Quand Excel ne suffit plus : comment reconnaître les problèmes à résoudre

Excel ne cesse pas de fonctionner avec un message d'erreur. Il cesse de suffire en silence : un jour la personne qui tenait le fichier part en congés, ou deux copies de la même liste disent des choses différentes, ou il faut une demi-heure pour répondre à « où en est cette commande ? ». Avant de demander un devis pour un système de gestion d'entreprise, mieux vaut savoir lequel de ces problèmes vous cherchez à résoudre, car tous ne se résolvent pas avec un logiciel.

D'abord la liste des fichiers

On commence par écrire ce qui existe. Pour chaque fichier, quelques lignes.

• Comment il s'appelle et où il se trouve physiquement.
• Qui le modifie et qui se limite à le consulter.
• À quoi il sert aujourd'hui, pas à quoi il servait à sa création.
• D'où viennent les données qu'il contient et où elles vont ensuite.
• Ce qui se passerait s'il disparaissait demain matin.

La liste réserve presque toujours deux surprises : des fichiers que plus personne ne consulte mais que quelqu'un continue de mettre à jour, et un ou deux fichiers critiques qui se trouvent sur l'ordinateur d'une seule personne, sans copie.

Le journal d'une semaine

Compter de mémoire ne fonctionne pas : qui fait un travail tous les jours cesse de le voir. Pendant une semaine, chaque personne qui touche ces fichiers note ce qu'elle fait, combien de temps cela lui prend et ce qui a posé problème. Quelques lignes par jour suffisent, écrites par celui qui exécute et non par celui qui supervise. Les exemples ci-dessous montrent comment le remplir : ce ne sont pas vos chiffres.

À la fin de la semaine, le journal dit trois choses : où part le temps, où naissent les erreurs, et quelles activités existent seulement pour faire tenir ensemble des fichiers différents. Ce sont ces dernières la cible : aucune d'elles ne produit de valeur, elles existent parce que l'outil ne permet pas de les éviter.

Les signaux qui indiquent une limite de l'outil

• La même information est saisie à la main à deux endroits. Chaque recopie est une erreur qui attend son tour.
• Il existe un travail périodique qui sert uniquement à faire correspondre deux listes.
• Personne ne sait quelle est la bonne version, et les fichiers s'appellent définitif, définitif deux, définitif ok.
• Deux personnes ne peuvent pas y travailler ensemble, ou elles le font et s'écrasent mutuellement.
• Impossible de savoir qui a changé un chiffre, quand et pourquoi.
• Impossible de donner accès à une partie du fichier sans le donner à tout le reste.

Les deux premiers s'atténuent avec plus de discipline. Pas les trois derniers : ils ne se résolvent pas avec de meilleures formules, car ils concernent ce que le tableur n'est pas fait pour faire.

Le problème peut être l'organisation

Beaucoup de projets échouent parce qu'on achète un logiciel pour résoudre un désaccord. Trois situations typiques.

• Le processus n'est pas décidé : on ne sait pas clairement qui approuve une remise, ou à partir de quel moment une commande est confirmée. Le logiciel ne décide pas à votre place : il fige ce qu'il trouve.
• Chacun travaille à sa façon. On choisit d'abord la façon, puis on la met dans un système, sinon on finit par construire toutes les variantes et par les maintenir pour toujours.
• Les données sont sales : le même client écrit de quatre façons différentes, des codes manquants, des unités de mesure incohérentes. Importées telles quelles, elles restent sales et deviennent en plus difficiles à corriger.

Quand Excel convient très bien, et qu'il vaut mieux le garder

• Peu de personnes, des données qui n'alimentent rien d'autre et personne qui doive les consulter en temps réel.
• Des calculs et des simulations qui changent à chaque fois : ici, un système rigide est pire, pas mieux.
• Des activités rares ou saisonnières, qui ne justifieraient pas le travail de construire quelque chose par-dessus.
• Des processus pas encore stables. Un fichier est le meilleur endroit pour comprendre comment une chose devra fonctionner avant de la figer.

L'erreur inverse existe et elle est fréquente : remplacer un fichier qui fonctionne par un logiciel qui fait exactement la même chose, avec plus d'étapes et moins de liberté. Si un fichier n'apparaît pas dans le journal, laissez-le où il est.

Choisir un processus pilote

1. Prendre un processus avec un début et une fin clairs — de la commande à la livraison, de la demande à l'offre — et non « la gestion de l'entreprise ».
2. Le choisir parmi ceux qui pèsent le plus dans le journal, pas parmi ceux les plus simples à expliquer.
3. Écrire comment cela fonctionne aujourd'hui, exceptions comprises. Les exceptions sont la partie qui fait échouer les projets, et elles sont toujours racontées en dernier.
4. Définir trois ou quatre critères observables d'amélioration : une recopie disparaît, la donnée existe à un seul endroit, la recherche ne nécessite plus d'ouvrir un fichier, la réconciliation hebdomadaire n'est plus nécessaire.
5. Établir qui utilisera vraiment la nouvelle version et qui continue à travailler comme avant tant qu'elle n'est pas prête.

Un pilote qui ne touche à aucune des gênes révélées par le journal est un pilote inutile, même quand il fonctionne parfaitement.

Ce que ce guide ne couvre pas

Ici on s'arrête au diagnostic : quels problèmes vous avez et lesquels concernent l'outil. Le choix entre un système de gestion d'entreprise déjà prêt et un logiciel construit sur mesure est l'étape suivante, et se fait avec une matrice de critères. La façon d'importer les anciennes données en vérifiant qu'elles sont arrivées intactes est un travail à part, avec ses propres contrôles.