Acquisti e fornitori: come organizzare richieste e approvazioni

Gli acquisti non coordinati raramente nascono da indisciplina. Nascono dal fatto che chiedere nel modo previsto costa più tempo che chiedere per messaggio: se la procedura è un modulo da compilare a mano e un giro di firme, chi ha un cantiere fermo compra e avvisa dopo. Un processo di acquisto funziona quando la strada corretta è anche la più veloce.

Il risultato che si cerca non è il controllo per il controllo. È poter sapere, in qualsiasi momento, che cosa è stato chiesto, chi lo ha autorizzato, che cosa è stato ordinato e che cosa è arrivato.

La richiesta: poche informazioni, tutte obbligatorie

Un modulo lungo produce richieste fuori dal sistema. Le informazioni minime sono quelle senza cui nessuno può approvare o ordinare.

• Che cosa serve, descritto in modo comprensibile a chi acquista: non solo il codice interno, non solo il solito.
• A quale commessa, reparto o centro di costo si riferisce. È il dato che manca più spesso ed è quello che rende impossibile capire, a fine anno, dove sono finiti i soldi.
• Quando serve, con una data reale. Urgente non è una data, e nel giro di un mese diventa l’unica priorità esistente.
• Il budget previsto o l’ultimo prezzo pagato, se disponibile: dà a chi approva un metro immediato.
• Chi ha chiesto e chi lo userà, che spesso non sono la stessa persona.

Soglie, responsabili e sostituzioni

La regola di approvazione deve stare in tre righe e valere sempre, senza che nessuno debba chiedere a qualcun altro come funziona.

I valori delle soglie sono decisioni aziendali e non si copiano da fuori: si ricavano guardando le spese dell’ultimo anno e scegliendo il punto oltre il quale un controllo in più vale il tempo che costa. Il criterio pratico è semplice: se una quota rilevante delle richieste finisce in direzione, la soglia è troppo bassa e la direzione diventerà il collo di bottiglia dell’azienda.

Le sostituzioni sono la parte che manda in stallo i processi ben disegnati, ed è quasi sempre l’ultima a cui si pensa. Servono tre cose: un sostituto indicato per ogni approvatore, un tempo massimo oltre il quale la richiesta sale di livello da sola, e la registrazione di chi ha approvato in sostituzione di chi.

Dalla richiesta alla merce: una catena, non quattro isole

Il valore di un sistema di acquisto sta nei collegamenti. Ogni documento deve portare con sé il riferimento a quello da cui nasce.

1. La richiesta approvata genera la richiesta di offerta o direttamente l’ordine, e ne conserva il riferimento.
2. L’offerta accettata diventa ordine, con le condizioni concordate: prezzo, tempi, modalità di consegna.
3. La ricezione registra che cosa è arrivato davvero, quando, e chi lo ha controllato.
4. Le anomalie, cioè quantità diverse, prezzo diverso, merce non conforme o consegna parziale, si registrano sull’ordine e non in un messaggio a parte.
5. La fattura si confronta con l’ordine e con la ricezione: è il controllo che da solo ripaga il tempo speso a impostare tutto il resto.

Un flusso di esempio: materiale urgente e consegna parziale

Un cantiere segnala che manca del materiale per lunedì. Il responsabile apre una richiesta dal telefono: descrizione, commessa, data di necessità, motivo dell’urgenza.

• La richiesta supera la soglia bassa e arriva al responsabile, che approva la sera stessa. Il sistema registra ora e persona.
• L’ufficio acquisti ordina dal fornitore abituale, che conferma metà quantità per lunedì e il resto per giovedì. L’ordine registra due consegne previste, non una.
• Lunedì arriva la prima parte. Chi riceve registra la quantità effettiva: l’ordine resta aperto per il residuo, e il cantiere vede che manca ancora qualcosa senza dover telefonare a nessuno.
• Giovedì la seconda consegna è incompleta. L’anomalia viene registrata sull’ordine, così quando arriverà la fattura la storia è già scritta e non va ricostruita dalle conversazioni di due settimane prima.

Il punto interessante è che nessuno ha fatto un lavoro in più: le stesse informazioni che prima giravano per telefono sono state scritte una volta sola, nel posto in cui sarebbero servite dopo.

Che cosa deve restare scritto, e quando non serve un sistema

Tracciabile non vuol dire registrare tutto. Vuol dire poter rispondere, a mesi di distanza, a quattro domande: chi ha chiesto e perché, chi ha approvato e quando, che cosa è stato ordinato e a quali condizioni, che cosa è arrivato e che cosa è stato contestato.

• Le modifiche vanno conservate come storia, non sovrascritte: un ordine cambiato tre volte deve poter mostrare le tre versioni.
• Le decisioni prese fuori dal sistema, come una deroga concessa a voce, vanno riportate dentro. Altrimenti la storia registrata è falsa, e un registro di cui nessuno si fida smette di essere usato.
• Le persone vanno indicate per ruolo oltre che per nome, perché i nomi cambiano e le vecchie registrazioni devono restare leggibili.

Quello che questa guida non copre

Qui si parla di come organizzare richieste, approvazioni, ordini e ricezioni. Il confronto assistito delle offerte dei fornitori, cioè che cosa può controllare un sistema di intelligenza artificiale su condizioni, prezzi e differenze fra preventivi e con quali cautele, è trattato nella guida dedicata. La gestione completa di una commessa dalla vendita all’installazione ha una guida propria.