Cuando Excel ya no basta: cómo reconocer los problemas que hay que resolver

Excel no deja de funcionar con un mensaje de error. Deja de bastar en silencio: un día la persona que llevaba el archivo se va de vacaciones, o dos copias de la misma lista dicen cosas distintas, o hace falta media hora para responder a «¿en qué punto está ese pedido?». Antes de pedir el presupuesto de un sistema de gestión empresarial conviene saber cuál de estos problemas estás intentando resolver, porque no todos se resuelven con un software.

Primero, la lista de las hojas

Se empieza escribiendo qué existe. Para cada archivo, pocas líneas.

• Cómo se llama y dónde está físicamente.
• Quién lo modifica y quién se limita a leerlo.
• Para qué sirve hoy, no para qué servía cuando se creó.
• De dónde vienen los datos que contiene y adónde van después.
• Qué pasaría si desapareciera mañana por la mañana.

La lista casi siempre reserva dos sorpresas: algunos archivos que ya nadie lee pero que alguien sigue actualizando, y uno o dos archivos críticos que están en el ordenador de una sola persona, sin copia.

El diario de una semana

Contar de memoria no funciona: quien hace un trabajo todos los días deja de verlo. Durante una semana, quien usa esas hojas anota qué hace, cuánto tarda y qué ha salido mal. Bastan pocas líneas al día, escritas por quien lo ejecuta y no por quien supervisa. Las entradas de abajo muestran cómo se rellena: no son tus números.

Al final de la semana, el diario dice tres cosas: dónde se va el tiempo, dónde nacen los errores y qué actividades existen solo para mantener unidas hojas distintas. Estas últimas son el objetivo: ninguna de ellas genera valor, existen porque la herramienta no las evita.

Las señales que indican un límite de la herramienta

• La misma información se escribe a mano en dos sitios. Cada copia manual es un error que espera su turno.
• Existe un trabajo periódico que sirve solo para cuadrar dos listas.
• Nadie sabe cuál es la versión buena, y los archivos se llaman definitivo, definitivo dos, definitivo ok.
• Dos personas no pueden trabajar juntas en el mismo archivo, o lo hacen y se sobrescriben mutuamente.
• No se puede saber quién ha cambiado un número, cuándo y por qué.
• No se puede dar acceso a una parte de la hoja sin dárselo a todo el resto.

Los dos primeros se atenúan con más disciplina. Los últimos tres no: no se resuelven con mejores fórmulas, porque tienen que ver con lo que la hoja de cálculo no está hecha para hacer.

El problema puede ser la organización

Muchos proyectos fracasan porque se compra un software para resolver un desacuerdo. Tres situaciones típicas.

• El proceso no está decidido: no está claro quién aprueba un descuento, o a partir de qué momento un pedido está confirmado. El software no decide en tu lugar: congela lo que encuentra.
• Cada uno trabaja a su manera. Primero se elige la manera, luego se incorpora a un sistema; si no, se acaba construyendo todas las variantes y manteniéndolas para siempre.
• Los datos están sucios: el mismo cliente escrito de cuatro maneras, códigos que faltan, unidades de medida incoherentes. Llevados así al sistema, siguen sucios y además se vuelven difíciles de corregir.

Cuándo Excel va perfectamente bien, y conviene mantenerlo

• Pocas personas, datos que no alimentan nada más y nadie que necesite leerlos en tiempo real.
• Cálculos y simulaciones que cambian cada vez: aquí un sistema rígido es peor, no mejor.
• Actividades poco frecuentes o estacionales, que no compensarían el trabajo de construir algo encima.
• Procesos que todavía no están estables. Una hoja es el mejor sitio para entender cómo deberá funcionar algo antes de fijarlo.

El error opuesto existe y es frecuente: sustituir una hoja que funciona por un software que hace exactamente lo mismo, con más pasos y menos libertad. Si un archivo no aparece en el diario, déjalo donde está.

Elegir un proceso piloto

1. Elegir un proceso con un principio y un final claros —del pedido a la entrega, de la solicitud a la oferta— y no «la gestión de la empresa».
2. Elegirlo entre los que en el diario pesan más, no entre los más fáciles de explicar.
3. Escribir cómo funciona hoy, incluidas las excepciones. Las excepciones son la parte que hace fracasar los proyectos, y siempre se cuentan las últimas.
4. Definir tres o cuatro criterios observables de mejora: desaparece una copia manual, el dato existe en un solo sitio, la búsqueda no requiere abrir un archivo, la conciliación semanal deja de ser necesaria.
5. Establecer quién usará de verdad la nueva versión y quién sigue trabajando como antes hasta que esté lista.

Un piloto que no toca ninguna de las molestias que ha revelado el diario es un piloto inútil, aunque funcione perfectamente.

Lo que esta guía no cubre

Aquí nos detenemos en el diagnóstico: qué problemas tienes y cuáles de ellos tienen que ver con la herramienta. La elección entre un sistema de gestión ya hecho y un software construido a medida es el paso siguiente, y se hace con una matriz de criterios. La forma de traer los datos antiguos comprobando que han llegado íntegros es un trabajo aparte, con sus propias verificaciones.