¿Por qué actividad empezar con la IA en la empresa? Una matriz de prioridades

El problema no es encontrar una actividad en la que la inteligencia artificial podría servir: se encuentran veinte en media hora. El problema es que un primer intento mal elegido quema la confianza de quienes tendrán que usar todos los siguientes, y la quema deprisa. Esta guía sirve para elegir una sola actividad de la que partir, y para establecer de antemano cómo se sabrá si ha funcionado.

Se parte de las actividades, no de las herramientas

La lista se construye hablando con quien hace el trabajo, no en una reunión con quien lo describe. Para cada actividad hacen falta cinco respuestas.

• Cuántas veces ocurre: al día, a la semana, al mes.
• Cuánto tiempo ocupa y de quién. El tiempo de una persona que podría hacer otra cosa vale de forma distinta a un tiempo muerto.
• Qué información hace falta para hacerla, y dónde está hoy.
• Qué ocurre cuando se hace mal, y quién se da cuenta.
• Cuánto se parece a sí misma cada vez.

Son cinco respuestas por actividad y se recogen en una tarde. Quien se salta este paso elige el primer caso según lo interesante que resulte, que es el peor criterio disponible.

Tres preguntas que descartan la mitad de la lista

• ¿Cuánto varía? Una actividad que cada vez tiene un contexto nuevo y reglas distintas es difícil de automatizar y todavía más difícil de controlar: no sabríais decir si el resultado es correcto sin rehacer el trabajo.
• ¿Qué ocurre si el resultado es erróneo? Un borrador equivocado se corrige en un minuto. Un mensaje erróneo a un cliente, un precio erróneo, un consejo técnico erróneo producen consecuencias que no se anulan.
• ¿Los datos existen y son legibles? Si la información está en fotocopias escaneadas, en la cabeza de las personas o en cinco sistemas que no se comunican entre sí, el trabajo real está ahí, y no es un trabajo de inteligencia artificial.

La matriz

Puestas las actividades una al lado de la otra, la elección normalmente se hace sola. Las tres filas siguientes muestran cómo se rellena la tabla: no describen una empresa real.

Antes de decir inteligencia artificial

Varias actividades de la lista se resuelven con algo más simple y más estable: una regla, un campo obligatorio en un formulario, una etiqueta, un buzón separado, una consulta al sistema de gestión. Vale la pena comprobarlo, porque la solución simple se explica a cualquiera y no requiere supervisión.

El coste que no se ve

El coste rara vez está en el centro. Está en los dos extremos, y es la parte que los presupuestos optimistas olvidan.

• De dónde llega la información de entrada, y quién la mantiene actualizada con el tiempo.
• Dónde acaba el resultado. Si alguien tiene que copiarlo a mano de una ventana a otra, habéis desplazado el trabajo, no eliminado.
• Quién controla, con qué frecuencia, y sobre qué muestra. La supervisión es un coste recurrente, no una fase inicial.
• Qué ocurre cuando el sistema no responde o responde mal: quién se da cuenta y cómo se sigue trabajando mientras tanto.
• Quién responde al cliente cuando el resultado le afecta.

Un caso que entra y sale de las herramientas que las personas ya usan cuesta mucho menos que uno que requiere una ventana más que mantener abierta y recordar consultar.

Elegir, y escribir los criterios antes

1. Elegir una sola actividad: la más frecuente entre las de baja variabilidad y con error recuperable.
2. Escribir qué hace hoy una persona, paso a paso, incluidas las excepciones.
3. Medir la situación de partida — tiempo empleado, volúmenes, errores observados en un periodo definido — antes de tocar nada. Sin esta medida no habrá ninguna comparación posible.
4. Definir qué se considerará un éxito, de forma observable, y quién lo declarará.
5. Fijar la fecha en la que se decide, y las tres respuestas admitidas: se amplía, se corrige, se abandona.

El tercer punto es el que más a menudo se salta, y es el que distingue un proyecto de una demostración. Sin el dato de partida, al final se discutirá sobre impresiones.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se elige la actividad de la que partir. Cómo se organiza después el proyecto piloto — sobre qué muestra, con qué supervisión y con qué decisión final — es un trabajo aparte. También la comparación puntual entre automatización tradicional e inteligencia artificial, cuando ambas son viables, merece un apartado propio.