Quanto costa mantenere un assistente AI? Le voci da considerare

Il preventivo di sviluppo di un assistente AI è la parte che si legge più volentieri, perché è un numero solo e ha una fine. Il costo che decide se il progetto ha senso, però, è quello che si ripete ogni mese, ed è fatto di voci che spesso non compaiono in nessun documento fino al giorno in cui arrivano.

Questa guida serve a costruire l’elenco delle voci e a metterle in una stima con i vostri volumi. I prezzi non li trovate qui: cambiano, e un numero scritto oggi sarebbe sbagliato fra pochi mesi. Vanno presi dai listini in vigore il giorno in cui decidete, allegati al documento e datati.

Tre fasi che non si pagano allo stesso modo

Prima di stimare conviene separare quello che si paga una volta da quello che si ripete. Sono tre blocchi distinti e vengono spesso presentati come uno.

• Costruzione: integrazione con i vostri sistemi, permessi, interfaccia, registri. Si paga una volta, e si ripaga in parte a ogni modifica successiva.
• Preparazione dei dati: raccolta, pulizia, struttura, decisione su che cosa l’assistente può leggere e che cosa no. È la voce più sottostimata di tutte, ed è la sola che dipende interamente da come sono messi i vostri documenti.
• Prove e messa a punto: campione di casi, correzioni, seconda prova. Non è un collaudo formale: è il lavoro che decide se il sistema è utilizzabile.

La preparazione dei dati si paga una volta sola se le fonti sono stabili, e diventa una voce ricorrente se cambiano. Un listino aggiornato ogni trimestre, un manuale che cambia con i prodotti, un regolamento interno che si rivede: ognuna di queste cose sposta una voce dal primo blocco al terzo.

Le voci del costo ricorrente

Questo è l’elenco da compilare con i vostri numeri. Nessuna riga è opzionale: quelle che decidete di non sostenere restano scoperte, e prima o poi si presentano sotto forma di malfunzionamento.

Le ultime due righe vengono quasi sempre confuse. Il monte ore per far continuare a funzionare quello che esiste non è la stessa cosa della richiesta di far fare all’assistente qualcosa di nuovo. Tenerle nello stesso capitolo fa sparire la manutenzione, perché le novità la consumano: e la manutenzione che non si fa si paga comunque, più tardi e peggio.

Il costo per unità è l’unica cifra confrontabile

Il totale mensile non dice se conviene, perché non è paragonabile a niente. Serve un costo per unità di lavoro: per conversazione gestita, per documento letto, per pratica smistata.

1. Scegliere l’unità: dev’essere una cosa che oggi qualcuno fa a mano e che si può contare.
2. Stimare quante unità al mese, in tre scenari, partendo dal volume che avete adesso.
3. Calcolare la parte variabile per unità: consumo del modello e servizi esterni richiamati.
4. Aggiungere i costi fissi divisi per il numero di unità di quello scenario.
5. Confrontare con quanto costa oggi la stessa attività fatta a mano, comprese le correzioni degli errori.

Il quarto passaggio spiega perché a volumi bassi il costo per unità è alto: infrastruttura, monitoraggio e supervisione si dividono su poche unità. È la ragione per cui un progetto sensato in prospettiva può risultare antieconomico nel primo periodo, e va detto prima invece di scoprirlo dopo.

Tre scenari, con i vostri volumi

Un modello a tre scenari si costruisce così. I riferimenti qui sotto sono illustrativi e servono a mostrare la forma del calcolo, non a fare il vostro preventivo: al posto di V va il volume mensile che avete oggi.

Il confronto interessante non è fra i totali dei tre scenari, ma fra i costi per unità. Se il costo per unità non scende passando da uno scenario al successivo, c’è qualcosa da rivedere nella struttura prima di aumentare i volumi: quasi sempre è la quantità di dati inviata a ogni richiesta, oppure una supervisione che cresce in modo proporzionale invece che a gradini.

Le voci che compaiono dopo

Alcune voci non esistono al momento del preventivo e si presentano nei mesi successivi. Conviene nominarle prima, anche senza quantificarle.

• Crescita dell’archivio dei documenti e degli indici di ricerca collegati.
• Conservazione dei registri per il periodo che avete deciso o che vi è richiesto.
• Aumento del contesto: più documenti consultabili significa più costo per ogni singola richiesta, anche se le richieste non aumentano.
• Casi limite emersi dall’uso reale, che richiedono regole nuove e nuove prove.
• Formazione delle persone che entrano in azienda dopo il rilascio.
• Adeguamenti dovuti a cambiamenti nei sistemi collegati o nelle condizioni dei fornitori.

Quando la stima non si può ancora fare

In alcune situazioni qualunque numero sarebbe inventato, e il passo giusto non è il preventivo.

• Non sapete quante richieste ricevete oggi: si contano per qualche settimana, ed è un lavoro breve.
• Non è chiaro che cosa deve fare l’assistente: un ambito indefinito produce un consumo indefinito, perché ogni richiesta può diventare qualsiasi cosa.
• Le fonti documentali non esistono ancora in forma leggibile: finché non si sa quanto lavoro serve per prepararle, la voce più grande resta scoperta.
• Nessuno sa dire quanto costa oggi fare la stessa attività a mano: senza quel termine di confronto, la stima non serve a decidere.

In questi casi la strada è un progetto pilota con un campione limitato, una durata dichiarata e una decisione stabilita in partenza su che cosa lo farebbe proseguire o fermare. Costa meno di un preventivo costruito su ipotesi.

Quello che questa guida non copre

Qui si tratta la struttura dei costi di gestione di una soluzione AI. Il confronto più generale fra costo di progetto e costo di gestione nel tempo di un software aziendale è trattato nella guida dedicata; il modo di impostare un progetto pilota, con obiettivo, campione e criterio di decisione, ha anch’esso una guida a sé. I valori economici non compaiono in questa guida perché vanno presi dai listini in vigore alla data in cui fate la stima.