Documentos de empresa: evitar versiones erróneas y adjuntos dispersos

El coste de los documentos desordenados no es el desorden: es el presupuesto enviado con la tarifa del año pasado, el procedimiento ejecutado en la versión que ya había sido sustituida, el adjunto buscado en cuatro buzones de correo mientras el cliente espera al teléfono. Un archivo sirve para hacer difíciles estas cosas, no para poner orden por el gusto del orden. Esta guía sirve para decidir quién responde de cada documento, qué versión vale y dónde se encuentra.

No todos los documentos tienen el mismo problema

Poner todo en una carpeta compartida y llamarla archivo no resuelve nada, porque los documentos tienen usos distintos y por tanto averías distintas.

• Documentos que dicen cómo se trabaja: procedimientos, instrucciones, formularios. El problema es la versión.
• Documentos ligados a un trabajo: oferta, confirmación de encargo, albarán de transporte, acta, fotografías de una intervención. El problema es el vínculo: deben quedar unidos al encargo, no a la carpeta de quien los creó.
• Documentos que llegan de fuera: fichas técnicas, certificados, manuales, tarifas de proveedores. El problema es saber si siguen siendo los vigentes.
• Documentos que caducan: pólizas, habilitaciones, contratos. El problema es darse cuenta antes y no después.

Cuatro problemas distintos requieren cuatro reglas distintas. Quien aplica solo una a todo acaba por no aplicar ninguna.

La versión vigente es la que alguien ha aprobado

«La última» y «la buena» no son la misma cosa. El archivo modificado más recientemente puede ser el borrador de alguien. Mientras no exista un paso de aprobación, quien busca tiene que adivinar, y de vez en cuando adivina mal.

• Un único lugar donde está la versión vigente, distinto de donde están los borradores.
• Un rol que aprueba, indicado por rol y no por persona, con un sustituto declarado.
• Las versiones superadas no se borran: se trasladan y se marcan como superadas, con la fecha y la indicación de qué documento las sustituye.
• Cada documento lleva consigo su propio número de versión, también cuando se imprime o se envía por correo.

Una ficha de procedimiento, completa

El ejemplo que sigue es ilustrativo y sirve para mostrar qué campos hacen gobernable un documento.

Encontrar: depende de cómo esté vinculado el documento

Buscar por el nombre del archivo funciona mientras los nombres los elige una sola persona. Con varias personas hace falta algo más.

• Cada documento ligado a un trabajo debe vincularse al encargo, al cliente o a la intervención: así se busca partiendo del trabajo, que es la forma en que la pregunta surge de verdad.
• Pocas etiquetas decididas de antemano —tipo de documento, año, cliente— valen más que una estructura de carpetas profunda que cada uno interpreta a su manera.
• El nombre del archivo indica tipo, referencia y fecha, siempre en el mismo orden.
• La búsqueda dentro del texto ayuda solo si los documentos son texto: un PDF que es la fotografía de una hoja no contiene palabras buscables.

Quién ve y quién puede cambiar

El permiso más útil no es el que oculta: es el que impide modificar. La mayoría de los daños no nace de alguien que lee un documento que no le corresponde, sino de alguien que cambia uno que afecta a todos.

• Cuatro roles distintos: quien lee, quien carga, quien aprueba, quien puede eliminar.
• Los documentos con datos personales —contratos del personal, certificados, evaluaciones— son accesibles solo a quien los necesita para trabajar.
• El acceso de quien deja la empresa se retira el mismo día, y con él deben recuperarse los documentos que estaban solo en su dispositivo.
• Cuando un documento tiene que salir, un enlace con una fecha de caducidad es preferible a un adjunto que quedará para siempre en el buzón de otra persona.

Conservación y eliminación

Algunos documentos hay que conservarlos por obligación, otros hay que eliminarlos cuando termina el motivo para tenerlos. Las dos cosas se deciden juntas, tipo por tipo, y se escriben junto a la definición del propio tipo: cuánto tiempo se conserva, dónde está la copia que nadie modifica, quién ejecuta la eliminación y cuándo.

Cuándo basta mucho menos que un software

Si los documentos que importan son pocos y las personas que los tocan son dos o tres, un sistema dedicado es una carga: bastan una carpeta para la versión vigente, otra para el histórico, una forma de nombrar los archivos decidida en conjunto y una persona que aprueba. El momento en que hace falta algo más se reconoce por tres señales: los documentos deben vincularse a los trabajos, los permisos deben ser distintos por rol, o hace falta poder decir quién ha visto y modificado cada cosa.

Lo que esta guía no cubre

Aquí se habla de organización documental: responsabilidades, versiones, accesos, localización. Qué hay que arreglar en los documentos antes de dárselos a un asistente que responde a las preguntas de las personas —formatos, texto legible, retirada de los documentos superados— es un trabajo posterior y tiene una guía propia.