Importar un catálogo de productos: cómo preparar datos, imágenes y categorías

Una importación casi siempre falla antes de empezar, en el archivo de partida. Los productos entran, los recuentos cuadran, y luego te das cuenta de que las tallas se han convertido en productos separados, de que los precios con coma se han leído mal y de que la mitad de las fotografías ha acabado en el artículo equivocado. Llegados a ese punto, corregir cuesta más que rehacerlo todo desde cero.

La preparación de los datos es la parte del trabajo que se puede hacer sin tocar el sitio web, y es la que decide el resultado. Esta guía sirve para ponerla en orden: qué debe estar en el archivo, qué se limpia antes, cómo se prueba con pocos productos y qué se comprueba después.

El código de producto va antes que nada

Cada línea del archivo debe tener un código que identifique ese producto y ningún otro, estable en el tiempo. Es la clave con la que se reconocerán las actualizaciones futuras, se vincularán las imágenes y se evitarán los duplicados. Sin ella, cada importación posterior crea copias en lugar de actualizar.

• El código no es el nombre del producto. Los nombres cambian, se escriben de formas distintas, contienen acentos y espacios.
• El código no es el número de línea de la hoja de cálculo, y no debe cambiar si se reordena el archivo.
• Si ya existen códigos en el sistema de gestión, se usan esos: tener dos sistemas de códigos es la causa más habitual de que los inventarios no cuadren.
• Si el producto tiene variantes, hacen falta dos niveles: el código del producto y el código de cada variante. Confundirlos produce catálogos en los que la misma camiseta aparece cinco veces.

Categorías, atributos y campos obligatorios

El segundo paso es decidir la estructura de destino antes de adaptar los datos, no al revés. Hay tres cosas que fijar por escrito.

1. Las categorías: un árbol con pocas ramas y nombres que usaría un cliente. Cada producto está en una categoría principal; las demás pertenencias se gestionan con filtros, no multiplicando categorías.
2. Los atributos: los que se usan para filtrar o elegir (medida, material, potencia, compatibilidad) son campos, no texto dentro de la descripción. Los que solo se leen pueden quedarse en la descripción.
3. Los campos obligatorios: qué datos impiden la publicación si faltan. Normalmente código, nombre, precio, categoría y al menos una imagen. Un producto sin alguno de estos no debe entrar a medias: debe quedarse fuera y aparecer en una lista de descartes.

La suciedad que siempre aparece

Un catálogo que ha crecido con los años contiene las mismas cosas en todas las empresas. Vale la pena buscarlas antes, porque en la importación se vuelven silenciosas.

• Duplicados no idénticos: el mismo producto escrito de dos formas, con dos códigos, a veces con dos precios distintos. Gana el actualizado más recientemente solo si alguien lo decide.
• Formatos incoherentes: precios con punto y con coma, medidas con y sin unidad, fechas en dos formatos, espacios invisibles al final de los códigos. Los espacios invisibles son la causa número uno de las imágenes no asociadas.
• Descripciones que contienen formato copiado de un documento de texto: arrastran código inútil que luego se ve en la página.
• Imágenes: nombres de archivo que no corresponden a ningún código, formatos distintos, fotografías enormes, productos sin ninguna imagen y productos con doce todas iguales. La asociación debe hacerse por código, no por nombre del producto.
• Productos que no deben pasar: descatalogados, muestras, artículos usados solo internamente. Excluirlos es una decisión comercial, no técnica, y hay que tomarla antes.

Un ejemplo de estructura del archivo

Así se escribe la regla de corrección junto a cada campo. Los valores son ilustrativos y sirven para mostrar el tipo de error, no para sugerir un formato universal.

Las líneas que no cumplen una regla no se corrigen a mano una por una: se corrige la regla y se regenera el archivo. A mano se corrige solo lo que es de verdad un caso aislado.

La prueba con una muestra, antes de la importación completa

La muestra no es «los primeros cincuenta productos del archivo»: es un conjunto elegido porque contiene los casos difíciles.

1. Un producto simple, sin variantes, con una sola imagen.
2. Un producto con muchas variantes y precios distintos por variante.
3. Un producto con acentos, apóstrofos y caracteres especiales en el nombre.
4. Un producto en oferta, o con dos precios, o con precio a consultar.
5. Un producto que sabes que está sucio: categoría ausente, imagen inexistente, descripción larguísima.
6. Un producto que debe quedar excluido, para comprobar que el filtro funciona.

En la muestra se mira la ficha publicada, no el archivo: cómo aparece el nombre, dónde ha acabado la categoría, si las variantes se pueden elegir, si la imagen es la correcta y no está deformada.

Los controles después de la importación

Hacen falta números, no impresiones. Se compara el destino con el origen, campo por campo, y se lleva un registro de los descartes.

• Recuento: cuántos productos hay en el archivo, cuántos se han importado, cuántos se han descartado y por qué motivo. La suma debe cuadrar exactamente.
• Precios: el producto más caro y el más barato del sitio web deben ser los que esperas. Si el más caro cuesta mil veces los demás, es un separador decimal leído mal.
• Variantes: cuántos productos tienen variantes en el origen y cuántos en el destino.
• Imágenes: cuántos productos sin ninguna imagen, listados por código.
• Excluidos: la lista de los productos que no debían entrar, comprobada uno por uno porque son pocos.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se trata la primera transferencia del catálogo: preparar los datos, probarlos y comprobarlos. La sincronización continua —existencias que cambian cada día, precios actualizados desde el sistema de gestión, productos que se descatalogan— es un problema distinto, con reglas propias sobre quién manda sobre qué dato, y se trata aparte. La organización de las variantes y la redacción de las fichas de producto también merecen un tratamiento propio.