Software und Unternehmenssysteme
Unternehmens-Dashboard: Kennzahlen wählen, die zu Entscheidungen führen
Dashboards vermeiden, die viele Grafiken, aber keine Definitionen und Maßnahmen haben.
SqualiOnline Redaktion · 2026-09-07
Fast alle Unternehmens-Dashboards sterben auf dieselbe Weise: Man schaut zwei Wochen hin, dann fragt jemand, woher eine Zahl kommt, niemand weiß es mit Sicherheit, und von da an kehrt man in den Besprechungen zu den Tabellenkalkulationen zurück. Das Problem ist nicht die Grafik: Es ist, dass die Kennzahlen aus den verfügbaren ausgewählt wurden, statt aus denen, die zum Entscheiden gebraucht werden. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, wenige verlässliche Kennzahlen aufzubauen.
Ein nützliches Dashboard erkennt man an einem einfachen Zeichen: Weicht eine Zahl vom Erwarteten ab, wissen alle, wer sie sich ansieht und was daraufhin geschieht. Verschlechtert sich die Zahl und passiert nichts, ist diese Kennzahl nutzlos, so gut sie auch gestaltet ist.
Von der Entscheidung ausgehen, nicht von den verfügbaren Daten
Der schnellste Weg, es falsch zu machen, ist, das Unternehmen zu fragen, welche Daten es hat. Der richtige Weg ist, die Verantwortlichen zu fragen, welche Entscheidungen sie treffen und wie oft.
- „Jeden Montag entscheide ich, wem ich die Teams zuteile.“ „Jeden Monat entscheide ich, ob neue Aufträge angenommen werden.“ „Jedes Quartal entscheide ich, ob die Preislisten überarbeitet werden.“ Das sind Entscheidungen: Jede braucht zwei oder drei Zahlen, nicht zwanzig.
- Fragen Sie für jede Entscheidung, worauf heute geschaut wird, um sie zu treffen. Oft ist die Antwort eine Tabellenkalkulation, die jemand von Hand aktualisiert: Das ist die eigentliche Kennzahl, und sie muss formalisiert werden.
- Gibt es keine Entscheidung, ist die Kennzahl überflüssig. Der Umsatz nach Wochentag ist interessant; wenn niemand aufgrund dieser Zahl etwas ändern kann, beansprucht sie nur Platz und Aufmerksamkeit.
Aus dieser Arbeit ergeben sich normalerweise fünf oder sechs Kennzahlen für die Geschäftsleitung und ebenso viele für jede Abteilung. Kommen dreißig heraus, wurde keine Auswahl getroffen, sondern eine Liste erstellt.
Das Datenblatt einer Kennzahl: verspätete Aufträge
Jede Kennzahl braucht ein schriftliches Datenblatt, das geteilt und freigegeben wird, bevor sie zu einer Grafik wird. Hier ein Beispiel mit illustrativen Werten für ein auftragsbezogen arbeitendes Unternehmen.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Name | Verspätete Aufträge |
| Beantwortete Frage | Wie viele Lieferungen werden wir verfehlen, und von welcher Abteilung hängen sie ab? |
| Formel | Anzahl der offenen Aufträge, deren vereinbarter Liefertermin vor heute liegt, geteilt durch die Gesamtzahl der offenen Aufträge |
| Quelle | Auftragsstammdaten der Verwaltungssoftware, Feld vereinbarter Liefertermin und Feld Status |
| Häufigkeit | Nächtliche Aktualisierung, wöchentliche Ablesung in der Montagsbesprechung |
| Dateneigentümer | Der Produktionsleiter, der für die Richtigkeit der erfassten Termine verantwortlich ist |
| Was sie nicht aussagt | Sie sagt nichts über die Schwere der Verspätung oder den wirtschaftlichen Wert der betroffenen Aufträge: Zehn Verspätungen von einem Tag wiegen wie eine von drei Monaten |
Die letzte Zeile ist die wichtigste und fehlt fast immer. Eine Kennzahl ohne ihre erklärte Grenze wird benutzt, um Fragen zu beantworten, die sie nicht beantworten kann, und führt dann zu schlechteren Entscheidungen als das Fehlen von Daten.
Die Zeile zum Eigentümer ist an zweiter Stelle der Wichtigkeit. Sind die Liefertermine falsch erfasst, kann kein Dashboard das korrigieren: Der Eigentümer verantwortet die Qualität der Daten, nicht nur ihre Ablesung.
Drei Datenqualitäten, die nicht vermischt werden dürfen
Auf demselben Bildschirm stehen Zahlen sehr unterschiedlicher Art nebeneinander, und sie in derselben Schriftart zu zeigen, ist die eleganteste Art, eine falsche Entscheidung herbeizuführen.
- Konsolidierte Daten: stammen aus einem System, beziehen sich auf einen abgeschlossenen Zeitraum und ändern sich nicht mehr. Sie sind die einzigen, über die man ohne Vorsicht diskutieren kann.
- Unvollständige Daten: Der Zeitraum läuft noch, oder einige Buchungen kommen erst später hinzu. Sie müssen immer mit Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung versehen werden, sonst werden sie mit einem abgeschlossenen Zeitraum verglichen.
- Schätzung oder Prognose: entsteht aus einer Berechnung oder einer Einschätzung, nicht aus einer Buchung. Sie muss als solche gekennzeichnet werden, mit der zugrunde liegenden Annahme daneben.
Der tückischste Fall ist der Vergleich zwischen einem laufenden Monat und demselben Monat im Vorjahr: Der erste ist unvollständig, der zweite abgeschlossen. Der scheinbare Rückgang existiert nicht, wird in den Besprechungen aber so kommentiert, als wäre er real.
Die Abweichung mit einer Prüfung und einer Person verknüpfen
Eine Kennzahl wird zu einem Steuerungsinstrument, wenn bereits feststeht, was danach geschieht. Ein formelles Verfahren ist nicht nötig: Drei Zeilen neben dem Schwellenwert genügen.
- Überschreitet die Kennzahl den Schwellenwert, wer sie als Erste oder Erster ansieht und zu welchem Zeitpunkt der Woche.
- Welche Prüfung diese Person vornimmt: nicht „das Problem verstehen“, sondern eine konkrete Kontrolle — die Liste der betroffenen Aufträge öffnen, die beiden Baustellenverantwortlichen anrufen, prüfen, ob sich die Verspätung auf einen Lieferanten konzentriert.
- Was gemeldet wird und an wen, falls die Prüfung das Problem bestätigt. Ein Ablauf mit zwei Schritten ist mehr wert als ein Plan mit zehn.
Die Möglichkeit, von der Zahl zur Liste zu gelangen, aus der sie sich zusammensetzt, ist die Funktion, die ein Dashboard nutzbar macht. Ein Wert, den man beim ersten Zweifel nicht anklicken kann, um die zugrunde liegenden Zeilen zu sehen, wird infrage gestellt, und dann verlagert sich die Besprechung von der Sache auf die Methode.
Was dieser Leitfaden nicht abdeckt
Hier werden die Unternehmenszahlen definiert: welche Kennzahlen gebraucht werden, wie sie berechnet werden und wer dafür verantwortlich ist. Der Einsatz künstlicher Intelligenz, um diese Zahlen zu kommentieren oder zu erklären — was ihr anvertraut werden kann und was unter menschlicher Kontrolle bleiben muss — wird in einem eigenen Leitfaden behandelt. Die Datenstruktur einer Baustellen-Verwaltungssoftware hat einen eigenen Leitfaden.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Kennzahlen sollte ein Dashboard für die Geschäftsleitung haben?
Wenige, so viele wie die wiederkehrenden Entscheidungen, die es unterstützen muss: In der Regel bleibt man unter zehn. Das Kriterium ist nicht die Zahl an sich, sondern die Fähigkeit, sie auswendig zu kennen und für jede zu wissen, wer sie sich ansieht, wenn sie sich bewegt.
Wie oft müssen die Daten aktualisiert werden?
So oft wie die Entscheidung, die sie unterstützen. Eine Zahl, die in einer wöchentlichen Besprechung angesehen wird, gewinnt nichts durch Echtzeit-Aktualisierung, die dafür an Integrationsaufwand und Systemlast kostet. Die laufende Aktualisierung ist dort sinnvoll, wo jemand sofort eingreifen kann.
Was tue ich, wenn zwei Abteilungen dieselbe Kennzahl unterschiedlich berechnen?
Man wählt eine einzige Definition und schreibt sie auf, mit Angabe dessen, was ausgeschlossen bleibt. Solange zwei Formeln nebeneinander bestehen, verbraucht sich jede Besprechung im Vergleich der beiden Zahlen statt am eigentlichen Problem, und keine der beiden Ablesungen wird für die Entscheidung genutzt.
Wir wählen gemeinsam die Kennzahlen, die für Ihre Steuerung nützlich sind.
Wenn Sie darüber sprechen möchten, ist dafür Individuelle Software zuständig.