Porównywanie ofert dostawców z AI: co może pomóc skontrolować

Trzy oferty na tę samą dostawę przychodzą w trzech różnych formatach, z różnymi ilościami, różnymi jednostkami i pozycjami, które w jednej są, a w drugiej nie. Czas na ich porównanie nie jest poświęcany na ocenę: jest poświęcany na uczynienie porównywalnymi dokumentów, których nikt nie napisał z myślą o porównaniu. To właśnie ta część może zostać odciążona przez system automatyczny. Nie decyzja, która pozostaje w gestii kupującego.

Delikatna kwestia polega na tym, że dobrze napisane zestawienie wygląda wiarygodnie, nawet gdy jest błędne. Wszystko, co następuje, służy zachowaniu powiązania między każdą liczbą a wierszem, z którego została wzięta.

Tabelę porównawczą tworzy się przed przeczytaniem ofert

Jeśli tabela powstaje na podstawie otrzymanych ofert, przyjmuje kształt pierwszej przeczytanej, a pozostałe zostają do niej wtłoczone na siłę. Należy ją stworzyć, wychodząc od zapytania ofertowego, które Państwo wysłali.

• Pozycje: co ma zostać wycenione, z ilością i jednostką miary, które Państwo wskazali.
• Warunki, które ważą tyle samo co cena: terminy dostawy, miejsce dostawy i po czyjej stronie leżą jej koszty, ważność oferty, terminy płatności, gwarancja i jej okres, wsparcie wliczone lub wyłączone.
• Wyłączenia, których należy wyraźnie szukać: montaż, transport, opakowanie, odbiór techniczny, szkolenie, części zamienne, odbiór starego sprzętu.
• Informacje pozacenowe, które mają znaczenie dla decyzji: wymagane certyfikaty, referencje, zdolność do zapewnienia ciągłości dostaw.

Kolumny tabeli są takie same dla wszystkich dostawców. Jeśli jakaś brakuje w ofercie, pole pozostaje puste: to informacja, a nie szczegół do uzupełnienia na wyczucie.

Każdą wartość trzeba móc odnaleźć na jej stronie

Zasada, która sprawia, że wspomagane porównanie jest użyteczne, jest jedna: obok każdej wyodrębnionej danej musi znajdować się miejsce w dokumencie, z którego pochodzi — strona, wiersz, pozycja. Bez tego osoba kontrolująca musi wszystko przeczytać od nowa, a zaoszczędzony czas wraca się z powrotem.

Kontrola, którą trzeba zawsze przeprowadzić, dotyczy wartości decydujących: kwotę łączną, ilość i datę dostawy każdej oferty weryfikuje się ręcznie na oryginale, nawet gdy cała reszta została wyodrębniona automatycznie. To niewiele liczb, ale to pod nimi się podpisują.

Dwie oferty w porównaniu

Poniższy przykład został przygotowany w celach poglądowych, z fikcyjnymi danymi, aby pokazać, w jaki sposób dwie oferty stają się nieporównywalne, tak że nikt tego nie zauważa.

Żadna z tych różnic nie jest ukryta: wszystkie są zapisane w dokumentach. Stają się niewidoczne dopiero wtedy, gdy patrzy się na dwie zestawione obok siebie sumy końcowe.

Brakująca dana to informacja

Puste pole może oznaczać trzy różne rzeczy, które trzeba rozróżniać: dostawca jej nie podał, podał ją gdzie indziej w załączniku, albo w jego przypadku ta pozycja się nie stosuje. Dwa pierwsze przypadki rozwiązuje się pytaniem; trzeci trzeba zapisać, ponieważ to różnica w zakresie dostawy, a nie przeoczenie.

Pytanie skierowane do dostawcy, gdy jest potrzebne, jest też sposobem jego oceny: szybkość i precyzja, z jaką odpowiada na prośbę o wyjaśnienie, mówią coś o tym, jak będzie wyglądać wspólna praca.

Czego nie należy delegować

• Wyboru. Zestawienie porządkuje dane w jednym rzędzie; waga, jaką należy przypisać cenie, terminom, wiarygodności i ciągłości dostaw, zależy od bieżącej sytuacji firmy i nie jest wynikiem obliczenia.
• Oceny dostawcy: jak pracował w przeszłości, co o nim wiadomo, co się stanie, jeśli dostawa nie dojdzie do skutku w niewłaściwym momencie.
• Klauzul wiążących — kar umownych, wyłączności, automatycznych przedłużeń, rewizji cen — które czyta się w całości, a nie w streszczeniu.
• Poufności dokumentów. Zanim oferty zostaną przepuszczone przez zewnętrzny system, trzeba sprawdzić, co przewidują umowy z dostawcami oraz wewnętrzne zasady dotyczące danych i dokumentów.

Kiedy ta pomoc nie jest potrzebna

Przy dwóch krótkich i podobnych ofertach przygotowanie tabeli kosztuje więcej niż ich przeczytanie. Dotyczy to również sytuacji odwrotnej: jeśli oferty odpowiadają na specyfikację narzucającą format, są już porównywalne, a praca została wykonana wcześniej, lepiej i na czas.

Przypadek, w którym to naprawdę się opłaca, to sytuacja powtarzalna: ta sama kategoria zakupu, wielu dostawców, długie i niejednorodne dokumenty oraz ta sama tabela wykorzystywana za każdym razem. Wartość nie leży w pojedynczej lekturze, lecz w tym, że tabela staje się sposobem, w jaki Państwo zapytują o oferty, a wtedy dostawcy zaczynają odpowiadać już w formie, jakiej Państwu potrzeba.

Czego nie obejmuje ten poradnik

Mowa tu o tym, jak uczynić porównywalnymi otrzymane dokumenty. To, jak organizuje się zapytania ofertowe, kto co zatwierdza i z jakimi progami, to kwestia procesu, omówiona osobno. Także wyodrębnianie danych z dokumentów w formacie PDF, wraz z kontrolami potrzebnymi do zweryfikowania tego, co zostało odczytane, ma swój dedykowany poradnik.