Importer un catalogue produits : comment préparer les données, les images et les catégories

Une importation échoue presque toujours avant même de commencer, dans le fichier de départ. Les produits entrent, les comptes sont bons, puis on s'aperçoit que les tailles sont devenues des produits séparés, que les prix avec une virgule ont été mal lus, et que la moitié des photos a atterri sur le mauvais article. À ce stade, corriger coûte plus cher que tout recommencer.

La préparation des données est la partie du travail qui peut se faire sans toucher au site, et c'est elle qui décide du résultat. Ce guide sert à la mettre en ordre : ce qui doit figurer dans le fichier, ce qu'on nettoie avant, comment on teste sur quelques produits, et ce qu'on contrôle après.

La référence produit vient avant tout

Chaque ligne du fichier doit avoir une référence qui identifie ce produit et aucun autre, stable dans le temps. C'est la clé qui permettra de reconnaître les futures mises à jour, de relier les images et d'éviter les doublons. Sans elle, chaque importation suivante crée des copies au lieu de mettre à jour.

• La référence n'est pas le nom du produit. Les noms changent, s'écrivent de façons différentes, contiennent des accents et des espaces.
• La référence n'est pas le numéro de ligne du tableur, et elle ne doit pas changer si l'on réordonne le fichier.
• Si des références existent déjà dans le système de gestion, on utilise celles-là : avoir deux systèmes de références est la cause la plus fréquente de stocks qui ne correspondent pas.
• Si le produit a des variantes, il faut deux niveaux : la référence du produit et la référence de chaque variante. Les confondre produit des catalogues où le même tee-shirt apparaît cinq fois.

Catégories, attributs et champs obligatoires

La deuxième étape consiste à décider de la structure d'arrivée avant d'adapter les données, pas l'inverse. Trois choses doivent être fixées sur le papier.

1. Les catégories : une arborescence avec peu de branches et des noms qu'un client utiliserait. Chaque produit appartient à une catégorie principale ; les autres appartenances se gèrent avec des filtres, pas en multipliant les catégories.
2. Les attributs : ceux sur lesquels on filtre ou on choisit (taille, matériau, puissance, compatibilité) sont des champs, pas du texte dans la description. Ceux qui se lisent simplement peuvent rester dans la description.
3. Les champs obligatoires : quelles données empêchent la publication si elles manquent. Généralement référence, nom, prix, catégorie et au moins une image. Un produit auquel il en manque un ne doit pas entrer à moitié : il doit rester dehors et apparaître dans une liste de rejets.

Les saletés que l'on retrouve toujours

Un catalogue qui a grandi au fil des années contient les mêmes choses dans toutes les entreprises. Cela vaut la peine de les chercher avant, car en importation elles deviennent silencieuses.

• Doublons non identiques : le même produit écrit de deux façons, avec deux références, parfois avec deux prix différents. Celui mis à jour le plus récemment l'emporte seulement si quelqu'un le décide.
• Formats incohérents : prix avec un point et avec une virgule, mesures avec et sans unité, dates dans deux formats, espaces invisibles à la fin des références. Les espaces invisibles sont la cause numéro un des images non associées.
• Descriptions qui contiennent une mise en forme copiée d'un document texte : cela entraîne du code inutile qui se voit ensuite sur la page.
• Images : noms de fichiers qui ne correspondent à aucune référence, formats différents, photos énormes, produits sans aucune image et produits avec douze images toutes identiques. L'association doit se faire par référence, pas par nom de produit.
• Produits qui ne doivent pas passer : hors production, échantillons, articles utilisés seulement en interne. Les exclure est une décision commerciale, pas technique, et elle doit être prise en amont.

Un exemple de structure de fichier

Voici comment écrire la règle de correction en face de chaque champ. Les valeurs sont illustratives et servent à montrer le type d'erreur, pas à suggérer un format universel.

Les lignes qui ne respectent pas une règle ne doivent pas être corrigées à la main une par une : on corrige la règle et on régénère le fichier. On ne corrige à la main que ce qui est vraiment un cas isolé.

Le test sur un échantillon, avant l'importation complète

L'échantillon n'est pas « les cinquante premiers produits du fichier » : c'est un ensemble choisi parce qu'il contient les cas difficiles.

1. Un produit simple, sans variante, avec une seule image.
2. Un produit avec de nombreuses variantes et des prix différents par variante.
3. Un produit avec des accents, des apostrophes et des caractères particuliers dans le nom.
4. Un produit en promotion, ou avec deux prix, ou avec un prix sur demande.
5. Un produit que vous savez être « sale » : catégorie manquante, image absente, description interminable.
6. Un produit qui doit rester exclu, pour vérifier que le filtre fonctionne.

Sur l'échantillon, on regarde la fiche publiée, pas le fichier : comment apparaît le nom, où a atterri la catégorie, si les variantes se choisissent, si l'image est la bonne et non déformée.

Les contrôles après l'importation

Il faut des chiffres, pas des impressions. On compare l'arrivée avec l'origine, champ par champ, et on garde une trace des rejets.

• Comptage : combien de produits dans le fichier, combien importés, combien rejetés et pour quel motif. La somme doit être exacte.
• Prix : le produit le plus cher et le moins cher du site doivent être ceux que vous attendez. Si le plus cher coûte mille fois plus que les autres, c'est un séparateur décimal mal lu.
• Variantes : combien de produits ont des variantes à l'origine et combien à l'arrivée.
• Images : combien de produits sans aucune image, listés par référence.
• Exclus : la liste des produits qui ne devaient pas entrer, vérifiée un par un car ils sont peu nombreux.

Ce que ce guide ne couvre pas

Ici, on traite le premier transfert du catalogue : préparer les données, les tester et les contrôler. La synchronisation continue — stocks qui changent chaque jour, prix mis à jour par le système de gestion, produits qui sortent de production — est un problème différent, avec ses propres règles sur qui a autorité sur quelle donnée, et il est traité à part. L'organisation des variantes et la rédaction des fiches produit méritent elles aussi un traitement à part.