Software de gestión para obras: conectar contratos, proveedores, costes y avance

La pregunta que más tiempo hace perder en una empresa que sigue varias obras es «¿cómo vamos con esto?». La respuesta ya existe, pero está repartida entre un presupuesto, unos correos con los proveedores, una pila de facturas por registrar y la memoria del jefe de obra. Un sistema de gestión no sirve para producir esa respuesta una vez: sirve para tenerla disponible sin tener que reconstruirla.

El trabajo difícil no es el software. Es ponerse de acuerdo sobre qué se llama obra, qué se llama coste y en qué momento un coste entra en la cuenta. Si estas tres definiciones no están fijadas, cualquier sistema devuelve números que cada uno interpreta a su manera.

Definir las entidades antes que las pantallas

Las discusiones sobre las pantallas llegan siempre demasiado pronto. Antes hay que decidir cuatro cosas, y hay que decidirlas junto con quien trabaja en la obra y quien lleva las cuentas.

• La obra: la unidad sobre la que se gana o se pierde. Parece obvio hasta que llega el caso de dos parcelas contiguas que comparten un andamio y una grúa: ese coste dónde se pone, y con qué criterio se reparte.
• La unidad: pisos, parcelas, instalaciones, puntos de intervención. Solo hace falta si entregas o vendes por unidades, o si tienes que rendir cuentas por unidad.
• El contrato: el que hay con el promotor y los que hay con los proveedores. Cada uno tiene un importe, una fecha, unas condiciones y una persona que lo ha firmado.
• La partida de coste: el nivel al que quieres leer el balance final. Mano de obra, materiales, subcontratas, alquileres de maquinaria, cargas, imprevistos ya son un buen punto de partida.

La regla práctica sobre las partidas de coste: una partida sirve solo si alguien toma una decisión distinta según su valor. Si nadie mira nunca los materiales de consumo por separado, mantenerlos separados cuesta trabajo de registro todos los días y no produce ninguna decisión.

Compromisos, documentos recibidos y movimientos son tres cosas distintas

Es el punto en el que casi todas las hojas de cálculo se rompen, porque mantienen una sola columna donde harían falta tres estados distintos.

Quien mira solo las facturas registradas ve una obra más barata de lo que es, porque los pedidos ya firmados no aparecen por ningún lado. Quien mira solo los pagos ve la caja y cree que ve el margen. Las dos lecturas juntas, sin los compromisos, son la forma más habitual de darse cuenta demasiado tarde de que una partida se ha disparado.

Modificaciones: ahí es donde se pierde el margen

Las modificaciones son la parte en la que el trabajo real se aleja del contrato. No es una anomalía, es el funcionamiento normal de una obra: el problema nace cuando la modificación existe en los hechos y no existe en los datos.

1. La modificación se registra cuando nace, es decir, cuando alguien la pide, no cuando se consigue facturarla.
2. Tiene un efecto declarado: sobre el importe, sobre los plazos o sobre ambos. Incluso «por cuantificar» es un valor aceptable, siempre que esté escrito.
3. Tiene un estado y un responsable de la aprobación, con un límite de importe dentro del cual esa persona puede decidir por sí sola.
4. Tiene un anexo: el correo que la ha solicitado, el plano, el acta, la fotografía del imprevisto encontrado en obra.

Anexos, permisos y trazabilidad

Los anexos sirven para no tener que reconstruir las decisiones meses después. Para que funcionen tienen que estar enganchados a la línea a la que se refieren, no en una carpeta general de la obra donde nadie busca.

• Cada documento está enganchado al objeto correcto: al contrato, al pedido, a la modificación, a la certificación de avance.
• Quién aprueba qué, y hasta qué importe, está escrito y coincide con lo que realmente ocurre en la empresa.
• Quién puede modificar un dato ya aprobado, y qué queda de la modificación: quién la ha hecho, cuándo, qué había antes.
• Los datos que alimentan la contabilidad no se corrigen a mano dentro de la vista: se corrigen en el origen, si no, las dos versiones divergen.

Las vistas: pocas, y con la fecha escrita encima

Las vistas útiles son tres, y cada una debe declarar de qué se alimenta y a cuándo está actualizada.

• Situación de una obra: contrato, modificaciones por estado, compromisos, costes seguros, residuo por partida de coste.
• Comparación entre obras: cuáles están consumiendo el presupuesto más rápido de lo que avanzan los trabajos.
• Plazos: qué hay que emitir, qué hay que aprobar, qué está parado a la espera de alguien.

Cada vista lleva escrito «actualizada al» y qué es lo que no contiene. Una vista que no declara sus propias exclusiones se cree completa, y a partir de ahí produce decisiones equivocadas con más autoridad que una hoja de cálculo.

Qué debe existir antes de empezar

Hay condiciones sin las cuales el sistema no puede funcionar, y ninguna elección técnica las compensa. Hay que verificarlas antes, porque son trabajo de organización y no de software.

• Un código único de obra usado por todos, desde el presupuesto hasta la factura del proveedor. Sin él, la atribución de los costes sigue siendo un trabajo manual.
• Proveedores que emiten documentos referibles a una obra. Si las facturas son acumulativas, alguien tendrá que descomponerlas a mano todos los meses.
• La costumbre de registrar los pedidos en el momento en que se hacen. Si los pedidos se registran a final de mes, la parte de los compromisos se quedará vacía y las vistas dirán algo falso.
• Un proceso de aprobación de las modificaciones que ya exista, al menos en la práctica. El software puede hacerlo trazable, no puede inventarlo.

Digitalizar un proceso confuso no lo aclara: lo vuelve confuso y más lento, y además da la sensación de que ahora los números son fiables.

Un ejemplo: una obra con una modificación en curso

Una empresa sigue tres obras. En la segunda, la dirección de obra pide por correo mover una instalación. El jefe de obra pide el material el jueves para no parar al equipo; la modificación se presupuesta la semana siguiente y se aprueba diez días después.

Con las entidades definidas como arriba, en esos diez días el sistema muestra: el compromiso con el proveedor registrado el jueves, por lo que el residuo de la partida de instalaciones ya está reducido; una modificación en estado «presupuestada» con el correo de la dirección de obra adjunto; ningún documento recibido y ningún movimiento de caja. Quien mira la obra ve un consumo de presupuesto sin el ingreso correspondiente, y sabe que tiene que reclamar la aprobación.

Sin esa distinción, la misma obra aparece en orden hasta que llega la factura del proveedor, que mientras tanto puede ser de semanas después. La información útil no es el total: es la diferencia entre lo que ya está comprometido y lo que ya está aprobado.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se trata la organización de los datos: qué definir, cómo mantener separados compromisos y costes seguros, cómo hacer visibles las modificaciones. Esto no sustituye a la contabilidad, que tiene sus propias reglas y documentos, ni al asesoramiento fiscal: los valores de gestión y los contables pueden diferir legítimamente, y la comparación hay que hacerla con quien lleva las cuentas. La elección de los indicadores que se incluyen en una vista de síntesis y la gestión de un encargo de la venta a la instalación se tratan en las guías dedicadas.