Da quale attività iniziare con l'AI in azienda? Una matrice di priorità

Il problema non è trovare un’attività in cui l’intelligenza artificiale potrebbe servire: se ne trovano venti in mezz’ora. Il problema è che un primo tentativo scelto male brucia la fiducia di chi dovrà usare tutti quelli successivi, e la brucia in fretta. Questa guida serve a sceglierne una sola da cui partire, e a stabilire in anticipo come si capirà se ha funzionato.

Si parte dalle attività, non dagli strumenti

L’elenco si costruisce parlando con chi esegue il lavoro, non in riunione con chi lo descrive. Per ciascuna attività servono cinque risposte.

• Quante volte succede: al giorno, alla settimana, al mese.
• Quanto tempo occupa e a chi. Il tempo di una persona che potrebbe fare altro vale diversamente da un tempo morto.
• Quali informazioni servono per farla, e dove stanno oggi.
• Che cosa succede quando viene fatta male, e chi se ne accorge.
• Quanto è uguale a sé stessa ogni volta.

Sono cinque risposte per attività e si raccolgono in un pomeriggio. Chi salta questo passaggio sceglie il primo caso in base a quanto è interessante, che è il criterio peggiore disponibile.

Tre domande che scartano metà dell’elenco

• Quanto è variabile? Un’attività che ogni volta ha un contesto nuovo e regole diverse è difficile da automatizzare e ancora più difficile da controllare: non sapreste dire se il risultato è giusto senza rifare il lavoro.
• Che cosa succede se l’esito è sbagliato? Una bozza sbagliata si corregge in un minuto. Un messaggio sbagliato a un cliente, un prezzo sbagliato, un consiglio tecnico sbagliato producono conseguenze che non si annullano.
• I dati esistono e sono leggibili? Se le informazioni stanno in fotocopie scansionate, nella testa delle persone o in cinque sistemi che non si parlano, il lavoro vero è lì, e non è un lavoro di intelligenza artificiale.

La matrice

Messe le attività una accanto all’altra, la scelta di solito si fa da sola. Le tre righe seguenti mostrano come si compila la tabella: non descrivono un’azienda reale.

Prima di dire intelligenza artificiale

Diverse attività dell’elenco si risolvono con qualcosa di più semplice e più stabile: una regola, un campo obbligatorio in un modulo, un’etichetta, una casella di posta separata, una interrogazione sul gestionale. Vale la pena verificarlo, perché la soluzione semplice si spiega a chiunque e non richiede supervisione.

Il costo che non si vede

Il costo raramente sta al centro. Sta ai due estremi, ed è la parte che i preventivi ottimistici dimenticano.

• Da dove arriva l’informazione in ingresso, e chi la tiene aggiornata nel tempo.
• Dove finisce il risultato. Se qualcuno deve ricopiarlo a mano da una finestra all’altra, avete spostato il lavoro, non tolto.
• Chi controlla, quanto spesso, e su quale campione. La supervisione è un costo ricorrente, non una fase iniziale.
• Che cosa succede quando il sistema non risponde o risponde male: chi se ne accorge e come si continua a lavorare intanto.
• Chi risponde al cliente quando l’esito lo riguarda.

Un caso che entra ed esce dagli strumenti che le persone già usano costa molto meno di uno che richiede una finestra in più da tenere aperta e ricordarsi di consultare.

Scegliere, e scrivere i criteri prima

1. Scegliere una sola attività: la più frequente fra quelle a bassa variabilità e con errore recuperabile.
2. Scrivere che cosa fa oggi una persona, passo per passo, comprese le eccezioni.
3. Misurare la situazione di partenza — tempo impiegato, volumi, errori osservati in un periodo definito — prima di toccare qualsiasi cosa. Senza questa misura non ci sarà nessun confronto possibile.
4. Definire che cosa sarà considerato un successo, in modo osservabile, e chi lo dichiarerà.
5. Fissare la data in cui si decide, e le tre risposte ammesse: si estende, si corregge, si abbandona.

Il terzo punto è quello che salta più spesso, ed è quello che distingue un progetto da una dimostrazione. Senza il dato di partenza, alla fine si discuterà di impressioni.

Quello che questa guida non copre

Qui si sceglie l’attività da cui partire. Come si organizza poi il progetto pilota — su quale campione, con quale supervisione e con quale decisione finale — è un lavoro a sé. Anche il confronto puntuale fra automazione tradizionale e intelligenza artificiale, quando entrambe sono praticabili, merita un discorso proprio.