que dabas por sentado. Un servicio que ofreces pero que en la web solo aparece dentro de una fotografía o de un nombre comercial interno no lo puede leer nadie: ni las personas ni un sistema automático.

Volver a verificar, sin esperar un interruptor

Las respuestas no se actualizan a petición y no hay un momento en el que una corrección quede certificada. La verificación se hace con el tiempo, con el mismo método con el que se registró el error.

• Repetir las mismas preguntas, con las mismas palabras, a intervalos regulares.
• Anotar fecha y respuesta junto al registro inicial, incluso cuando no ha cambiado nada.
• Observar si cambian las fuentes citadas, que a menudo se mueven antes que el contenido de la respuesta.
• Comprobar también las otras plataformas, porque no todas se comportan de la misma manera ni en los mismos plazos.

Nadie puede decir cuándo o si una corrección será recogida, ni garantizar que una determinada respuesta deje de aparecer. Quien lo promete está prometiendo algo que no controla. Lo que se puede afirmar es más modesto y más sólido: una fuente correcta tiene la posibilidad de ser leída, una fuente errónea dejada online seguirá sin duda estando disponible.

El registro: cuatro columnas y una fila por error

El registro es la única herramienta necesaria. Sirve para no partir de cero cada vez y para saber, meses después, qué se había hecho y cuándo. La segunda fila de abajo es un ejemplo demostrativo.

Si hay más de un error, el registro muestra enseguida algo útil: casi siempre se remontan a solo dos o tres fuentes. Corregir esas resuelve varias incidencias a la vez, y es el motivo por el que conviene rellenar toda la columna de las fuentes antes de empezar a corregir.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se trata la corrección de la información: cómo registrar un error, remontarse a las fuentes, corregir y volver a verificar. Con qué frecuencia se cita a tu empresa en las respuestas automáticas, en qué contexto y con qué método se mide todo esto en el tiempo se trata en la guía dedicada a la medición de las citas. La coherencia de la información local —sedes, horarios, áreas atendidas— tiene también una guía propia.