Uprawnienia i kopie zapasowe w systemie: co powinien móc zweryfikować właściciel firmy

Dwa pytania wystarczą, by zrozumieć, czy system jest naprawdę zarządzany, czy tylko włączony: kto co widzi oraz ile pracy zostanie utracone, jeśli jutro rano systemu zabraknie. To pytania właściciela firmy, a nie informatyka, i trzeba je zadać przed podpisaniem umowy, ponieważ potem stają się wnioskami o zmianę, które trzeba wycenić.

Do ich zweryfikowania nie są potrzebne kompetencje informatyczne. Potrzebne są dwa dokumenty, które może przeczytać każdy: tabela pokazująca, kto co może robić, oraz protokół udanego testu przywrócenia systemu.

Uprawnienia to nie kwestia zaufania

Najczęstszym zarzutem jest to, że w firmie ufa się wszystkim. Rzecz w czymś innym: uprawnienia ograniczają szkody wynikające z błędów, skradzionych danych dostępowych i źle zarządzanych odejść pracowników, a także pozwalają odtworzyć, kto dokonał danej zmiany. Uczciwa osoba, która pomyli wiersz, może skasować rok kartotek dokładnie tak samo jak osoba nieuczciwa.

• Uprawnienie nadaje się za czynność, a nie za osobę. Gdy zmienia się stanowisko, zmienia się rola, zamiast dodawać kolejny wyjątek.
• Widzieć, modyfikować, usuwać i eksportować to różne działania. Eksport to ten, o którym się zapomina, a to właśnie przez niego dane naprawdę opuszczają firmę.
• Niektórych danych nie potrzebują osoby, które ich nie potrzebują: koszty zakupu, marże, dane pracowników, poufne warunki uzgodnione z poszczególnymi klientami.

Macierz ról i działań

To dokument, który nadaje dyskusji konkretny kształt. Powstaje wspólnie z kierownikami, a następnie przekazuje się go dostawcy, aby go wdrożył, a nie odwrotnie. Przykład poglądowy dla firmy z działem magazynu, handlowym i administracji.

Kolumna, która naprawdę ma znaczenie, to ostatnia. Wypisanie tego, czego dana rola nie powinna móc robić, zmusza do podjęcia decyzji; sama lista tego, co może robić, ma tendencję do rozrastania się, aż przestaje cokolwiek znaczyć.

Wchodzi, zmienia dział, odchodzi: cykl, którym nikt nie zarządza

Uprawnienia nie psują się pierwszego dnia. Psują się przez trzy lata, wyjątek po wyjątku.

1. Wejście: osoba otrzymuje przewidzianą dla niej rolę, a nie kopię konta kolegi. Kopiowanie konta to najszybszy sposób na rozprzestrzenienie uprawnień, o których nikt nie zdecydował.
2. Zmiana stanowiska: odbiera się starą rolę i nadaje nową. Sumowanie obu jest główną przyczyną narastających uprawnień.
3. Zastępstwa i delegowanie uprawnień: mają spisaną datę zakończenia, w przeciwnym razie pozostają na stałe.
4. Odejście: dostęp zamyka się tego samego dnia, a na liście uwzględnia się także pocztę, wspólne archiwa, urządzenia oraz konta w usługach zewnętrznych.

Kopie zapasowe: dwie liczby do uzgodnienia, a nie zapewnienie

Na pytanie „czy są kopie zapasowe?” odpowiedź zawsze brzmi tak. Właściwe pytanie ma dwie części, i obie są decyzjami Państwa, zanim staną się decyzjami technicznymi.

• Ile pracy mogą Państwo sobie pozwolić stracić. Jeśli kopia jest wykonywana w nocy, awaria o 17:00 kosztuje cały dzień wprowadzonych danych. Jeśli utrata jednego dnia jest nie do zaakceptowania, częstotliwość trzeba zwiększyć, a to wiąże się z kosztem, który należy porównać z kosztem utraty danych.
• Jak długo mogą Państwo pozostać bez działającego systemu. Przywrócenie systemu wymaga godzin, a nie minut, a czas ten zależy od tego, jak dobrze wszystko przygotowano wcześniej.

Obie wartości powinny zostać zapisane w umowie razem z tym, co obejmują. Przykład poglądowy, z liczbami do ustalenia indywidualnie: codzienne kopie przechowywane przez kilka tygodni, okresowa kopia przechowywana dłużej oraz przynajmniej jedna kopia w innym miejscu, niedostępna za pomocą tych samych danych dostępowych co używane systemy.

• Co jest kopiowane: baza danych, ale także załączniki, wygenerowane dokumenty, konfiguracje i personalizacje. Przywrócenie samej bazy danych może pominąć lata dokumentów.
• Kto sprawdza, czy kopie są rzeczywiście wykonywane, i kto zostaje powiadomiony, gdy się nie powiodą. Kopia zapasowa, która zawodzi po cichu, to sytuacja najczęstsza i najbardziej niebezpieczna.
• Kto ma dostęp do kopii: zawierają one te same dane co system, z tymi samymi obowiązkami zachowania poufności.

Nieprzetestowane przywrócenie systemu nie istnieje

Jedynym dowodem na to, że kopia zapasowa działa, jest jej faktyczne przywrócenie. Test przeprowadza się w osobnym środowisku, na danych demonstracyjnych lub na kopii, i sporządza się z niego protokół. Protokół to dokument, o który mogą Państwo prosić co roku, bez konieczności dyskutowania o technologii.

1. Data testu, kto go przeprowadził i na jakiej kopii.
2. Co zostało przywrócone: system, baza danych, załączniki, konfiguracje.
3. Ile czasu to zajęło, od rozpoczęcia do ponownej dostępności systemu.
4. Co zostało sprawdzone później: kilka otwartych dokumentów, kilka sprawdzonych kartotek, wykonany wydruk, przetestowane logowanie na zwykłym koncie użytkownika.
5. Co nie zadziałało i jak zostało to poprawione. Pierwszy test, w którym nie wykryto żadnego problemu, zwykle był przeprowadzony zbyt pobieżnie.

Czego nie można obiecać

Żaden dostawca nie może zagwarantować, że system nigdy nie zostanie naruszony ani że dane nigdy nie zostaną utracone. Kto to obiecuje, sprzedaje spokój ducha, a nie bezpieczeństwo.

Czego ten przewodnik nie obejmuje

Tutaj mowa jest o weryfikowalnych wymaganiach dotyczących dostępu i odzyskiwania danych: bez żadnej absolutnej gwarancji bezpieczeństwa i bez deklaracji zgodności z przepisami. Testy funkcjonalne, które należy wykonać przed wdrożeniem oprogramowania do użycia, czyli sprawdzenie, czy robi to, co potrzebne, na rzeczywistych przypadkach, to inna kwestia i następują wcześniej. Również sposób uniknięcia uzależnienia od jednego dostawcy, przy zachowaniu danych i danych dostępowych, które muszą pozostać Państwa własnością, zasługuje na osobne omówienie.